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采购审批流程及付款申请单填写指南

一、采购审批流程

为确保公司采购行为的规范、高效与合规，保障资金安全，明确各环节职责，特制定本采购审批流程。所有采购活动均应遵循以下程序执行。

（一）采购需求提出与申请

1.需求部门发起：由需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请单》。此单需详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、建议供应商（如有）、期望交付日期及采购理由等核心信息。

2.部门负责人审核：需求部门负责人对本部门提出的采购申请的真实性、必要性及合理性进行审核。审核通过后，签字确认并提交至下一环节。

（二）采购方案拟定与审批（如适用）

1.采购部门介入：对于金额较大或长期的采购项目，通常由采购部门（或指定人员）根据已审核的《采购申请单》，结合市场情况进行供应商询价、比价，或根据公司规定组织招标、竞争性谈判等采购活动，拟定初步采购方案。

2.采购方案审批：拟定的采购方案（可能包含供应商选择、最终报价、付款方式等）需按权限逐级上报审批。审批人将对方案的经济性、可行性及合规性进行评估。

（三）采购执行与合同签订

1.审批通过：采购申请及（如需）采购方案获得最终审批后，方可执行采购。

2.合同签订：对于达到公司合同签订标准的采购项目，应由采购部门（或法务部门协助）与选定供应商签订正式采购合同。合同内容应明确标的、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等关键条款。合同签订前需履行相应的合同审批流程。

（四）验收与入库

1.到货/服务确认：供应商按合同约定交付货物或提供服务后，需求部门负责组织验收。验收应依据采购申请、合同及相关质量标准进行，确保货物数量准确、质量合格，服务符合要求。

2.入库登记：对于实物类采购，验收合格后，应由仓库管理人员办理入库手续，生成《入库单》。《入库单》是后续付款的重要凭证之一。

注：对于小额、常规性办公用品等采购，流程可适当简化，但仍需履行必要的申请与审批手续，确保有据可查。

二、付款申请单填写指南

当采购项目完成验收（或按合同约定达到付款条件），且相关发票等凭证已收齐后，由经办部门（通常为采购部门或需求部门）负责填写《付款申请单》，申请支付款项。

（一）填写前准备

在填写《付款申请单》前，请确保已具备以下条件及资料：

1.采购项目已完成验收并合格（或已达到合同约定的付款节点）。

2.已收到供应商开具的合法、合规、等额的增值税发票（或其他有效票据）。

3.采购合同、《采购申请单》、《入库单》（如为实物采购）、验收合格证明等相关支持性文件已齐全。

（二）填写规范与说明

《付款申请单》通常包含以下关键栏目，填写时务必确保信息准确、完整、清晰：

1.申请部门：填写提出付款申请的部门全称。

2.申请人：填写具体办理付款申请的人员姓名。

3.联系方式：填写申请人有效的联系电话或邮箱，以便沟通。

4.申请日期：填写提交本付款申请单的当天日期。

5.供应商信息：

*供应商名称：务必填写与合同签订方、发票开具方一致的全称，不得简写或使用别称。

*供应商账号：填写供应商提供的有效银行账号，确保数字准确无误。

*开户银行：填写供应商银行账号对应的开户银行全称（精确到支行）。

6.付款基础信息：

*付款事由：简明扼要地描述付款原因，如“支付XX项目采购款（合同号：XXXX）”、“支付XX月份办公用品采购款”等。

*采购合同编号：填写对应采购合同的唯一编号，便于追溯。如无合同，可填写采购申请单编号或其他唯一标识。

*发票信息：填写发票号码、发票金额、开票日期。若为多张发票，需逐一列明或汇总填写后附清单。

7.付款金额：

*小写金额：精确到小数点后两位，数字前加人民币符号“￥”。

*大写金额：中文大写数字应规范填写，金额到“元”或“角”的，后面加“整”字；有“分”的，“分”后面不写“整”字。大小写金额必须一致。

8.付款方式：根据实际情况选择，如“银行转账”、“电汇”、“承兑汇票”等。

9.申请付款金额：即本次实际申请支付的金额。若为分期付款，需注明是第几次付款，以及累计已付款金额和合同总金额。

10.附件清单：详细列出随本付款申请单一同提交的所有附件材料名称及份数，如“1.增值税专用发票X张；2.采购合同复印件X份；3.入库单X份；4.验收单X份”等。

11.部门负责人审批：由申请部门负责人签字确认。

12.其他审批栏：根据公司规定的审批权限及流程，由相应的各级审批人依次签字审批。

（三）填写示例（关键栏目）

*供应商名称：[供应商全称，例如：北京某某科技有限公司]

*付款事由：支付[项目名称/物品名称]采购款（合同号：HT-202