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预付款监管管理制度

一、制度的适用边界与核心原则

本制度适用于企业及所属各部门、子公司在生产经营过程中，因采购物资、接受劳务、开展工程建设等各类经营活动而发生的所有预付款项。凡涉及以货币资金（包括但不限于银行存款、票据等）预先支付给供应商、服务商或其他合作方的经济行为，均须严格遵循本制度的规定。

预付款管理应严格遵循以下核心原则：

*审慎性原则：预付款的支付应以真实、合法的业务需求为前提，充分评估合作方的信用状况、履约能力及市场风险，确保资金安全。

*必要性原则：除非合同约定或确有充分的商业理由，并经过严格论证，否则不得随意支付预付款。应尽可能争取货到付款、款到发货等对我方更有利的结算方式。

*授权审批原则：预付款的申请、审批、支付等各环节必须严格按照规定的权限和程序进行，确保权责分明，有据可查。

*跟踪管理原则：预付款支付后，相关业务部门须对合同履行情况、货物交付或服务提供进度进行持续跟踪，确保款项按约定用途使用，并及时完成后续结算与核销。

*效益优先原则：在确保安全的前提下，应综合考虑资金成本、商业机会等因素，力求以最合理的预付款规模和期限，实现企业整体效益最大化。

二、管理职责的划分与协同

预付款管理是一项系统性工作，需要各相关部门密切配合、协同运作，明确各自职责是保障制度有效执行的基础。

财务部门作为预付款管理的牵头与监督部门，主要职责包括：制定和完善预付款管理制度及操作流程；对预付款的合规性、审批程序的完备性进行审核；办理预付款的支付手续；负责预付款的会计核算与账务管理；定期组织预付款的清查、对账与账龄分析；对长期未结算的预付款项进行预警，并督促业务部门及时处理。

业务部门（包括采购、项目、营销等具体需求部门）是预付款的直接发起者和第一责任人，对预付款的真实性、必要性和回收风险负主要责任。其职责包括：根据业务需求提出预付款申请，并提供充分的背景资料（如合同、报价单、可行性分析等）；对合作方的资质、信誉、履约能力进行初步评估；负责预付款支付后的合同执行跟踪，及时催促供应商按约定交付货物、提供服务或开具发票；在业务完成后，及时办理预付款的核销手续；对于异常或逾期未结算的预付款，主动查明原因，并采取有效措施追讨或补救。

审批决策层（各级授权领导）依据其审批权限，对预付款申请进行审慎审批。审批过程中应充分了解业务背景、风险状况及资金安排，对不符合规定或风险较高的预付款申请，有权拒绝或要求补充说明。

内部审计部门负责对预付款管理制度的执行情况进行独立审计监督，定期或不定期检查预付款业务的合规性、审批的有效性、资金的安全性以及制度本身的健全性，对发现的问题提出改进建议和处理意见。

三、预付款的申请、审批与支付控制

预付款业务的全流程控制是防范风险的关键，必须严格规范每一个环节的操作。

申请与审批环节，业务部门在提出预付款申请时，应填写统一格式的《预付款申请表》，详细列明付款事由、合作方信息、预付款金额、支付方式、预计结算日期、合同编号等关键信息，并附上与该项业务相关的合同文本（或框架协议）、对方当事人的合法资质证明复印件等支持性文件。对于大额或长期的预付款，还应提供专项的风险评估报告或可行性研究报告。申请表须经部门负责人审核签字后，按照企业规定的授权审批体系逐级上报审批。审批人应严格审查申请理由的充分性、合同条款的合理性、付款金额的准确性以及风险控制措施的有效性。对于超出常规业务范围或存在较大不确定性的预付款，应提交更高层级的决策机构审议。

支付管理环节，财务部门在接到经完整审批的预付款申请及相关附件后，应对以下内容进行复核：审批手续是否齐全、签字是否有效；支付信息与合同约定是否一致；合作方账户信息是否准确无误；相关单据是否合规。复核无误后，方可按照企业资金支付管理规定办理付款手续。支付方式应优先选择安全性高、可追溯的方式。财务部门在支付预付款时，应在付款凭证中明确标注“预付款”字样，并将付款回单及时传递给业务部门，作为后续跟踪的依据。严禁无合同、无审批、超额度、超范围支付预付款。

四、预付款的跟踪、核销与回收管理

预付款支付并非业务的终结，而是后续管理的开始。有效的跟踪与核销机制，是确保资金安全回笼、实现业务闭环的保障。

业务部门在预付款支付后，应指定专人负责跟踪合同的履行情况。定期与供应商沟通，了解货物生产、运输进度或服务提供情况，确保其按合同约定执行。对于约定提供阶段性成果或进度报告的，应及时索取并核查。当供应商履行完毕合同义务，如交付了符合要求的货物、完成了约定的服务内容，业务部门应及时组织验收，并催促对方开具符合规定的发票。

核销管理是预付款管理的重要节点。业务部门在收到货物验收合格证明、服务确认单及合规发票后，应及时核对预付款金额与实际结算金额。核对无误后，填写《预付款核销申请表》，连同