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(新)医院物资采购监督管理制度(3篇)

第一部分全流程监督管理规范

需求提报环节应建立三级审核机制。使用科室需提交《物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、需求理由及预算金额，同时附加临床使用必要性评估报告（针对高值耗材、大型设备需包含3家以上三甲医院同类物资使用对比分析）。申请表经科室主任签字后，提交至归口管理部门（如设备科、后勤保障部），由部门负责人组织专业技术人员进行参数复核，重点审查是否符合医院现行技术标准体系、是否存在功能冗余或参数过低问题，必要时邀请临床专家委员会进行论证（论证专家人数不少于5人，且与申请科室无直接利益关联）。审核通过后报财务部门，财务部门需在3个工作日内完成预算匹配性核查，确认是否在年度采购预算范围内、是否存在超预算或无预算采购情况，对未列入预算的紧急需求，需提交医院采购管理委员会审议，审议通过后方可进入采购流程。

采购方式选择应严格遵循分类管理原则。通用类物资（如办公耗材、常规试剂）采用集中招标采购，招标周期不超过1年，单次采购金额超过50万元的需采用公开招标方式，发布招标公告的媒介应包含省级以上政府采购网及医院官方网站，公告期不少于20天；专用类物资（如专科手术器械、定制化设备）可采用竞争性谈判或询价采购，谈判小组由采购、技术、财务、纪检部门人员组成（人数不少于3人，技术人员占比不低于50%），谈判过程需全程录音录像，且每个供应商的谈判时间不少于30分钟；应急物资（如突发公共卫生事件所需防护用品、抢救设备）可启动紧急采购程序，由使用科室提交《紧急采购申请单》，经分管院长签字后，采购部门在24小时内完成供应商筛选，优先选择医院应急供应商库内企业，库外供应商需提供产品质量承诺书及72小时内供货保证，事后7个工作日内补办采购审批手续。

招标过程监督需实施全环节留痕。招标文件编制应由采购部门会同技术部门、法务部门共同完成，技术参数设置不得包含倾向性或排他性条款（如指定品牌、型号、专利技术等），需采用“*”号标注核心参数，非核心参数偏差不得超过3项。评标委员会由医院代表（不超过1/3）与外聘专家（不少于2/3）组成，专家从省级以上政府采购评审专家库中随机抽取，抽取过程由纪检监察部门现场监督。评标现场应关闭手机信号屏蔽装置，评委通讯工具统一保管，评标结果需经全体评委签字确认，对废标情况需详细注明理由。中标公示期不少于7个工作日，公示内容应包含中标供应商名称、中标金额、主要产品信息、评标得分明细及质疑联系方式，公示期间收到的质疑，采购部门需在5个工作日内组织核查并书面答复，质疑成立的应重新组织采购。

合同签订前需履行法律与财务双重审核。采购部门根据中标结果拟定合同文本，明确物资名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、验收方式、付款条件、违约责任等要素，其中付款条件需符合医院财务管理制度（如预付款不超过合同金额的30%，验收合格后支付至90%，质保期满后支付剩余10%）。合同文本经采购部门负责人审核后，提交法务部门审查法律风险，重点关注违约责任条款的对等性、争议解决方式的合规性（约定仲裁的需明确仲裁机构）、知识产权归属等；财务部门审查合同金额与中标金额的一致性、付款进度与医院资金规划的匹配性。审核通过后，由法定代表人或授权委托人签字并加盖医院公章，合同签订后5个工作日内报送财务部门、档案室备案。

验收管理应执行双人复核与质量追溯制度。物资到货后，采购部门应在2个工作日内通知使用科室、质量管理部门（如医学工程科、检验科）共同验收，高值医用耗材需额外邀请临床使用科室主任参与。验收时需对照合同及装箱单，核对物资名称、规格、批号、生产日期、有效期、生产厂家等信息，同时查验产品合格证、检验报告（进口产品需提供报关单及商检证明）。功能性验收由技术部门负责，通过模拟运行、性能测试等方式验证是否符合需求标准，测试数据需形成书面报告并由参与人员签字。验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，录入医院物资管理系统，生成唯一追溯码（包含采购单号、供应商信息、验收日期）；验收不合格的，需立即封存并通知供应商，7个工作日内完成退换货或索赔，相关处理记录存入供应商信用档案。

付款结算需严格依据验收结果。使用科室在物资入库后提交《付款申请单》，附验收合格单、发票、合同复印件，经科室主任签字后报财务部门。财务部门需在5个工作日内完成“三单匹配”核查（订单、验收单、发票信息一致性），对高值耗材、大型设备还需核查使用登记记录（确保已实际投入使用）。符合付款条件的，按合同约定进度支付款项；对未通过验收、发票不符合规定或存在价格异常（与历史采购价偏差超过10%）的，暂缓付款并通知采购部门核实。付款凭证需完整保存，包含银行转账记录、供应商收款确认函等，保存期限不少于物资使用寿命周期再加3年。

第二部分风险防控