养老设施老年人档案管理手册（标准版）.docVIP

养老设施老年人档案管理手册（标准版）

第1章总则

1.1档案管理目的

1.2档案管理原则

1.3适用范围

1.4档案管理职责

第2章档案管理机构与人员

2.1档案管理机构设置

2.2档案管理人员职责

2.3档案管理人员的资格要求

2.4档案管理人员的培训与考核

第3章档案管理制度

3.1档案收集制度

3.2档案整理制度

3.3档案保管制度

3.4档案利用制度

3.5档案保密制度

第4章档案收集与整理

4.1档案收集范围

4.2档案收集方法

4.3档案整理原则

4.4档案分类与编目

4.5档案整理质量要求

第5章档案保管与安全

5.1档案保管场所要求

5.2档案保管设施与设备

5.3档案保管条件

5.4档案安全措施

5.5档案数字化管理

第6章档案利用与查询

6.1档案利用程序

6.2档案查询方式

6.3档案借阅与复制

6.4档案利用记录

6.5档案利用反馈

第7章档案统计与报告

7.1档案统计内容

7.2档案统计方法

7.3档案统计报告

7.4档案统计分析

7.5档案统计应用

第8章档案鉴定与销毁

8.1档案鉴定原则

8.2档案鉴定程序

8.3档案鉴定标准

8.4档案销毁程序

8.5档案销毁监督

第9章档案信息化管理

9.1信息化管理目标

9.2信息化管理系统

9.3信息化管理流程

9.4信息化数据安全

9.5信息化管理效益

第10章档案监督与考核

10.1档案监督机制

10.2档案考核内容

10.3档案考核方法

10.4档案考核结果运用

10.5档案持续改进

第11章档案应急处理

11.1应急处理预案

11.2灾害应急处理

11.3档案丢失应急处理

11.4档案泄密应急处理

11.5应急处理记录与总结

第12章附则

12.1名词术语解释

12.2制度生效日期

12.3制度修订程序

12.4相关规定

12.5解释权

第1章总则

1.1档案管理目的

档案管理的主要目的是为了系统化、规范化地记录和管理老年人的基本信息、健康状况、服务需求等关键数据。通过建立完善的档案体系，可以提升养老服务的精准度和效率，确保老年人的权益得到有效保障。具体目标包括：

-保障老年人信息的完整性和安全性，防止数据丢失或泄露。

-为老年人提供个性化、连续性的健康管理服务，如慢性病跟踪、用药记录等。

-优化养老机构的资源配置，通过数据分析调整服务方案，提升服务质量。

-满足行业监管要求，便于相关部门的检查和评估。

1.2档案管理原则

档案管理应遵循以下核心原则，确保档案的实用性和合规性：

-真实性：档案内容必须真实反映老年人的实际情况，避免虚假或误导性信息。

-完整性：档案应包含所有必要的字段，如基本信息、健康记录、家庭情况等，不得缺失关键数据。

-保密性：严格控制档案的访问权限，仅授权人员可查看敏感信息，防止隐私泄露。

-可追溯性：记录所有档案的修改和访问历史，确保数据变更可追溯至责任人。

-动态更新：定期更新档案内容，如老年人健康状况变化、服务需求调整等，确保信息的时效性。

1.3适用范围

本手册适用于所有养老设施，包括但不限于：

-养老院、护理院：管理入住老年人的全面档案信息。

-社区日间照料中心：记录定期探视或短期服务的老年人信息。

-居家养老服务机构：为居家老年人建立和更新档案，提供上门服务支持。

-康复中心：管理需要进行康复治疗的老年人的健康档案。

适用范围涵盖老年人从入住、服务到离院的全过程管理，确保档案的连续性和一致性。

1.4档案管理职责

不同岗位的员工需承担相应的档案管理职责，确保档案工作的顺利开展：

-档案管理员：负责档案的日常维护、整理和归档，确保数据准确无误。

-医护人员：负责记录老年人的健康检查结果、病历信息、用药情况等，并定期更新。

-服务人员：负责收集老年人的基本信息、服务需求、满意度反馈等非医疗类数据。

-机构负责人：监督档案管理制度的执行，定期检查档案质量，确保符合规范要求。

-信息技术部门：负责档案管理系统的开发和维护，保障数据安全和系统稳定运行。

各岗位需明确分工，协同合作，确保档案管理的专业性和高效性。

2档案管理机构与人员

2.1档案管理机构设置

-养老设施应设立专门的档案管理机构或指定部门负责老年人档案管理工作，确保档案管理的独立性和专业性。

-档案管理机构应设在设施内部相对独立、安全、防火防盗的区域，面积应满足档案存储需求，一般不低于50平方米。

-大型养老设施可设立二级档案管理机构，由总档案室