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2026年精测仪器仪表公司质量记录保存管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司质量记录的保存管理工作，确保质量记录的完整性、准确性、可追溯性，为产品质量追溯、质量问题分析、体系审核及合规检查提供有效依据，依据《中华人民共和国产品质量法》《质量管理体系要求》等相关法律法规和标准，结合公司质量管理实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有与产品质量相关记录的收集、整理、归档、存储、查阅、销毁等全部保存管理活动；质量管理部门、生产部门、采购部门、销售部门、仓储部门及所有产生和管理质量记录的人员，均须严格遵守本制度。

第三条管理原则

质量记录保存遵循“全程受控、分类管理、安全存储、便捷追溯”的原则，确保质量记录从生成到销毁的全生命周期可管控，记录内容真实反映质量活动过程，存储环境满足安全保存要求，查阅使用符合权限规范。

第四条职责分工

1.质量管理部门：作为质量记录保存管理归口部门，负责制定质量记录分类标准和保存期限；监督各部门质量记录的收集、整理和归档工作；建立公司质量记录总台账，统筹管理重要质量记录；指导各部门规范开展记录保存工作。

2.各业务部门：负责本部门产生的质量记录的初步收集、整理和日常保管；按要求向质量管理部门报备记录台账；配合质量管理部门开展记录检查和追溯工作；指定专人负责本部门质量记录管理。

3.记录管理人员：负责质量记录的分类归档、编号标识、安全存储；严格执行记录查阅、借阅审批流程；定期检查记录保存状态，发现破损、丢失等情况及时处理；按规定期限处置到期记录。

4.全体员工：在开展质量相关活动时，如实、准确填写质量记录，确保记录内容完整、字迹清晰；按要求及时提交质量记录，配合完成记录归档工作，不得篡改、伪造、损毁质量记录。

第二章质量记录分类与范围

第五条质量记录分类

1.检验检测类记录：包括来料检验记录、过程检验记录、成品出厂检验记录、元器件检测报告、产品型式试验报告、计量器具校准记录等。

2.质量体系类记录：包括质量管理体系文件评审记录、内部审核记录、管理评审记录、外审整改记录、质量培训记录、体系运行检查记录等。

3.质量问题处理类记录：包括不合格品处置记录、质量投诉处理记录、质量事故调查记录、质量改进项目记录、纠正预防措施实施记录等。

4.生产过程类记录：包括生产工艺参数记录、设备运行记录、产品批次追溯记录、生产环境监测记录、标识标签使用记录等。

5.采购与供应链类记录：包括供应商资质审核记录、供应商质量评估记录、采购物料质量证明文件、来料验收记录等。

第六条记录范围界定

凡涉及产品设计、采购、生产、检验、销售、售后等全流程，能够证明产品质量状态、质量活动过程的文字、电子文档、图片、音频视频等资料，均纳入质量记录管理范围，需按本制度要求保存。

第三章记录生成与整理

第七条记录生成要求

1.质量记录需使用公司统一规范的表单格式（无统一表单的需清晰标注记录名称、日期、责任人、内容等核心信息），填写时字迹清晰、内容准确、数据真实，不得随意涂改；确需修改的，需注明修改原因、修改人及修改时间，保持原记录内容可辨识。

2.电子形式的质量记录需设置操作权限，记录生成人员需实名操作，系统自动留存操作日志；电子记录需具备防篡改功能，关键数据需加密保存。

3.质量记录需明确记录责任人，每份记录需有填写人、审核人签字（电子记录需电子签章或系统留痕），确保记录可追溯到具体责任人。

第八条记录整理规范

1.各部门在质量记录生成后3个工作日内完成初步整理，按记录类别、时间、产品批次等维度分类，标注记录编号、名称、生成日期、涉及产品/批次等信息。

2.纸质记录需保持整洁、无破损，按顺序装订成册；电子记录需按统一命名规则命名，存储至指定文件夹，定期备份。

3.各部门每月5日前将上月整理完成的质量记录台账报备至质量管理部门，台账需注明记录名称、数量、保存位置、保管人等信息。

第四章记录存储与保管

第九条存储环境要求

1.纸质质量记录存储在专用档案柜中，存放区域需干燥、通风、避光，温湿度控制在15-25℃、湿度40%-60%，远离火源、水源、腐蚀性物质，防止记录受潮、霉变、虫蛀、损坏。

2.电子质量记录存储在公司专用服务器或加密存储设备中，定期进行异地备份（至少备份至两个不同存储介质），防止数据丢失；服务器需安装防火墙、杀毒软件，定期更新维护，保障数据安全。

3.重要质量记录（如成品检验报告、质量事故处理记录等）需同时保存纸质版和电子版，互为备份。

第十条保存期限规定

1.常规质量记录保存期限不少于3年，包括来料检验记录、过程检验记录、生产工艺记录、供应商评估记录等。

2.与产品使用寿命相关的质量记录，保存期限不少于产品设计使用寿命，包括成品出厂检验记录