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档案管理与交接工作流程规范指南

引言

档案作为组织各项活动的原始记录，承载着不可替代的历史信息与知识资产，其管理质量直接关系到组织运营的连续性、决策的科学性以及历史责任的追溯。档案管理与交接工作，作为档案生命周期中至关重要的环节，是确保档案完整性、准确性、安全性和可利用性的基础。本指南旨在系统梳理档案管理的核心流程与交接工作的规范要点，为相关从业人员提供一套清晰、实用的操作指引，以期提升整体档案工作的规范化水平与管理效能。

一、档案管理基础规范

（一）档案的收集与形成

档案的收集与形成是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作的开展。各部门应指定专人负责本部门日常工作中产生的各类有保存价值的文件材料的积累与初步整理。文件材料的形成应符合规范，如使用规定的纸张、书写工具和格式，确保字迹清晰、内容完整、手续齐全。对于电子文件，应明确其格式、命名规则、元数据要求及存储方式，确保其真实性、完整性和长期可读性。

（二）档案的整理与分类

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

1.分类体系：应根据组织性质和档案特点，建立科学合理的档案分类体系。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合形式。分类体系一旦确定，应保持相对稳定。

2.组卷与排列：将具有共同特征或联系密切的文件材料组合成案卷（或件）。卷内文件应按照一定的顺序排列，如时间顺序、逻辑顺序或重要程度顺序，并编写页号或件号。

3.著录与编目：对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录，形成条目，并编制目录。著录项目应符合相关标准，确保信息的准确性和检索的便捷性。目录类型包括案卷目录、卷内文件目录等。

（三）档案的鉴定与保管

1.价值鉴定：根据档案的历史价值、现实价值和长远利用价值，定期对档案进行鉴定。确定其保管期限（如永久、长期、短期），对已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

2.库房管理：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案入库应按照分类体系有序排放，便于存取。定期对库房环境进行检查和维护，对档案进行清点核对，确保档案实体安全。

3.特殊载体档案保管：对于照片、录音录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应根据其特性采取专门的保管措施，如使用专用装具、控制适宜温湿度、定期进行复制或转存，防止信息丢失或载体损坏。

（四）档案的利用与保密

1.利用服务：建立健全档案利用制度，明确利用范围、审批程序和利用方式。为组织内部和外部符合条件的利用者提供档案查阅、复制、摘录等服务。利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换或损毁。

2.保密管理：严格执行国家和组织的保密规定，对涉密档案实行专人、专库、专柜管理。建立涉密档案利用审批制度，确保涉密信息不外泄。定期进行保密检查和教育，增强档案人员的保密意识。

二、档案交接工作规范流程

档案交接是档案管理过程中因人员变动、机构调整、项目结束或档案移交档案馆等原因而发生的档案所有权或管理权转移的行为。规范的交接流程是保证档案在流转过程中不丢失、不损坏、责任明确的关键。

（一）交接前准备

1.确定交接事由与范围：明确档案交接的具体原因（如人员调动、部门合并等）和交接档案的范围、数量及起止时间。

2.整理待交接档案：移交方应对拟交接的档案进行全面清理、核对和整理，确保档案材料齐全、系统、准确，符合整理规范要求。对于零散文件应进行初步整理组卷，对于电子档案应检查其完整性、可读性及相关元数据。

3.编制交接清单：移交方负责编制《档案交接清单》。清单内容应包括：档案所属年度、类别、案卷（件）号、题名、起止日期、页数（或件数）、保管期限、备注（如密级、特殊载体等）以及电子档案的存储介质、数量、文件名等信息。交接清单应一式两份或三份（根据需要），字迹清晰，项目填写完整。

4.准备必要材料：除交接清单外，还应准备与档案相关的检索工具、管理制度、历史沿革说明等辅助材料，以便接收方更好地理解和管理档案。

（二）交接过程实施

1.交接双方核验：移交方和接收方应共同对拟交接的档案进行逐卷（件）核对。重点检查档案数量与交接清单是否一致，档案内容是否完整，有无涂改、破损、缺页等情况，电子档案是否能够正常读取。如有不符，应及时查明原因并在交接清单备注栏注明或重新整理。

2.现场清点与抽查：对于数量较大的档案，可先进行总数核对，再进行随机抽查或重点抽查。抽查比例可根据实际情况确定。对于重要或涉密档案，应逐一仔细核对。

3.电子档案交接：电子档案交接时，除核对存储介质数量、标识外，还应在双方在场的情况下，对电子档案的有效性进行测试，确保数据准确无误。可