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人力资源信息统计模板
一、适用范围与核心价值
本模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）人力资源部门进行常态化人员信息统计与分析，具体场景包括：月度/季度/年度人员结构盘点、异动数据追踪、人力成本核算、招聘需求评估、合规性审计（如劳动合同签订情况）等。通过标准化统计流程，可提升数据准确性、减少重复劳动，为管理层提供直观的人员决策支持，助力企业优化人力资源配置。
二、详细操作步骤
（一）前期准备：明确统计目标与维度
确定统计周期：根据管理需求选择月度、季度或年度周期，例如“2024年第三季度人员统计”需明确统计起止日期（7月1日-9月30日）。
梳理统计维度：结合企业实际需求，明确需统计的核心字段（如基本信息、人员构成、异动情况等），避免遗漏关键信息。
准备工具与权限：提前确认统计工具（如Excel、HR系统），保证相关人员具有数据查看/编辑权限，避免数据隔离。
（二）数据收集：多渠道整合信息
内部系统提取：从HR信息系统、OA系统、考勤系统等导出基础数据，包括员工编号、姓名（*）、部门、岗位、入职日期、劳动合同期限等。
部门提报补充：对于系统未覆盖的信息（如员工学历证书编号、专业技能证书），要求各部门负责人在规定时限内提交《部门人员信息补充表》（模板可自行设计，包含“员工编号”“需补充字段”“提交人”等列）。
异动数据核对：重点关注统计周期内发生的入职、离职、调岗、晋升等异动，与人事档案交叉核对，保证异动日期、原因等字段准确无误。
（三）模板填写：规范数据录入
基础信息录入：按照“人力资源信息统计表”（见下文模板）要求，逐项填写员工基本信息，保证“员工编号”唯一、“部门/岗位”名称与组织架构一致。
计算字段处理：对需计算的字段（如“司龄”“年龄”）按统一规则处理，例如“司龄=统计截止日期-入职日期”，结果保留整数；“年龄=统计截止日期-出生日期”，按周岁计算。
异常数据标注：对存疑数据（如劳动合同期限与入职日期不匹配、联系方式缺失）用“*”标注，并在“备注”栏简要说明原因（如“需核对劳动合同”）。
（四）数据审核：保证准确性与完整性
一级审核（部门级）：部门负责人核对本部门数据，确认员工基本信息、岗位异动等与实际情况一致，签字后提交人力资源部。
二级审核（HR级）：HR专员汇总全公司数据，重点检查：
字段完整性：无必填项遗漏（如“入职日期”“劳动合同类型”）；
逻辑一致性：如“在职状态”为“离职”时，“离职日期”非空，“部门”应为“离职人员库”；
数据规范性：日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，岗位名称与岗位体系一致。
三级审核（负责人级）：HR负责人最终审核，确认数据无误后定稿。
（五）结果输出与应用
统计报表：将审核后的数据导入模板，自动汇总表（如各部门人员分布、学历结构、异动率等），可辅助制作可视化图表（如饼图、柱状图）。
撰写分析报告：结合统计数据，简要分析人员结构特点（如“研发部本科以上学历占比达80%”）、异动趋势（如“第三季度离职率较上月上升2%”），并提出初步建议（如“加强研发部核心员工保留措施”）。
数据归档：将最终统计表、分析报告、审核记录等存档，保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。
三、人力资源信息统计表
序号
员工编号
姓名*
性别
部门
岗位
入职日期
劳动合同类型
劳动合同期限
司龄（年）
年龄
学历
联系方式（脱敏）
在职状态
异动类型（如有）
异动日期
备注
1
HR001
*
男
人力资源部
招聘专员
2022-03-15
固定期限
2022-03-15至2025-03-14
2.5
28
本科
1385678
在职
-
-
-
2
TECH001
*
女
技术部
前端开发工程师
2021-07-01
无固定期限
长期
3
26
硕士
1399012
离职
离职
2024-08-31
提前30天提交离职申请
3
SALES001
*
男
销售部
销售代表
2023-01-10
无固定期限
长期
1.7
30
本科
1373456
在职
晋升（销售主管）
2024-09-01
晋升审批流程已完成
…
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…
…
…
…
表格说明：
“员工编号”为企业唯一识别码，不得重复；
“劳动合同类型”填写“固定期限”“无固定期限”或“以完成一定工作任务为期限”；
“异动类型”包括“入职”“离职”“调岗”“晋升”“降职”等，无异动填“-”；
“联系方式”需脱敏处理，如隐藏中间4位数字。
四、关键注意事项与常见问题
（一）数据准确性保障
严禁手动修改系统导出的原始数据，确需调整需备注修改原因及操作人；
员工基本信息（如姓名、身份证号）变更时，需在3个工作日内更新至统计模板，保证“人档一致”。
（二）隐私保护合规
统计表仅限人力资源部及管理层查阅，严禁外传；
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