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中小型公司行政管理制度

为规范公司日常运营管理，明确行政事务处理流程，保障各项工作有序开展，结合中小型企业实际管理需求与公司规模特点，制定本制度。本制度适用于公司全体员工及所有行政事务相关活动，涵盖办公环境、资产管控、后勤服务、会议组织、文书档案、差旅审批、保密管理及考核奖惩等核心环节，旨在通过标准化操作提升行政服务效率，降低运营成本，维护公司正常运转秩序。

公司行政事务由综合管理部统筹负责，设行政主管1名、行政专员2-3名（根据实际业务量调整），主要职责包括：制定并完善行政管理制度；统筹办公场地规划与维护；管理公司固定资产及低值易耗品；协调后勤保障（含用餐、车辆、宿舍等）；组织会议并跟进决议落实；规范文书档案管理；审核差旅申请及费用；监督保密制度执行；开展行政服务满意度评估等。行政主管直接向总经理汇报，行政专员按分工对接各业务部门，需建立跨部门沟通机制，每周四下午固定为“部门需求对接日”，收集各部门行政类需求并形成任务清单，24小时内反馈处理计划，紧急事项（如设备故障）需30分钟内响应。

办公环境管理遵循“整洁、安全、高效”原则。办公区域按部门职能划分，工位布局需符合人体工程学要求（工位间距不小于1.2米，显示器中心高度与视线平齐），员工个人物品需收纳于抽屉或文件柜，桌面仅保留当日必要文件、电脑及小件办公用品（如水杯、笔筒），禁止堆放私人物品或无关资料。公共区域（走廊、会议室、接待区）由行政部统一布置，墙面张贴公司文化标语及业务宣传资料（每季度更新一次），绿植按“每10㎡1盆”标准配置，由行政专员每周二、五负责浇水养护。卫生管理实行“区域责任制”，各部门负责本办公区卫生，行政部每日下班前检查，重点关注地面清洁（无杂物、无污渍）、桌面整洁（文件归类、电线束齐）、垃圾清运（垃圾桶内垃圾不超过2/3），检查结果纳入部门月度考核；公共区域由保洁人员每日早晚各清扫1次，行政部每周五组织全面检查，发现卫生死角需立即整改。安全管理方面，办公区需配备消防器材（每50㎡1个灭火器，每楼层1个消防箱），行政部每月15日检查器材有效期及压力值并记录；员工需遵守用电规范，禁止私拉电线、使用大功率电器（如电热毯、电磁炉），电脑、打印机等设备下班后需关闭电源，行政部不定期抽查，违规者首次警告，二次扣减当月绩效50元。

固定资产管理实行“一物一卡”制度，单价超过2000元或使用年限超过1年的设备（如办公电脑、打印机、投影仪）均纳入管理范围。采购流程：使用部门填写《固定资产申购单》，注明设备名称、型号、用途及预算（超5000元需分管副总审批，超1万元需总经理审批），行政部汇总需求后比价（至少3家供应商），经财务审核后执行采购；验收时由使用部门、行政部、财务部共同签字确认，登记《固定资产台账》（含设备编号、规格、原值、使用人、存放地点），粘贴专属标签；使用过程中，设备责任人需定期维护（电脑每季度清灰，打印机每月清理墨粉盒），出现故障需24小时内报行政部，行政部联系供应商维修并记录维修成本（单次维修超设备原值30%的，评估是否报废）；报废需由使用部门提交《固定资产报废申请》，行政部核实使用状态，财务部核算残值，总经理审批后处理，报废设备需拆除存储介质（如硬盘）并物理销毁，避免信息泄露。低值易耗品（如文具、打印纸、一次性用品）实行“限额领用+以旧换新”，行政部每季度初统计各部门人数，按标准发放：普通员工每月领用笔1支、笔记本1本、回形针1盒；技术部门可额外领用绘图工具（每季度1套）；打印纸按“人均每月30张”控制，需双面使用，超过限额需部门负责人签字说明；领用需填写《低值易耗品领用表》，圆珠笔、计算器等可回收物品需交回旧件（无旧件者按成本50%扣款），行政部每月统计领用数据，分析消耗异常部门并预警。

后勤保障以“服务员工、节约成本”为目标。用餐管理：公司提供工作日午餐（12:00-13:00），由合作餐饮公司配送，餐标15元/人（含两荤一素一汤），行政部每月收集员工口味反馈，每季度调整菜单；因加班需晚餐的，提前2小时报行政部，餐标20元/人；无食堂的分公司，发放午餐补贴300元/月（随工资发放），需提供当月至少20次外卖消费记录（截图备查）。车辆管理：公司配备公务车2辆（1辆轿车、1辆商务车），由行政专员兼任司机，用车需提前1天填写《派车申请单》（紧急情况可电话申请，事后2小时内补单），注明用车时间、地点、人数及事由，部门负责人审批后生效；司机需每日记录里程表（出发/返回时间、起始/结束里程），每月5日前提交《车辆使用统计表》及加油发票（按“每公里0.6元”核算油耗，超支部分由司机承担）；车辆保养每5000公里1次（费用由行政部统一支付），维修需提前申报（超1000元需总经理审批），禁止擅自维修；非公务时间车辆需停放在公司指定停车场，钥匙交行政部保管。宿舍管理：