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职工离职物资清点与交接规范

一、总则

1.1目的

为规范职工离职流程中的物资清点与交接工作，确保公司资产安全、信息完整及业务平稳过渡，明确相关责任，防范潜在风险，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有职工（含正式、试用期、临时及其他形式用工）因各种原因离职时，与公司资产、资料、权限等相关的清点、交接事宜。

1.3基本原则

及时性原则：离职手续办理期间，物资清点与交接工作应同步启动并尽快完成。

全面性原则：确保所有公司配备或个人保管的公司资产、资料、权限无遗漏地进行清点与交接。

准确性原则：交接双方需对物资的数量、状态、完好程度进行仔细核对，确保信息准确无误。

责任明确原则：清晰界定离职员工、接收人、部门负责人及人力资源部在交接过程中的职责。

书面确认原则：所有交接事项均需形成书面记录，由相关方签字确认，确保有据可查。

二、职责分工

2.1人力资源部

负责向离职员工及相关部门发出离职交接通知，明确交接流程、要求及时间节点。

提供《离职员工物资交接清单》（以下简称《交接清单》）模板。

指导、监督和协调离职交接工作的整体进程。

审核《交接清单》的完整性与规范性，作为离职员工薪资结算、档案转移等手续办理的依据之一。

对交接过程中出现的争议或问题进行协调处理。

2.2离职员工所在部门

部门负责人为离职交接工作的第一责任人，需指定一名接收人（通常为直接上级或接任者），并确保交接工作得到妥善安排。

组织本部门内部的业务、资料、工具、办公用品等具体事项的清点与交接。

负责核实《交接清单》中本部门相关内容的真实性与准确性，并签字确认。

2.3离职员工

主动配合公司办理离职物资清点与交接手续，这是员工离职前应尽的义务。

在规定时间内，整理个人保管或使用的所有公司资产、文件资料、电子数据、系统权限等。

如实填写《交接清单》，对交接物资的数量、状态进行说明，并配合接收人进行核对。

确保所交接的物资、资料完整、清晰，相关业务事项解释清楚。

2.4接收人

认真负责地与离职员工共同进行物资清点与业务事项交接。

对接收的物资、资料进行仔细核对，确认无误后在《交接清单》上签字。

对于交接过程中发现的问题、疑问或物资损坏、缺失等情况，应及时向部门负责人及人力资源部报告。

接收后，对相关物资和资料妥善保管，并承担起后续的管理责任。

2.5其他相关部门

行政部/资产管理部：负责公司固定资产（如电脑、办公家具、工具等）的核对、回收、登记与处置。

IT部门：负责离职员工办公设备中公司数据的备份、清理，系统账号、权限的注销或变更，以及相关IT资产的验收。

财务部：负责离职员工借款、备用金、票据等财务相关事项的清理与交接。

其他有业务关联的部门：配合完成与离职员工相关的特定业务或资料交接。

三、交接内容与流程

3.1交接启动

离职员工提交书面离职申请后，人力资源部在审批流程完成后，向离职员工及其所在部门发出《离职交接通知书》，明确交接期限、所需交接的主要内容及《交接清单》模板。

3.2物资清点与整理

离职员工在收到通知后，应立即开始整理个人保管或使用的公司物资，主要包括但不限于：

实物资产：公司配备的笔记本电脑、台式电脑、显示器、键盘、鼠标、打印机、手机、U盘、移动硬盘、办公电话、钥匙（办公室、文件柜、抽屉等）、门禁卡、工牌、办公家具（如个人专用柜、椅等）、工具、仪器、公司配发的劳保用品、uniforms（如有）、以及其他公司财物。

文件资料：各类纸质文件（包括但不限于合同、协议、报告、计划、方案、客户资料、供应商资料、技术文档、内部管理制度、会议纪要等）的原件及复印件。

电子数据与资料：存储在电脑、移动设备、云端的公司业务相关文档、邮件、项目资料、客户信息等。

系统权限与账号：公司内部各类业务系统、管理系统、平台的登录账号、密码及相关权限。

财务事项：个人借款、备用金、未报销费用、领用的票据、与财务相关的合同或协议等。

业务事项：正在进行中的工作项目、待办事项、已完成但需说明的工作、对外联系的客户或合作伙伴信息及当前合作状态、内部工作对接关系等。

公司图书、资料：借阅的公司图书、专业资料等。

员工应将上述物资分类整理，并初步填写《交接清单》。

3.3逐项交接与核对

离职员工与指定接收人共同对照《交接清单》，逐项进行清点、核对：

实物资产：核对数量、型号、序列号（如有）、外观及功能状态。如有损坏、遗失，应在清单中注明，并协商处理方案，报部门负责人及人力资源部审批。

文件资料：交接双方共同检查资料的完整性、保密性，确保敏感信息不外泄。重要文件建议登记编号。

电子数据与资料：确认数据已备份至指定位置或移交给接收人，并清理个人隐私数据（在不影响公司数据安全的前提下）。

系统权限与账号：列出详细的账号清单，交接后由IT部门或相关系统管理员及时处