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办公用品采购管理制度及流程

一、总则

（一）目的

为了规范公司办公用品的采购管理，降低采购成本，保证办公用品的质量和及时供应，提高办公效率，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门、各分支机构的办公用品采购、使用和管理。

（三）基本原则

1.统一管理原则：办公用品的采购由公司指定的部门统一负责，实行集中采购，避免分散采购带来的成本增加和管理混乱。

2.按需采购原则：根据各部门的实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购和浪费。

3.质量优先原则：在保证办公用品质量的前提下，选择性价比高的产品，确保办公用品能够满足办公需求。

4.预算控制原则：严格控制办公用品的采购预算，确保采购费用在预算范围内。

二、采购管理部门及职责

（一）采购管理部门

公司行政部门为办公用品的采购管理部门，负责办公用品的采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收、入库、发放等工作。

（二）职责

1.采购计划制定：根据各部门的需求和公司的实际情况，制定年度、季度和月度办公用品采购计划。

2.供应商选择：通过市场调研、招标、询价等方式，选择合适的供应商，并建立供应商档案。

3.采购合同签订：与供应商签订采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等条款。

4.采购执行：按照采购计划和采购合同的要求，及时组织采购人员进行采购。

5.验收：对采购回来的办公用品进行验收，检查产品的规格、数量、质量等是否符合合同要求。

6.入库：将验收合格的办公用品办理入库手续，登记库存台账。

7.发放：根据各部门的需求，及时发放办公用品，并做好发放记录。

8.库存管理：定期对办公用品的库存进行盘点，确保库存数量准确，及时处理积压和过期的办公用品。

9.成本控制：严格控制办公用品的采购成本，通过与供应商谈判、批量采购等方式降低采购价格。

三、采购计划管理

（一）需求申请

各部门根据工作需要，填写《办公用品需求申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。

（二）采购计划制定

行政部门收到各部门的《办公用品需求申请表》后，进行汇总和分析，结合公司的库存情况和采购预算，制定年度、季度和月度办公用品采购计划。采购计划应包括采购产品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。

（三）采购计划审批

采购计划制定完成后，提交给公司领导审批。公司领导根据公司的实际情况和采购预算，对采购计划进行审核，批准后由行政部门组织实施。

（四）采购计划调整

在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需要调整采购计划的，各部门应及时填写《办公用品采购计划调整申请表》，说明调整的原因和内容，并经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。行政部门根据实际情况进行审核，如确需调整的，报公司领导审批后进行调整。

四、供应商管理

（一）供应商选择标准

1.具有合法的经营资格：供应商应具有营业执照、税务登记证等相关证件，且经营活动合法合规。

2.具有良好的信誉和口碑：供应商应具有良好的商业信誉和口碑，无不良记录。

3.具有稳定的供货能力：供应商应具有稳定的生产能力和供货渠道，能够保证按时、按质、按量供应办公用品。

4.具有合理的价格：供应商应提供合理的价格，在保证产品质量的前提下，能够提供具有竞争力的价格。

5.具有良好的售后服务：供应商应提供良好的售后服务，能够及时处理产品质量问题和客户投诉。

（二）供应商选择流程

1.市场调研：行政部门通过网络、报纸、杂志等渠道，收集供应商的信息，并对供应商进行初步筛选。

2.实地考察：对初步筛选出来的供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量控制、管理水平等情况。

3.样品测试：要求供应商提供样品，对样品进行测试和检验，确保样品的质量符合公司的要求。

4.招标或询价：通过招标或询价的方式，邀请供应商报价，并对供应商的报价进行比较和分析。

5.综合评估：根据供应商的信誉、口碑、供货能力、价格、售后服务等因素，对供应商进行综合评估，选择合适的供应商。

6.签订合作协议：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。

（三）供应商评价与淘汰

1.定期评价：行政部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。

2.评价结果处理：根据供应商的评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对表现不佳的供应商，给予警告和整改要求；对严重违反合作协议的供应商，予以淘汰。

3.供应商淘汰流程：行政部门提出供应商淘汰建议，报公司领导审批后，通知供应商终止合作，并办理相关手续。

五、采购合同管理

（一）合同签订

1.合同起草：行政部门根据采购计划和