企业数据保护信息收集管理表.docVIP

企业数据保护信息收集管理工具指南

一、适用场景说明

本工具适用于企业开展数据保护相关管理工作时，对数据资产、处理活动、保护措施及责任主体等信息的系统化收集与规范管理。具体场景包括但不限于：

数据合规项目启动：如落实《数据安全法》《个人信息保护法》等法规要求，开展数据合规梳理与整改；

第三方合作评估：在与供应商、服务商等合作方签订协议前，对其数据处理能力、安全保护措施进行信息收集与风险评估；

内部数据安全审计：定期对企业内部数据资产盘点、权限配置、访问记录等数据进行核查与归档；

数据泄露应急处置：发生数据安全事件时，快速调取相关数据资产信息、处理流程及保护措施，支撑事件溯源与整改；

新业务上线评估：在推出新产品、新服务前，对涉及的用户数据收集范围、使用目的及保护方案进行合规性审查与信息备案。

二、使用流程指引

1.前期准备

明确收集范围：根据使用场景确定需收集的数据类型（如个人信息、企业核心数据、公共数据等）、涉及的部门/系统及具体信息项（如数据名称、存储位置、处理目的等）。

组建工作团队：指定数据保护负责人（建议由法务、IT或合规部门人员担任），协调业务部门、IT部门、法务部门等共同参与，明确各部门职责分工（如业务部门提供数据清单，IT部门提供技术保护措施细节）。

准备参考资料：收集企业内部数据管理制度、相关法律法规要求（如《个人信息安全规范》GB/T35273）、行业标准等，作为信息填写与审核的依据。

2.信息填写

基础信息栏：填写管理表的核心标识信息，包括项目/活动名称（如“2024年度数据合规整改”“供应商合作数据安全评估”）、负责人（负责人）、填写日期、版本号等，保证信息可追溯。

数据资产清单：详细列出涉及的数据资产，每条数据需明确：

数据名称（如“员工个人信息表”“客户交易记录”）；

数据类型（个人信息/企业秘密/公开数据等，若为个人信息需标注敏感个人信息类别）；

存储位置（服务器IP地址、数据库类型、物理存储位置等）；

数据量（记录条数、存储容量等）；

处理目的（如“业务办理”“数据分析”“合同履行”等，需与实际业务一致）；

处理方式（收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等，勾选涉及的具体环节）。

保护措施详情：针对每类数据填写已实施或计划实施的保护措施，包括：

技术措施（如数据加密方式、访问控制策略、数据脱敏规则、入侵检测系统部署情况等）；

管理措施（如数据安全管理制度、人员权限审批流程、应急响应预案、员工安全培训记录等）；

保障措施（如数据安全负责人联系方式、第三方服务机构资质证明、定期审计机制等）。

责任主体信息：明确各环节的责任人及联系方式，包括数据控制者（业务负责人）、数据处理者（IT运维负责人）、监督部门（合规负责人）等，保证责任到人。

3.审核校验

部门内部审核：填写完成后，由数据保护负责人牵头组织业务、IT、法务等部门对信息进行交叉审核，重点核查：

信息完整性：是否覆盖所有涉及的数据资产及处理环节；

信息一致性：数据名称、存储位置等关键信息与实际情况是否一致；

合规性：数据收集目的、处理方式、保护措施是否符合法律法规要求（如敏感个人信息是否取得单独同意、跨境数据传输是否通过安全评估等）。

修订完善：针对审核中发觉的问题（如信息遗漏、措施不合规等），由责任部门在3个工作日内完成修改并重新提交审核，保证信息准确无误。

4.归档更新

归档存储：审核通过的管理表需以电子版（建议加密存储）和纸质版（部门负责人签字）两种形式归档，保存期限不少于数据保存期限加3年（或根据法规要求延长）。

动态更新：当数据资产发生变化（如新增数据类型、调整存储位置）、保护措施升级（如更换加密技术）或相关法规更新时，需在15个工作日内对管理表进行修订并重新履行审核流程，保证信息时效性。

三、管理表示例

项目/活动名称

2024年客户个人信息保护合规整改

版本号

V1.0

负责人

**

填写日期

2024-03-15

数据名称

客户基本信息表

数据类型

敏感个人信息

存储位置

华东2区OSS（服务器IP：192.168.1.100）

数据量

约50万条

处理目的

客户服务、订单处理、精准营销

处理方式

□收集□存储□使用□加工□传输□提供□公开

技术保护措施

传输加密（SSL/TLS）、存储加密（AES-256）、访问控制（基于角色的RBAC权限管理）

管理保护措施

制定《客户数据安全管理规范》、每季度开展权限审计、员工安全培训（年度2次）

责任主体

数据控制者：（业务部）；数据处理者：（IT部）；监督部门：赵六（合规部）

合规依据

《个人信息保护法》第13条、第17条；《个人信息安全规范》GB/T35273-2020第7.2条

更新记录

版本V1.0：2024-03-15首次填写（**）

数据名称

用户交