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2026年烟草制品公司会计档案管理规范管理制度

第一章总则

第一条为规范公司会计档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁全流程管理，保障会计档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，符合《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《烟草专卖品财务管理办法》等相关法律法规要求，结合烟草制品公司财务管理、生产经营的实际需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有会计档案的管理工作，包括财务部门形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等核心档案，以及与财务管理相关的合同、票据、税务资料等辅助档案，财务部全体人员、档案管理部门及涉及会计档案使用的其他部门人员均须遵守本制度。

第三条会计档案管理遵循“统一管理、分级负责、安全保密、依法利用”的原则，建立标准化、规范化的管理流程，确保会计档案管理符合财务监管要求，满足公司经营决策、审计核查、合规检查等工作需要。

第四条公司财务部为会计档案管理主管部门，负责会计档案的收集、整理、立卷、移交；档案管理部门负责会计档案的保管、借阅登记、到期销毁；审计部负责会计档案管理的合规性监督；公司管理层负责会计档案销毁、重大借阅事项的审批。

第二章会计档案范围与分类

第五条会计档案核心范围：

（一）会计凭证类：原始凭证（发票、收据、入库单、出库单等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（含资产负债表、利润表、现金流量表等）、财务分析报告、预算执行报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报资料、财务审计报告、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。

第六条会计档案分类标准：按形成年度、档案类型、保管期限进行三级分类，年度为一级分类（如2026年度），类型为二级分类（如会计凭证、会计账簿），保管期限为三级分类（如永久保管、30年保管、10年保管），确保档案分类清晰、检索便捷。

第七条保管期限规定：

（一）永久保管：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、涉及重大经济事项的会计档案；

（二）30年保管：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册；

（三）10年保管：月度/季度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报资料。

第三章会计档案归档管理

第八条归档前整理要求：

（一）财务部指定专人负责会计档案整理，确保凭证、账簿、报告等资料内容完整、签章齐全、编号连续，无缺页、涂改、破损情况；

（二）会计凭证按记账凭证号顺序装订，装订成册后标注凭证起止号、形成年度、装订日期，加装统一封面并由装订人、审核人签章；

（三）会计账簿、财务报告按年度整理立卷，标注档案名称、年度、保管期限，做到卷面整洁、信息完整。

第九条归档移交流程：

（一）月度会计档案在次月15日前完成整理，年度会计档案在次年3月底前完成全面整理；

（二）整理完毕的会计档案由财务部编制《会计档案移交清册》，清册包含档案名称、数量、起止时间、保管期限、移交人等信息；

（三）财务部与档案管理部门完成移交核对，双方在移交清册上签字确认，移交清册一式两份，双方各留存一份备查。

第十条电子会计档案管理：电子会计档案（如电子发票、电子凭证、电子财务报告）须与纸质档案保持一致，存储在公司指定的安全存储介质中，做好备份加密处理，确保电子档案可读取、可验证，且与纸质档案具有同等法律效力。

第四章会计档案保管与借阅

第十一条保管要求：

（一）档案管理部门须设置专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等防护设施，定期检查库房温湿度，确保档案存储环境符合要求；

（二）会计档案入库后按分类标准有序存放，编制《会计档案保管清册》，记录档案存放位置、状态，每月核对档案数量，确保账实相符；

（三）电子会计档案定期进行异地备份，备份介质专人保管，每年验证备份数据的完整性和可用性，防止数据丢失。

第十二条借阅管理：

（一）内部借阅：公司内部人员因工作需要借阅会计档案的，须填写《会计档案借阅申请表》，经部门负责人及财务部负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续，借阅期限一般不超过5个工作日；

（二）外部借阅：审计、税务、监管部门等外部单位需借阅会计档案的，须提供单位正式函件及经办人有效身份证件，经公司管理层审批后，在财务部人员陪同下查阅，严禁外单位人员单独接触档案；

（三）借阅规范：借阅人员不得涂改、勾画、抽取、损毁会计档案，不得复制、翻拍档案核心内容（经审批的除外），归还时档案管理部门须核查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。

第十三条保密要求：会计档案涉及公司财务核心信息，所有接触档案的人员须严格遵守保密规定，严禁向无关人员泄露档案内容，严禁私自留存档案复印件或电子版本。

第五章会计档案销