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文件名称
产品销售记录制度
文件编号
GZBAR-SMP-29
版/次
X/X
生效日期
20XX-XX-XX
页数
X
编制
审核
批准
目的：
建立产品销售记录管理制度，确保已售产品能被及时、有效的追溯，为产品召回和不良反应监测提供必须的保障和支持。
适用范围：
适用于公司产品销售记录以及相关资料档案的建立、维护和保管。
职责权限：
销售部：负责产品销售记录的建立、维护和保管，负责销售合同、订单及相关票据的归档和保存。
仓储部：负责库存产品台账及出入库记录的建立、维护和保管。
质量部：负责产品销售记录的监督和实施。
制度内容：
销售合同和订单：
销售部与经销商、代理商等购货单位协商签订销售合同，销售合同需明确双方在产品销售、贮存与运输、不良反应监测等方面的职责分工，以及双方的质量安全责任。
销售合同签订后，销售部继续与对方沟通确定具体购货品类、数量、价格等细节，并编制销售订单。销售订单需包含购货产品名称、规格、数量、价格、交付方式和地址、联系人等内容。
销售合同和销售订单经双方确认签字盖章后正式生效，销售合同适用于销售合同有效期限内的所有销售订单；合同到期后仍需继续合作的，应当及时续签销售合同。
销售出库：
销售部根据产品库存台账获取库存数量及批号信息，确定库存满足销售订单需求后编制《产品销售出库单》，仓储部按《产品销售出库单》要求安排发货事宜，具体按照《贮存和运输管理制度》执行。
如经仓储部核查确认《产品销售出库单》与实际库存或实际配货产品的批号、数量等不一致时，需及时反馈销售部查证并修改《产品销售出库单》。
产品批号是产品追溯的依据，如同一产品出货有不同批号的，应在《产品销售出库单》中分别注明相应的批号和对应的数量。
销售记录：
销售部建立《产品销售记录》，并按照《产品销售出库单》及实际销售情况及时更新和维护该记录，销售记录的内容至少包括以下内容：
产品名称；
特殊化妆品注册证编号或者普通化妆品备案编号；
批号、使用期限；
净含量、数量；
销售日期；
价格；
购买者名称、地址和联系方式。
销售记录、销售合同、销售订单由销售部安排专人进行维护和保管，保存期限为产品有效期届满后一年，具体按照《记录管理制度》执行。
相关文件：
《贮存和运输管理制度》
《记录管理制度》
相关记录：
《产品销售出库单》
《产品销售记录》
修订记录
日期
版本号
修改内容
编制人
20XX-XX-XX
A/0
建立新程序
质量体系小组
销售出库单
GZBAR-SMP-29-01A/0
销售日期： 客户名称：
送货地址：
发货方式：联系人：联系电话：
序号
产品名称
规格
数量
批号
备注
开单人/日期：发货人/日期：接收人：
产品销售记录
GZBAR-SMP-29-02A/0
序号
产品名称
注册/备案编号
净含量
批号
使用期限
箱数
单位
数量
单价
出货日期
承运者
购货单位
收货地址
联系人
联系方式
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