XXXX公司内部合同管理制度.docxVIP

XXXX公司内部合同管理制度

第一章总则

第一条【目的与依据】

为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条【适用范围】

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中对外订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理。公司内部管理性文件及不涉及权利义务的单纯事务性函件除外。

第三条【基本原则】

合同管理遵循以下原则：

（一）合法合规原则：合同的订立、履行等全过程必须遵守国家法律法规及公司相关规定。

（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，协商一致，诚实信用，等价有偿。

（三）风险控制原则：强化合同风险意识，完善风险防范机制，确保合同的安全性和可执行性。

（四）统一管理与分级负责相结合原则：公司对合同实行统一规范管理，各单位在授权范围内负责具体合同事务。

第二章合同管理机构与职责

第四条【管理部门】

公司综合管理部（或法务部/指定专门部门，下同）是合同管理的归口部门，负责统筹、协调、监督和指导全公司的合同管理工作。

第五条【综合管理部职责】

综合管理部主要履行以下合同管理职责：

（一）组织制定和修订公司合同管理制度及相关配套文件；

（二）审核公司对外订立的各类合同，重点审查合同的合法性、合规性、完整性及风险点；

（三）参与公司重大合同的谈判、起草与评审工作；

（四）统一管理公司合同专用章；

（五）监督、检查各单位合同履行情况，协助处理合同履行中出现的问题；

（六）负责公司合同档案的统一归档和管理；

（七）组织开展合同法律知识培训和宣传工作；

（八）协助处理公司各类合同纠纷。

第六条【业务部门职责】

各业务部门是合同的发起和执行部门，主要履行以下职责：

（一）负责合同项目的可行性研究与立项；

（二）负责与合同相对方的初步接洽、谈判；

（三）负责起草合同文本（或根据对方提供的文本提出修改意见），确保合同内容真实反映双方协商一致的意思表示，并对合同的商务条款（如标的、数量、质量、价款、履行期限、交付方式等）的真实性、准确性和合理性负责；

（四）负责对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步调查和核实，并提供相关证明材料；

（五）按照本制度规定的流程办理合同审批手续；

（六）负责合同的具体履行，跟踪合同履行进度，及时向综合管理部反馈合同履行中出现的问题；

（七）合同履行完毕后，负责办理相关结算手续，并将合同履行过程中的相关资料整理后移交综合管理部归档。

第七条【财务部门职责】

财务部门主要负责对合同中涉及的价款、支付方式、税务处理等财务条款进行审核，协助评估合同的经济性，并根据生效合同办理款项收付等财务手续。

第三章合同的订立

第八条【合同形式】

除即时结清的小额交易外，公司对外发生经济往来，均应订立书面合同。书面形式包括合同书、信件、数据电文（如电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

第九条【合同相对方审查】

业务部门在订立合同前，必须对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉等进行审慎审查。审查内容一般包括：

（一）相对方为法人或其他组织的，应审查其有效的营业执照（或事业单位法人证书、社会团体法人登记证书等）、相关资质证明文件、法定代表人身份证明书及授权委托书等；

（二）相对方为自然人的，应审查其有效身份证件；

（三）必要时，可要求相对方提供近期财务报表、业绩证明、信用报告等，以评估其履约能力和信用状况；

（四）涉及特许经营、资质许可的业务，还应审查相对方是否具备相应的特许经营资格或许可证明。

第十条【合同文本】

公司鼓励使用国家或行业标准合同文本，或公司制定的标准合同范本。对于非标准合同文本，业务部门应根据交易的具体情况进行起草或修改。合同文本一般应包含以下主要条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法；

（九）合同生效条件及份数；

（十）其他根据合同性质需要约定的条款。

第十一条【合同审查与审批】

合同订立前必须履行审查与审批程序。具体流程如下：

（一）业务部门填写《合同审批表》，连同合同文本、相对方资质材料、谈判纪要等相关附件，按审批权限逐级报批；

（二）合同涉及其他职能部门职责的，应先送相关职能部门（如财务部门）审核；

（三）所有合同文本均须经综合管理部进行法律审查；

（四）根据合同的性质、金额、重要程度等因素，按照公司规定的审批权限，报相应层级的领导审批。重大合同须经公司总经理办公会或