游泳俱乐部行政档案查阅管理制度.doc

游泳俱乐部行政档案查阅管理制度

第一章总则

第一条为规范游泳俱乐部行政档案查阅行为，保障档案的真实性、完整性与安全性，提高档案利用效率，充分发挥行政档案在俱乐部运营管理、服务会员及推动游泳体育事业高质量发展中的支撑作用，根据国家有关档案管理的基本原则及俱乐部实际工作需要，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部内部员工、会员及外部相关单位或个人（以下统称“查阅人”）对俱乐部行政档案的查阅活动。

第三条本制度所称行政档案，是指俱乐部在运营管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等形式的历史记录，涵盖章程制度、人事管理、财务管理、会员服务、活动组织、场地运营、安全管理、对外合作等方面，是俱乐部发展的重要历史凭证和决策参考依据。

第四条行政档案查阅管理应遵循“统一管理、分级负责、规范有序、安全保密”的原则，既要满足合理的查阅需求，又要严防档案泄露、损毁或丢失。

第二章档案查阅范围与分类

第五条行政档案查阅范围包括但不限于：

（一）俱乐部基本管理类：章程、股东会及董事会决议、总经理办公会纪要、内部规章制度、组织架构图等；

（二）人事管理类：员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩、离职等相关档案（不含员工个人隐私信息）；

（三）财务管理类：年度预算、财务报表、审计报告、费用报销凭证、合同款支付记录等；

（四）会员服务类：会员注册信息、缴费记录、活动参与记录、服务投诉与处理档案等；

（五）活动组织类：赛事、培训、公益活动等的策划方案、执行记录、宣传资料、效果评估报告等；

（六）场地运营类：泳池及配套设备的采购、维修、保养记录，场地租赁协议，卫生防疫检查报告等；

（七）安全管理类：应急预案、安全培训记录、事故处理报告、消防及救生设备检查记录等；

（八）对外合作类：与赛事主办方、赞助商、培训机构等签订的合作协议，往来函件等；

（九）其他具有保存价值的行政档案。

第六条行政档案按保密等级分为四类：

（一）绝密级：俱乐部五年以上战略发展规划、核心管理层薪酬方案、重大投资决策文件、未公开的财务核心数据等，仅限总经理及董事会成员查阅；

（二）机密级：员工人事档案（含薪酬、绩效考核）、年度财务审计报告、重要合作协议（未公开部分）、安全事故处理细节报告等，仅限部门主管及以上人员经审批后查阅；

（三）秘密级：会员信息（不含敏感隐私）、活动预算执行报告、场地设备维修记录、日常会议纪要等，仅限相关部门员工经审批后查阅；

（四）公开级：俱乐部章程、公开的规章制度、会员招募信息、活动宣传资料、安全须知等，可向内部员工及会员公开查阅。

第三章查阅条件与权限

第七条内部员工查阅档案应符合以下条件：

（一）查阅事由与本职工作直接相关；

（二）具备相应的岗位权限；

（三）经规定层级审批同意。

第八条不同岗位员工的查阅权限：

（一）总经理：可直接查阅所有等级档案；

（二）部门主管：可查阅本部门机密级及以下档案，跨部门机密级档案需总经理批准；

（三）普通员工：仅限查阅与本职工作相关的秘密级及以下档案；

（四）档案管理员：负责档案管理，可查阅所有档案，但不得用于非工作目的。

第九条会员查阅档案应符合以下条件：

（一）仅限查阅与本人相关的档案（如会员注册信息、活动参与记录、缴费凭证等）；

（二）需提供本人有效身份证明及会员证；

（三）经客服部门审核同意。

第十条外部单位或个人查阅档案应符合以下条件：

（一）因工作需要（如合作洽谈、司法调查、赛事备案等）；

（二）提供单位介绍信、经办人有效身份证明及相关证明材料；

（三）经俱乐部行政主管审核，并报总经理批准；

（四）司法机关查阅需出具法律文书，由总经理直接批准。

第十一条特殊情况查阅（如紧急工作需要、突发事故处理等），可简化审批流程，但事后需在24小时内补全相关手续。

第四章查阅流程

第十二条内部员工查阅流程：

（一）申请：填写《行政档案查阅申请表》（附件1），注明姓名、部门、职务、查阅事由、档案名称/编号、查阅方式（查阅/复制）及预计查阅时间；

（二）部门审核：部门主管对申请事由的合理性、相关性进行审核，签字确认；

（三）档案管理员审核：将申请表交行政部档案管理员，管理员核对档案是否存在、是否符合查阅权限；

（四）批准：若符合权限，管理员签字批准；若涉及机密级及以上档案，需报行政主管或总经理审批；

（五）查阅：管理员安排查阅时间和地点（仅限档案室或指定电子查阅室），并全程监督（机密级以上档案）；

（六）登记：查阅完毕，填写《档案查阅登记簿》（附件2），注明查阅时间、档案名称、查阅人签字及档案状态；