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2026年精测仪器仪表公司智能会议室预约调度管理制度

第一章总则

第一条为规范公司智能会议室预约调度管理工作，提高智能会议室使用效率，保障各类会议（研发研讨、客户洽谈、部门沟通、公司决策等）有序开展，结合公司智能会议室硬件配置、使用频次及仪器仪表行业会议需求特点，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有智能会议室的预约、调度、使用、设备维护等全流程管理，覆盖公司全体员工及智能会议室管理人员，智能会议室指配备智能会议终端、音视频系统、投屏设备、会议预约终端等智能化设备的会议室。

第三条智能会议室预约调度遵循“统一预约、按需使用、公平公正、高效节约”的原则，优先保障公司级重要会议、研发核心项目研讨会议，合理分配会议室资源，避免闲置或重复预约。

第四条行政部门为智能会议室预约调度管理的牵头部门，负责预约系统维护、会议室调度审批、设备维护统筹、使用规范监督；技术部门负责智能会议室设备的日常技术支持、故障维修；全体员工需严格按照本制度完成预约、使用及离场管理。

第二章预约管理规范

第五条预约权限与范围：1.公司全体在职员工均有智能会议室预约权限，可根据工作需求预约对应规格的智能会议室，预约需以实际会议需求为前提，禁止无实质需求的预约占用资源；2.智能会议室按容纳人数分为小型（≤10人）、中型（10-30人）、大型（≥30人）三类，员工需根据参会人数选择对应规格会议室，禁止超人数使用或小会占用大型会议室。

第六条预约时间规则：1.预约周期：可提前7个工作日预约智能会议室，预约时段最小单位为30分钟，单次预约最长不超过4小时，超过4小时的需经行政部门审批；2.预约时段：工作日预约时段为8:00-18:00，非工作日确需使用的，需提前1个工作日向行政部门提交书面申请，注明使用事由、时间段、参会人数；3.重复预约：同一时间段同一会议室仅允许一次有效预约，禁止恶意重复预约，同一员工单日预约同一会议室不超过2次，确因工作需要的需说明理由。

第七条预约流程要求：1.常规预约：员工通过公司智能预约系统提交申请，填写会议主题、参会人数、使用时间段、所需设备（如投屏、视频会议等），系统自动审核资源是否可用，可用则即时确认预约，不可用则提示备选时段或会议室；2.紧急预约：遇突发会议需求（如紧急研发问题研讨、客户临时到访洽谈），可直接联系行政部门调度人员口头预约，调度人员优先协调空闲会议室，预约成功后员工需在1小时内补充完善系统预约信息；3.跨部门共用预约：涉及多个部门的会议，由主办部门统一预约，预约时注明协办部门，行政部门协助协调时段冲突问题。

第三章调度规则与调整

第八条调度优先级设定：1.一级优先级：公司级决策会议、重要客户洽谈会议、研发核心项目评审会议，可优先占用已预约但未开始使用的会议室，行政部门需提前通知原预约人调整；2.二级优先级：部门月度/季度工作总结会议、跨部门协作会议，在无一级优先级会议时优先调度；3.三级优先级：部门内部日常沟通会议、员工培训会议，按预约时间先后顺序调度。

第九条预约调整与取消：1.预约成功后如需调整时间段或会议室，需至少提前2小时在系统中修改申请，或联系行政部门调整，临近使用时间（不足1小时）调整的需说明具体原因；2.无法按时使用预约会议室的，需至少提前1小时取消预约，未取消且未使用的视为无效预约，计入个人预约记录；3.行政部门发现预约后闲置超过15分钟的，有权收回会议室调度权，重新分配给其他有需求的员工。

第十条资源统筹调度：1.行政部门每日上午9点、下午2点核查当日会议室使用情况，对闲置超过1小时的会议室进行统筹，主动联系有需求的部门调配；2.会议高峰期（如月末、季末），行政部门可根据预约情况拆分长时段预约，合理分配给多个小型会议使用，提前与原预约人沟通并达成一致。

第四章智能会议室使用规范

第十一条入场与设备使用：1.参会人员需在预约时段开始前5分钟进入会议室，通过门禁授权或联系行政部门开门，禁止非参会人员进入；2.使用智能设备前需确认设备状态，按照操作指引开启音视频系统、投屏设备，禁止擅自拆卸、更改设备设置，操作不熟悉的可联系技术部门远程指导；3.会议过程中如需使用外接设备（如U盘、笔记本电脑），需确保设备无病毒，避免损坏会议室智能系统。

第十二条会议期间管理：1.保持会议室整洁，禁止在桌面、墙面涂画，禁止携带食品、有色饮料进入，水杯需放置在指定区域；2.控制会议音量，避免影响相邻会议室或办公区域，视频会议需关闭外放杂音，使用麦克风时按需开启；3.会议期间如需延长使用时间，需提前10分钟联系行政部门确认是否可延长，无后续预约的可适当延长，最长不超过1小时。

第十三条离场管理要求：1.会议结