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机关单位档案管理指导规范

一、总则

（一）目的依据

为规范机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，服务机关各项事业发展，依据国家有关档案法律法规和标准，结合机关单位工作实际，制定本规范。

（二）基本原则

机关单位档案管理工作遵循以下原则：

1.统一领导，分级管理。坚持党和国家对档案工作的统一领导，实行统一制度、分级负责的管理体制。

2.完整准确，安全保密。确保档案收集齐全、内容真实、数据准确，严格执行保密规定，保障档案安全。

3.依法管理，服务利用。依照档案法律法规开展工作，积极开发档案信息资源，为机关工作和社会利用提供有效服务。

4.科学规范，与时俱进。运用科学的管理方法和先进技术手段，适应信息化发展要求，提升档案管理现代化水平。

（三）适用范围

本规范适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位（以下统称“机关单位”）的档案管理工作。

二、档案的收集与整理

（一）档案收集

1.收集范围：机关单位在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属收集范围。包括但不限于：政策文件、会议材料、工作计划总结、统计报表、请示批复、调研成果、合同协议、荣誉奖励等。

2.收集要求：

*及时主动：各项工作完成后，承办人员应及时将形成的文件材料整理后向本单位档案管理部门或档案管理人员移交。

*齐全完整：确保应归档文件材料的种类、份数及有关底稿、附件等齐全完整，避免残缺遗漏。

*规范整理：移交前，承办人员应对文件材料进行初步分类、排序，并检查文件是否符合归档要求（如手续是否完备、格式是否规范等）。

（二）档案整理

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方法：机关单位档案一般可按照年度、组织机构（或问题）、保管期限进行分类。具体分类方案应结合本单位实际，一经确定，应保持相对稳定。

3.整理程序：

*组件（卷）：将具有共同特征或联系密切的文件材料组合成案卷或文件级保管单位。

*分类：按照确定的分类方案对文件材料进行归类。

*排列：对同一类别的文件材料，按照其形成时间、重要程度或逻辑关系进行系统排列。

*编号：对排列后的文件材料编制档号，确保唯一性和可追溯性。

*编目：编制案卷目录或文件目录，著录档案的基本信息，包括档号、题名、责任者、形成时间、页数、保管期限等。

*装盒（装订）：将整理好的文件材料装入符合标准的档案盒或进行规范装订。

三、档案的保管与保护

（一）库房管理

1.档案库房：应设有专门的档案库房，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。

2.温湿度控制：库房内温度、相对湿度应控制在规定范围内，并配备必要的调控设备和监测仪器。

3.库房设备：配置必要的档案装具（如档案柜、密集架等）、消毒设备、消防器材，并定期检查维护。

4.管理制度：建立健全库房管理制度，严格执行入库登记、出库审批、清库核对等手续，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

（二）档案保护

1.日常维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对易损档案应采取重点保护措施。

2.破损修复：对已破损、褪色的档案，应按照档案修复技术规范进行抢救和修复。

3.安全保密：严格执行国家保密法律法规，对涉密档案实行专人、专库（柜）管理，确保档案信息安全。

4.电子档案保护：针对电子档案的特殊性，应采取有效措施保障其真实性、完整性、可用性和安全性。包括定期备份、存储介质管理、防止病毒感染和黑客攻击等。

（三）档案装具

档案装具的材质、规格应符合国家标准，具备良好的保护性能，便于档案的存取和管理。

四、档案的利用与服务

（一）利用范围与权限

1.开放档案：按照国家有关规定，对已到开放期限的档案，经鉴定后可向社会开放。

2.内部利用：机关单位工作人员因工作需要查阅本单位档案，须凭有效工作证件，经相关负责人批准后办理查阅手续。

3.外部利用：外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信或有效身份证件，说明利用目的和范围，经档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案或未开放档案，须严格按照保密规定和审批程序办理。

（二）利用程序

1.查阅申请：利用者应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案内容、查阅方式等。

2.审批手续：按照档案管理权限和保密规定进行审批。

3.查阅利用：在指定的场所查阅档案。查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、