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文档归档及电子文件管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司各类文档及电子文件的归档、保管、利用和销毁工作，保证文件资料的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息丢失或泄露风险，特制定本制度。

（二）依据

依据《_________档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）及公司内部管理要求，结合实际情况制定。

（三）适用范围

本制度适用于公司各部门、各项目组在业务活动中形成的具有保存价值的各类纸质文档和电子文件，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等各领域文件资料。

二、文档归档管理

（一）归档范围

行政类文件：公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、对外函件等；

人事类文件：员工入职登记表、劳动合同、薪酬记录、培训档案、绩效考核材料等；

业务类文件：合同协议、客户资料、项目方案、招投标文件、验收报告等；

财务类文件：财务报表、预算方案、费用报销单、审计报告、税务资料等；

其他需保存文件：领导批示、重要会议材料、荣誉证书、资质证明等。

（二）归档操作流程

1.文件收集（责任部门：各业务部门/项目组）

时间要求：文件办理完毕后3个工作日内完成收集，年度总结类文件次年1月10日前完成收集；

收集内容：保证文件原件（或加盖公章的复印件）齐全，内容完整、字迹清晰，电子文件需为最终版本（含修改痕迹）；

特殊文件处理：涉密文件需按《公司保密管理规定》单独标注，移交至档案管理员时同步说明密级。

2.文件分类（责任部门：各业务部门/项目组）

分类标准：采用“年度-部门-问题”三级分类法，例如“2023-行政部-会议纪要”；

分类原则：同一类文件按形成时间顺序排列，跨年度文件归入办结年度，跨部门文件归入主办部门。

3.文件整理（责任部门：各业务部门/项目组）

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补折叠，超大文件按A4标准折叠，页码用铅笔标注在右上角；

电子文件：统一存储为PDF、DOCX、XLSX等通用格式，图片文件分辨率不低于300DPI，音频/视频文件为MP3、MP4格式，文件名规范为行政部-会议纪要-001”。

4.文件编号（责任部门：档案管理员）

编号规则：“部门代码-年度-分类代码-流水号”，例如“XZB-2023-01-001”（XZB为行政部代码，01为会议纪要分类代码，001为流水号）；

部门代码表：行政部（XZB）、人事部（RSB）、财务部（CWB）、业务部（YWB）、研发部（YFB），由档案管理员统一维护更新。

5.文件移交（责任部门：各业务部门/项目组→档案室）

移交手续：填写《纸质文件归档移交清单》（见表1），双方签字确认，一式两份，部门留存一份，档案室留存一份；

电子文件移交：通过公司内部加密云盘传输，设置访问权限，移交后发送邮件至档案管理员（邮箱：内部邮箱地址）确认接收。

6.文件保管（责任部门：档案室）

纸质文件：存入专用档案柜，柜内放置防虫防霉药剂，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，每日记录温湿度；

电子文件：定期进行本地备份（每周1次）和异地备份（每月1次），备份数据存储在加密移动硬盘或专用服务器，备份记录需留存2年以上。

三、电子文件管理

（一）电子文件与收集

要求：电子文件需使用正版办公软件，禁止使用临时文件或草稿版本替代正式文件；

元数据采集：电子文件需同步保存元数据（如作者、创建时间、修改时间、文件格式等），保证文件可追溯；

版本控制：重要文件需保留修改记录，最终版本需标注“最终版”字样，避免版本混乱。

（二）电子文件归档与保管

归档格式：文本文件优先采用PDF/A格式（长期保存格式），表格文件采用XLSX，图片文件采用TIFF（无压缩），音频/视频文件采用MP3/MP4；

存储介质：电子文件禁止存储在个人电脑、移动硬盘等非指定设备，需统一存放于公司档案管理系统；

备份管理：采用“3-2-1”备份原则（3份副本、2种不同介质、1份异地存储），备份数据每半年进行一次恢复测试。

（三）电子文件利用与销毁

权限管理：根据文件密级设置访问权限（如普通文件可部门内查阅，涉密文件需经部门负责人审批），严禁越权访问；

查阅流程：填写《电子文件查阅申请表》（见表2），经部门负责人签字后，由档案管理员授权查阅，查阅过程需记录操作日志；

销毁管理：超过保管期限的电子文件，需由档案管理员提出销毁申请，经分管领导审批后，使用专业销毁软件进行数据擦除（保证数据无法恢复），纸质文件使用碎纸机销毁，销毁记录需存档3年。

四、责任分工

责任主体

职责说明

各业务部门

负责本部门文件的形成、收集、分类、整理，按时向档案室移交，保证文件完整性

档案管理员

负责文件编号、移交审核、保管维护、系统管理、提供查阅服务

分管领