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财务报销流程操作手册

前言

为规范公司财务管理，明确报销标准及流程，提高报销效率，确保资金使用的合规性与安全性，特制定本操作手册。本手册适用于公司全体员工，旨在为大家提供清晰、便捷的报销指引。请各部门员工认真学习并严格遵照执行。财务部门将依据本手册对各项报销业务进行审核处理。

一、报销前的准备工作

在发起报销流程前，充分的准备工作是确保报销顺利进行的基础。

1.1了解报销政策与标准

员工在发生费用支出前，应提前了解公司关于各项费用的报销政策，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费等具体的报销范围、标准及限制条件。相关政策文件可通过公司内部共享平台或咨询财务部获取。

1.2原始凭证的获取与整理

原始凭证是报销业务的核心依据，务必确保其真实、合法、完整。

*付款凭证：如通过线上支付（如对公转账、个人垫付后转账截图等），需提供相应的付款凭证截图，确保交易信息清晰可辨。

*其他凭证：根据费用性质，可能还需要提供如行程单、会议通知、费用申请审批单、验收单等辅助证明材料。

*凭证整理：将所有原始凭证按照费用发生时间顺序或类别进行整理，确保无遗漏、无破损，并在报销时按要求粘贴或上传。

1.3费用归属与预算考量

明确费用归属的部门、项目（如有），确保费用支出符合部门预算管理要求。如为专项项目支出，需确认项目预算是否充足。

二、报销单的填写与提交

2.1报销单的选择与填写规范

公司采用线上报销系统进行报销单的填写与提交。

*登录系统：使用工号及密码登录公司指定的财务报销系统。

*选择报销类型：根据费用性质，准确选择对应的报销单类型（如差旅费报销单、日常费用报销单等）。

*填写基本信息：包括报销人、所属部门、报销日期、费用归属项目（如有）等。

*填写费用明细：

*逐笔填写费用发生的日期、事由、金额、币种（如为外币，需注明汇率及折算后的本币金额）。

*事由描述应清晰、具体，能够准确反映费用发生的真实情况。

*金额填写务必准确无误，大小写一致。

*附件上传：将整理好的原始凭证扫描件或清晰照片，按照系统提示逐一上传，并确保与报销单填写的明细一一对应。

2.2报销单的核对与提交

*仔细核对：提交前，请务必仔细核对报销单填写的所有信息及上传附件的完整性、准确性，确保无误。

*提交审批：确认无误后，点击“提交”按钮，将报销单提交给直接上级进行审批。

三、报销审批流程

报销单提交后，将按照公司规定的审批权限及流程进行流转。

3.1审批权限与流程

*直接上级审批：直接上级对报销业务的真实性、必要性进行审核。

*部门负责人审批：部门负责人对本部门费用支出的合理性、合规性进行审核。

*财务预审（如需）：对于金额较大或特殊性质的报销，可能需要经过财务部门的预审环节。

*更高层级审批：根据报销金额或费用性质，按照公司授权体系，提交至相应层级的管理人员进行审批。

（具体审批权限及流程节点，请参照公司最新发布的《财务审批权限表》）

3.2审批过程中的沟通与配合

*在审批过程中，若审批人对报销单有疑问，可能会将报销单退回并要求补充说明或提供额外证明材料。报销人应及时查看系统通知，并积极配合，尽快完成补充或修改。

*如需电话沟通解释，应主动与审批人联系。

四、财务部门审核与付款

4.1财务审核内容

报销单通过所有审批节点后，将流转至财务部门进行最终审核。财务审核主要包括：

*合规性审核：审核报销业务是否符合公司财务制度及国家相关法律法规。

*凭证审核：审核原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性，包括发票真伪、抬头、税号、金额、印章等。

*逻辑性审核：审核报销事由与金额、附件内容是否匹配，是否符合报销标准。

*预算审核：审核费用支出是否在预算范围内。

4.2审核结果与反馈

*审核通过：财务审核无误后，将进入付款流程。

*审核不通过：如发现问题，财务部门将把报销单退回给报销人，并注明退回原因。报销人需根据反馈意见进行修改或补充材料后，重新提交。

4.3付款安排

财务部门将根据公司资金安排及付款周期，对审核通过的报销单进行付款操作。付款方式通常为银行转账至报销人提供的本人名下工资卡账户。具体到账时间取决于银行处理速度。

五、特殊情况处理与常见问题解答

5.1发票遗失处理

如不慎遗失原始发票，需提供加盖开票单位公章的发票记账联复印件或相应证明，并提交书面情况说明，经部门负责人签字确认后，按特殊情况报销流程处理。具体处理方式以财务部最终审核意见为准。

5.2跨年度费用报销

一般情况下，当年费用应在当年内完成报销。确因特殊原因无法及时报销的跨年度费用，需在规定期限内（通常为次年首月）提交，并附情况说