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档案管理工作流程规范

一、档案的收集与归档：源头把控，应归尽归

档案管理的首要环节在于确保有价值的文件材料能够及时、完整地进入管理流程。这一环节的核心在于明确归档范围、规范归档行为、严格交接手续。

归档范围的界定是前提。各单位应依据国家相关法规及自身业务特点，制定清晰的《文件材料归档范围和档案保管期限表》。通常而言，凡是反映本单位主要职能活动、具有查考利用价值、对国家和社会具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均应列入归档范围。这不仅包括纸质文件，也涵盖了电子文件、声像资料、实物档案等各类新型载体档案。在实际操作中，需特别注意区分“归档文件”与“一般事务性资料”，避免不必要的资源浪费，同时确保核心信息不被遗漏。

归档时间与要求是保障。对于日常办公中形成的文件材料，应遵循“随办随归”或“定期归档”的原则。通常情况下，办理完毕的文件应在一定时期内整理归档，年度性、总结性文件则在次年上半年完成归档。归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，格式规范。对于电子文件，除了确保其内容真实、完整外，还需关注其元数据的捕获与保存，以及相应的软硬件环境描述，以保障其长期可读性。

交接手续的规范是关键。文件形成部门与档案管理部门之间应建立严格的交接制度。交接时，双方需共同核对归档文件的数量、质量，检查文件的完整性、准确性，并填写《档案交接登记表》，明确交接双方、日期、文件清单等要素，签字确认后各执一份，作为责任划分的依据。

二、档案的整理与鉴定：科学分类，去芜存菁

收集到的档案往往是零散的，需要通过系统化的整理与鉴定，使其有序化、条理化，并判定其保存价值，为后续管理与利用奠定基础。

档案整理的核心在于分类与组卷（件）。首先应确定统一的分类方案，常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，或根据实际情况采用复合分类法。分类方案一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案体系的连贯性。在分类基础上，进行文件的排列，通常按照文件形成的时间顺序或逻辑联系进行。对于纸质档案，传统的“立卷”方式（将若干互相关联的文件组合成案卷）与新兴的“以件为单位”的整理方式并存，后者更适应现代档案管理的需求，尤其在电子化趋势下更为便捷。整理过程中，需对文件进行编号（档号编制），档号应具有唯一性和可追溯性，能够准确反映档案在整个管理体系中的位置。同时，填写卷内文件目录或件内文件说明，编制案卷封面或归档文件目录，确保每一份档案都有清晰的“身份标识”。

档案价值鉴定是档案管理中的一项核心业务，也是一项需要高度专业素养的工作。鉴定工作主要围绕确定档案的保管期限展开，依据是《档案保管期限表》。鉴定人员需结合档案的内容、形成背景、利用需求以及历史文化价值等多方面因素，客观评估档案的现实价值与长远价值，准确划定“永久”、“定期”（如长期、短期）等保管期限。对于定期保管的档案，到期后还需进行复查鉴定，决定其继续保存、移交或销毁。鉴定工作应坚持集体鉴定原则，避免个人主观臆断，确保鉴定结果的公正性与准确性。

三、档案的保管：安全第一，科学管护

档案保管是档案管理的日常性工作，其根本任务是维护档案的实体安全与信息安全，延长档案的寿命，确保档案在规定的保管期限内完好无损。

库房管理是档案保管的基础。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”条件。库房内温湿度应控制在适宜范围内，并保持相对稳定。档案装具（如档案柜、档案盒）应选用符合国家标准、材质优良、化学性质稳定的产品，避免对档案造成损害。档案的存放应按照一定的秩序进行，如按全宗号、年度、保管期限、组织机构等顺序排列，便于存取和管理。

档案的日常维护与修复同样重要。应建立健全档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于破损、褪色、霉变的档案，应根据其损坏程度和特点，采取相应的修复措施，如修补、托裱、复制等。修复工作应遵循“最小干预”、“可逆性”等原则，由专业人员操作。

特殊载体档案的保管需给予特别关注。例如，电子档案的保管需要考虑存储介质的选择与定期更换、数据备份与恢复、病毒防护、软硬件环境的兼容与迁移等问题。声像档案则要注意防磁、防光、控制温湿度等。

四、档案的利用服务：活化资源，服务发展

档案管理的最终目的是为了利用。提供高效、便捷的档案利用服务，是实现档案价值、服务于各项工作的关键环节。

档案利用的原则与方式。档案利用应遵循“为党和国家工作服务，为社会主义现代化建设服务，为广大人民群众服务”的宗旨，同时严格遵守国家有关保密法规和档案管理规定，确保档案信息安全。利用方式包括提供档案原件查阅、复制件（复印件、缩微件、电子版本）借阅、咨询服务、出具证明、档案编研成果阅览等。对于电子档案，可依托档案管理系统提供在线查询与利