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质保金退还申请

一、质保金退还申请函的核心要素与撰写说明

质保金退还申请函是申请人向合同相对方（通常为发包方、采购方或甲方）正式提出退还质保金请求的书面文件，是启动退款流程的关键凭证。其撰写应遵循“清晰、准确、完整、礼貌”的原则。

1.标题

标题应简明扼要，直接点明文件性质。例如：“关于[项目名称/合同名称]质保金退还的申请”。明确的标题有助于接收方快速识别文件用途，提高处理效率。

2.称谓

顶格写明接收申请的单位全称或相关负责人职务，例如：“尊敬的[甲方单位全称]：”或“尊敬的[甲方负责人姓名及职务]：”。使用规范的称谓体现了对对方的尊重。

3.正文

正文是申请函的核心内容，需条理清晰、论据充分地阐述申请理由。一般应包含以下几个方面：

*项目/合同基本情况简述：清晰指明涉及的项目名称或合同名称、合同编号、签订日期、项目竣工/验收合格日期等关键信息，以便对方快速定位对应的合同关系和项目背景。

*质保期已满的声明：明确指出该项目/合同约定的质保期已于何时届满。例如：“根据合同第X条第X款约定，本项目质保期为X年/月，自XXXX年XX月XX日（项目竣工验收合格之日）起计算，至XXXX年XX月XX日质保期已正式届满。”

*质保期内履行义务情况：简要说明在质保期内，申请人（通常为承包方、供货方或乙方）履行质保义务的情况。例如：“在整个质保期内，我方严格按照合同约定及相关技术规范履行了各项质保责任，项目/产品运行稳定，未出现因我方原因导致的重大质量缺陷或故障。对于期间发生的minor问题，我方亦已及时响应并妥善处理，确保了项目/产品的正常使用，获得了贵方的认可。”（如有必要，可附上相关的维修记录、用户反馈等作为佐证，但申请函本身宜简明）。

*申请退还的质保金金额：明确申请退还的质保金具体数额。通常表述为：“根据合同约定，该项目/合同质保金金额为人民币XX元（大写：人民币XX元整），占合同总金额的X%。现质保期已满，特申请贵方退还上述全部质保金。”（此处金额建议同时注明大写和小写，确保无歧义，但鉴于要求，范例中会适当处理）。

*收款账户信息：清晰、准确地提供接收质保金的银行账户信息，包括：开户名、开户银行全称、银行账号。这是确保款项顺利到账的关键。

4.结尾

结尾部分通常为礼貌性的请求与感谢。例如：“恳请贵方对本申请予以审核，并尽快办理质保金退还手续。感谢贵方在合作过程中的信任与支持！”

5.落款

包括申请单位全称（并加盖公章）、法定代表人或授权代表人签字（可选，但部分单位要求）、联系人及联系电话（便于对方沟通）、申请日期。

二、质保金退还申请函（范例）

关于[XX市XX区XX路道路改造]项目质保金退还的申请

尊敬的[XX市城市建设投资集团有限公司]：

由我方[XX市政工程有限公司]承建的[XX市XX区XX路道路改造]项目（合同编号：[CSGC-20XX-XXX]），已于[XXXX年XX月XX日]通过竣工验收，并签署了竣工验收报告。

根据双方签订的施工合同第[X]条“质量保证金”约定，本项目质保期为[二]年，自竣工验收合格之日起计算，即至[XXXX年XX月XX日]质保期已圆满结束。

在为期[二]年的质保期内，我方严格履行了合同约定的各项质量保修义务。该项目道路及附属设施运行状况良好，未发生因我方施工质量原因造成的重大质量问题。对于质保期内出现的零星minor维护需求，我方均已在规定时限内响应并妥善处理完毕，相关记录可查。

按照合同约定，该项目质保金金额为合同结算总价款的[5]%（即人民币[具体金额，此处按要求隐去数字，实际填写时需注明]）。现质保期已满，且我方已完全履行质保责任，特向贵司申请退还上述质保金。

请将质保金退还至我方以下银行账户：

开户名：[XX市政工程有限公司]

开户银行：[中国工商银行XX市XX支行]

银行账号：[此处按要求隐去数字，实际填写时需提供完整账号]

恳请贵司尽快对本申请予以审核，并办理相关退款事宜。如有需要我方配合提供进一步资料，请随时联系。

感谢贵司在项目建设及质保期内给予的理解与支持！

顺祝商祺！

[XX市政工程有限公司]（公章）

联系人：[张三]

联系电话：[此处按要求隐去手机号]

[XXXX年XX月XX日]

三、撰写要点及注意事项

1.核实质保期：在申请前，务必再次核对合同中关于质保期起算时间、时长的约定，确保确实已届满。

2.材料完整性：除申请函外，根据对方要求，可能还需附上合同复印件、竣工验收报告复印件、质保期满证明（如有）、发票复印件等。提前与对方沟通所需材料清单，一次性备齐，避免反复。

3.信息准确性：项目名称、合同编号、金额、账户信息等关键数据务必核对无误，避免因笔误导致不必要的麻烦。

4.语气诚恳专业：申请函的语气应保持客观、