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档案管理数字化成本效益分析

宣鹏娥高红娟

北京汉龙致远科技有限公司，北京

摘要：随着信息技术的迅猛发展，档案管理的数字化转型已成为提高档案管理效率和质量的关键途径。本文深入分析

了档案管理数字化的成本效益，通过对数字化过程中的资源投入与产出效益进行综合评估，揭示数字化对档案管理产生的正

面效应以及实现成本效益最大化的策略。

关键词：档案管理；数字化；成本效益分析

在信息时代浪潮下，传统档案管理的弊端显露化、光照、有害气体侵蚀等，导致纸张老化、褪色、

无遗，数字化转型势在必行，转型过程中的成本效霉变，严重威胁档案的完整性与可读性。为延长纸

益问题备受关注。本文深入剖析档案管理数字化的质档案寿命，需采取一系列维护与保护措施，包括

成本构成与效益体现，为合理推进档案数字化提供定期检查档案状况、对受损档案进行修复、使用防

决策依据，助力档案管理高效发展。虫防霉药剂、安装空气净化设备等，这些工作不仅

一、传统档案管理方式存在的成本缺陷耗费人力，还涉及材料采购、设备购置与维护等费

（一）存储空间成本高昂用。一旦档案遭受严重损坏，修复成本往往极高，

传统档案管理以纸质档案为主体，随着时间推部分档案甚至可能无法修复，造成不可挽回的损失。

移和业务发展，档案数量不断累积，对存储空间的例如，某历史档案馆为维护珍贵的纸质档案，每年

需求持续增长。为妥善存放档案，需建设专门的档在档案保护方面的投入超过50万元。

案库房，配备密集架、文件柜等存储设备。档案库（四）检索利用成本高且效率低

房不仅要占据大量宝贵的办公空间，其建设和维护在传统档案管理模式下，档案检索主要依靠人

还需投入较多的资金，涵盖建筑成本、装修费用、工翻阅纸质目录或索引，面对海量档案，查找特定

空调通风系统、消防设施等方面。此外，为保证档信息犹如大海捞针，耗费大量时间和精力，检索效

案存放环境符合温湿度、防尘、防虫等要求，日常率极低。当用户有跨年度、跨类别档案查阅需求时，

运营中需持续消耗水、电等能源，进一步增加了成检索难度更是呈几何倍数增加。为满足用户需求，

本负担。例如，某大型企业档案室面积达500平方档案管理人员可能需要反复查找、调阅档案，增加

米，每年仅库房租赁及维护费用就高达数十万元。了档案磨损风险，同时也影响了其他用户的使用。

（二）人力成本居高不下此外，若用户身处异地，传统档案借阅模式下需通

传统档案管理流程烦琐，从档案的收集、整理、过邮寄等方式传递档案，不仅耗费时间，还可能产

分类、装订到上架存放，再到提供借阅服务，每个生邮寄费用及档案丢失风险，进一步提高了档案利

环节都高度依赖人工操作。档案管理人员需花费大用成本。例如，某律师事务所为查阅某企业多年前

量时间和精力进行档案实体管理，如手工编写档案的档案资料，花费数周时间多次前往档案室，其间

目录、查找调阅档案等，工作效率低且容易出错。产生的差旅费等额外成本高达数千元。[1]

在档案利用高峰期，面对大量借阅需求，人工服务二、档案管理数字化的效益体现

往往难以满足，需额外增加人手，进一步推高了人（一）提高管理效率，降低人力和时间成本

力成本。同时，纸质档案管理工作较为枯燥、重复档案管理数字化后，借助计算机系统和档案管

性强，对年轻一代吸引力不足，导致人才流失问题理软件强大的数据处理与检索功能，可实现档案信

时有发生，企业或单位为招聘和培训新员工又需投息快速录入、分类、存储与检索。以往人工花费数

入新的成本。小时甚至数天才能完成的档案查找工作，在数字化

（三）档案维护与保护成本高系统