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企业采购审批与验货标准模板

一、适用范围与业务背景

二、全流程操作指引

步骤1：采购需求发起与部门初审

责任人：需求部门经办人（如部门经理）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求，填写《采购申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付时间等信息，并附相关技术参数或需求说明。

部门负责人（如部门主管）对需求的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，确认无误后签字提交至采购部。

输出成果：《采购申请表》（部门初审版）

步骤2：采购部审核与供应商对接

责任人：采购部专员（如采购主管）

操作内容：

采购部接收《采购申请表》后，重点审核：

需求描述是否清晰，规格参数是否明确；

预算是否符合企业采购标准（如单次采购金额超*万元需启动专项审批）；

是否存在替代方案或更优性价比选择。

审核通过后，采购部根据采购金额与品类选择供应商：

常规物资：从合格供应商库中比价或定向采购；

大额/关键物资：组织不少于3家供应商询价，形成《比价报告》，择优选择。

与供应商确认价格、交付周期、付款方式、售后服务等细节，拟定《采购合同》（如适用）。

输出成果：《采购申请表》（采购部审核版）、《比价报告》（如需）、《采购合同》

步骤3：分级审批与订单下达

责任人：采购部、财务部、分管领导/总经理

操作内容：

采购部将审核通过的《采购申请表》《比价报告》《采购合同》等材料，按审批权限逐级报批：

金额≤*万元：采购部负责人审批；

万元＜金额≤万元：分管领导审批；

金额＞*万元：总经理审批。

审批通过后，采购部向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物资信息、交付时间、交付地点、验收标准等条款，并同步抄送需求部门与财务部。

输出成果：审批通过的《采购申请表》、《采购订单》

步骤4：物资交付与初步验收

责任人：需求部门经办人、供应商

操作内容：

供应商按《采购订单》约定时间、地点交付物资，并提供送货单、产品合格证、检测报告等随货文件。

需求部门对照《采购订单》与随货文件，进行初步验收：

核对物资名称、规格型号、数量是否与订单一致；

检查外包装是否完好，有无破损、潮湿等异常；

对技术参数进行初步核对（如尺寸、型号等）。

初步验收合格后，需求部门在送货单上签字确认；如发觉数量不符或外包装异常，需当场记录并由供应商签字确认，同步反馈采购部处理。

输出成果：签字确认的《送货单》（需求部门版）

步骤5：全面验货与质量确认

责任人：验货小组（由需求部门、采购部、质检部（如需）共同组成）

操作内容：

验货小组根据《采购订单》《物资验收标准》（可附技术协议或行业标准），对物资进行质量、功能、数量等全面验收：

数量验收：逐一清点或称重，保证与订单数量一致；

质量验收：检查物资外观、材质、功能是否符合要求，必要时通过专业设备检测或试用；

文件验收：核对合格证、保修卡、检测报告等文件是否齐全、有效。

验货结果分为：

合格：填写《验货记录表》，验货小组全体签字确认；

不合格：记录具体问题（如功能不达标、外观瑕疵等），拍照留存证据，由需求部门出具《不合格物资处理单》，明确退换货、维修或折价处理方案，反馈采购部与供应商沟通。

输出成果：《验货记录表》（合格版）、《不合格物资处理单》（如需）

步骤6：入库登记与财务对接

责任人：仓库管理员、财务部

操作内容：

验货合格的物资，由仓库管理员根据《验货记录表》办理入库手续，登记《库存台账》，更新物资信息。

采购部将《采购订单》《验货记录表》《入库单》等材料整理后，提交财务部作为付款依据。

财务部核对单据无误后，按合同约定安排付款，并留存相关凭证。

输出成果：《入库单》、《库存台账更新记录》

步骤7：资料归档与流程闭环

责任人：采购部、行政部

操作内容：

采购部将本次采购全流程资料（含《采购申请表》《比价报告》《采购合同》《采购订单》《验货记录表》《入库单》《付款凭证》等）整理归档，保存期限不少于*年。

行政部定期对采购流程进行复盘，分析问题并持续优化模板与标准。

输出成果：完整采购档案、流程优化建议（如需）

三、核心表单模板

表1：采购申请表

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

物资/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预算总额（元）

资金来源

□预算内□预算外

需求用途

□日常办公□生产物料□设备采购□服务外包□其他：______

期望交付时间

技术参数/需求说明（可附页）：

部门负责人审核：

采购部审核：

意见：__________签字：______日期：______

意见：__________签字：______日期：______

分管领导/总经理审批：

意见：__________签字：______日期：______

表2：验货记录表

采购订单编号

供应商名称

送货单号

验货日期

验货地点

物资名