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企业档案信息管理规范指引

前言

企业档案信息是企业在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，是企业知识资产和核心竞争力的重要组成部分。为规范企业档案信息管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本指引。本指引旨在为企业提供一套系统性、可操作性的档案信息管理框架，助力企业提升管理水平，防范经营风险，支撑可持续发展。

一、基本原则

企业档案信息管理应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映企业各项活动的客观情况，确保信息的准确性和可靠性。

2.完整性原则：档案收集应全面，确保反映各项活动的全过程和结果，避免信息残缺。

3.规范性原则：档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节均应遵循统一的规范和标准。

4.安全性原则：采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止失泄密、损坏、丢失。

5.可利用性原则：在安全保密的前提下，优化档案管理流程，便于档案信息的检索和利用，服务于企业经营管理决策。

二、组织领导与职责分工

1.企业负责人：对本企业档案信息管理工作负总责，应将档案信息管理纳入企业发展规划和年度工作计划，保障必要的经费和人员投入。

2.档案管理部门：

*负责制定和完善企业档案信息管理规章制度和工作细则。

*组织、指导、监督和检查企业各部门、各分支机构的档案形成、收集、整理、归档工作。

*负责企业档案的集中统一管理、保管、鉴定、统计和提供利用。

*负责档案管理人员的业务培训和专业指导。

*组织档案信息资源的开发与利用，推动档案数字化转型。

3.各业务部门：

*指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的档案材料的收集、整理、预归档，并定期向档案管理部门移交。

*严格执行档案管理规定，确保本部门形成的档案材料真实、完整、规范。

4.档案工作人员：

*忠于职守，廉洁奉公，具备专业知识和技能。

*严格执行档案管理各项制度，做好档案的接收、整理、保管、利用等工作。

*严守档案纪律，保守档案秘密。

三、档案信息的收集与整理

（一）收集范围

企业在各项经营管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：

*行政管理类：企业设立、变更、终止及各类综合性管理文件。

*经营管理类：企业战略规划、经营决策、市场营销、合同协议等文件。

*生产技术类：产品研发、生产工艺、质量管理、安全生产等文件。

*财务审计类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件。

*人力资源类：人员招聘、录用、培训、考核、薪酬等文件。

*知识产权类：专利、商标、著作权等相关文件。

*其他具有保存价值的文件材料。

（二）收集要求

*遵循“谁形成、谁负责”的原则，各部门应指定专人及时收集、积累本部门形成的文件材料。

*文件材料形成后，应按照规定的期限向档案管理部门移交，确保归档文件的完整、准确。

*电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

*对于外来文件，接收部门应及时登记、处理，并按规定进行归档。

（三）整理规范

*归档文件应按照档案分类方案进行分类、编号。分类方案应科学合理，具有逻辑性和可扩展性。

*以“件”或“卷”为单位进行整理。整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。

*对文件材料进行排序、编目、装订（或装盒），做到目录清晰，装订整齐牢固。

*著录项目应齐全、准确，符合相关标准。著录信息包括文件题名、责任者、形成日期、文号、页数、保管期限、分类号等。

四、档案信息的保管与保护

（一）库房管理

*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。

*配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

*库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

*建立库房管理制度，定期对库房进行检查和维护。

（二）档案保管

*档案入库前应进行严格检查、消毒，防止有害物质带入。

*档案应按分类方案和编号顺序排放，便于存取。

*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

*对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

*电子档案应存储在符合安全标准的存储介质中，并进行异地备份。

（三）保护技术

*积极采用先进的档案保护技术和设备，延长档案寿命。

*对重要档案和珍贵档案，应采取特殊保护措施，如制作副本、进行数字化扫描等。

五、档案信息的利用与开发

（一）利用范围与权限

*企业内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，按规定办理查阅手续。

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