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2026年烟草制品公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购合同履约跟踪管理工作，保障烟叶原料、烟用辅料、包装物料、设备设施等采购物资按合同约定交付、验收、付款，防范供应商履约违约、交付延迟、质量不达标等风险，结合烟草制品行业采购合同特性（如履约周期长、质量标准严苛、履约节点多）及公司采购管理实际需求，依据《中华人民共和国民法典》《国有企业采购合同管理规范》《烟草行业采购管理细则》等相关法规，制定本制度。

第二条本制度所称采购合同履约跟踪管理，是指对公司采购合同签订后，供应商交货进度、质量达标、售后服务，以及公司付款节奏、验收流程等履约全环节开展的动态跟踪、预警处置、闭环管控活动；核心目标是确保采购合同全面履约，维护公司合法权益，降低履约纠纷与经济损失风险。

第三条本制度适用于公司采购部、质量部、财务部、仓储部、法务部等所有涉及采购合同履约的部门，全体履约跟踪专员、验收人员、付款审核人员均需遵守本制度，外部合作供应商需参照本制度核心要求配合履约跟踪工作。

第四条采购合同履约跟踪管理遵循全程跟踪、权责明确、及时预警、合规处置、闭环管理的原则，严禁忽视履约异常信号、拖延违约处置，确保合同履约全环节可监控、可追溯、可整改。

第二章管理范围与原则

第五条采购合同履约跟踪核心范围：

交货履约跟踪：涵盖供应商按合同约定的交货时间、地点、数量、规格交付物资的进度跟踪，杜绝延迟交货、少交漏交；

质量履约跟踪：涵盖交付物资按合同质量标准、检验规范验收的全过程跟踪，杜绝质量不达标物资流入生产环节；

付款履约跟踪：涵盖公司按合同约定的付款节点、付款金额、付款方式执行付款的跟踪，杜绝违规提前付款或拖延合规付款；

售后服务履约：涵盖设备类、技术类采购合同中供应商售后安装、调试、维保等服务的履约跟踪；

违约处置履约：涵盖供应商违约后按合同约定承担赔偿、整改、补货等责任的履约跟踪。

第六条采购合同履约跟踪管理原则：

全程性原则：履约跟踪覆盖合同签订后至履约完毕的全周期，关键履约节点设置专人盯控，无跟踪盲区；

精准性原则：按合同条款明确的履约标准、时间、金额开展跟踪，跟踪数据需与合同约定完全一致；

预警性原则：对临近履约节点未启动、履约进度滞后等情况提前预警，预警信息及时上报并督促整改；

协同性原则：明确各部门履约跟踪职责，建立跨部门沟通机制，确保交货、验收、付款环节高效衔接；

闭环性原则：对履约异常、违约行为需跟进处置至问题解决，形成“发现-预警-处置-验证”的闭环管理。

第三章管理组织与职责

第七条公司成立采购合同履约跟踪管理小组，由采购部负责人担任组长，成员包括质量部、财务部、仓储部、法务部负责人，负责履约跟踪计划制定、异常处置审批、履约数据汇总分析等管理工作。

第八条各部门核心职责：

采购部：负责牵头开展履约跟踪工作，对接供应商确认履约进度，记录履约异常信息，发起违约处置沟通，汇总履约跟踪数据；

质量部：负责按合同质量标准验收交付物资，出具质量验收报告，跟踪不合格物资的整改、退换货履约情况；

财务部：负责审核付款节点的履约完成证明，按合同约定办理付款手续，跟踪违规付款或逾期付款的整改情况；

仓储部：负责核对交付物资的数量、规格，记录到货时间，反馈物资入库异常，配合采购部跟踪交货履约情况；

法务部：负责对履约纠纷、违约处置提供法律支持，审核违约索赔条款的执行，确保处置方式符合法律法规与合同约定。

第四章履约跟踪核心要求

第九条交货履约跟踪要求：

进度盯控：采购部在合同约定交货日期前5个工作日核对供应商备货进度，未完成备货的立即预警并督促加快进度；

到货核对：仓储部到货后1个工作日内核对物资数量、规格与合同约定的一致性，差异情况当日上报采购部；

延迟处置：供应商出现交货延迟的，采购部需在2个工作日内与供应商沟通延迟原因及整改期限，形成书面沟通记录；

交付记录：所有交货信息（到货时间、数量、规格）需实时录入履约跟踪台账，确保数据可追溯。

第十条质量履约跟踪要求：

验收时效：质量部需在物资入库后3个工作日内完成质量检验，特殊品类按合同约定时效完成，不得拖延；

问题反馈：检验发现质量不达标时，当日向采购部反馈并出具不合格报告，明确整改或退换货要求；

整改跟踪：对需整改的不合格物资，跟踪供应商整改进度，整改完成后重新验收，直至质量达标；

质量存档：所有质量验收报告、整改记录需留存，保存期限不少于合同履约完毕后3年。

第十一条付款与违约处置跟踪要求：

付款审核：财务部付款前需核查交货验收、质量验收等履约完成证明，证明不全的不得办理付款手续；

违约预警：对供应商未按合同履约的行为，采购部需在发现当日启动预警，填写《履约异常预警单》并上报管理小组；

违约处置：管理小组收到预警单后3个工作日内确定处置方案，采购部按方案与