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信息管理系统管理制度

一、总则

为了加强信息管理系统的管理，确保信息管理系统的安全、稳定、高效运行，充分发挥信息管理系统在企业运营中的作用，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有使用信息管理系统的部门和人员。

二、信息管理系统的定义与范围

信息管理系统是指公司为实现业务管理、数据处理、信息共享等目的而建立的各类计算机软件系统、硬件设备及其相关的网络设施。包括但不限于企业资源规划（ERP）系统、客户关系管理（CRM）系统、办公自动化（OA）系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。

三、管理职责分工

（一）信息管理部门

1.系统规划与建设

负责制定公司信息管理系统的整体规划和发展战略，根据公司业务需求和发展目标，提出信息管理系统的建设方案，并组织实施。在系统建设过程中，负责与软件供应商、硬件供应商等合作方进行沟通协调，确保系统的顺利开发和部署。

2.系统维护与管理

定期对信息管理系统的硬件设备、软件系统进行巡检和维护，及时处理系统故障和问题，确保系统的正常运行。对系统进行性能优化和安全防护，防止系统遭受病毒攻击、网络入侵等安全威胁。负责系统数据的备份和恢复工作，制定数据备份策略，定期进行数据备份，并在系统出现故障或数据丢失时及时进行恢复。

3.用户培训与支持

为公司员工提供信息管理系统的培训服务，包括系统操作培训、业务流程培训等，提高员工的系统使用能力和业务水平。建立用户支持服务机制，及时响应用户的咨询和问题反馈，为用户提供技术支持和解决方案。

4.制度制定与监督执行

制定信息管理系统的相关管理制度和操作规程，并监督各部门和人员严格执行。对违反信息管理系统管理制度的行为进行查处和纠正，确保制度的有效执行。

（二）使用部门

1.需求提出与反馈

根据本部门的业务需求，向信息管理部门提出信息管理系统的功能需求和改进建议。在系统使用过程中，及时反馈系统存在的问题和不足，为系统的优化和升级提供依据。

2.系统操作与使用

组织本部门员工学习和掌握信息管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行操作。确保本部门输入系统的数据真实、准确、完整，及时更新和维护系统中的业务信息。

3.安全保密管理

加强本部门员工的安全保密意识教育，严格遵守信息管理系统的安全保密规定。对涉及本部门的敏感信息和商业机密进行严格保密，防止信息泄露。

（三）公司管理层

1.战略决策

审批公司信息管理系统的整体规划和发展战略，为信息管理系统的建设和发展提供决策支持。

2.资源保障

为信息管理系统的建设、维护和升级提供必要的人力、物力和财力支持，确保信息管理系统的正常运行和发展。

3.监督与考核

监督信息管理系统的建设和使用情况，对信息管理部门和使用部门的工作进行考核和评价，促进信息管理系统的有效应用和管理。

四、系统操作管理

（一）用户账号管理

1.账号申请

公司员工因工作需要使用信息管理系统时，需填写《信息管理系统用户账号申请表》，经所在部门负责人审核、信息管理部门审批后，由信息管理部门为其创建用户账号。

2.账号权限设置

信息管理部门根据员工的工作职责和业务需求，为其设置相应的用户账号权限。用户账号权限应遵循最小化原则，确保员工只能访问和操作与其工作相关的系统功能和数据。

3.账号使用与保管

员工应妥善保管自己的用户账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。如发现账号和密码被盗用或存在安全隐患，应及时向信息管理部门报告。

4.账号注销

员工离职或不再需要使用信息管理系统时，所在部门应及时通知信息管理部门，信息管理部门应在接到通知后及时注销该员工的用户账号。

（二）系统操作规范

1.开机与关机

严格按照系统的开机和关机顺序进行操作，避免因操作不当导致系统故障。在开机前，应检查硬件设备是否正常连接；在关机前，应确保系统中的所有数据已保存，避免数据丢失。

2.数据录入与修改

在录入数据时，应确保数据的真实性、准确性和完整性。对重要数据的录入，应进行双人核对，确保数据无误。如需修改系统中的数据，应按照规定的审批流程进行操作，并记录修改的原因和时间。

3.系统查询与报表生成

员工应根据工作需要合理使用系统的查询和报表生成功能，不得进行无关的查询和操作。在查询和生成报表时，应遵守系统的查询权限和数据安全规定，不得泄露敏感信息。

4.系统维护与升级

在系统进行维护和升级时，信息管理部门应提前通知各使用部门，并安排好维护和升级的时间。使用部门应积极配合信息管理部门的工作，在维护和升级期间暂停使用相关系统功能。

五、数据管理

（一）数据分类与分级

1.数据分类

根据数据的业务属性和用途，将公司信息管理系统中的数据分为业务数据、财务数据、客户数据、员工数据等不同类别。

2.数据分级

根据数据的敏感程度和重要性，将数据分为公开级、内部