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公司备用金管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司备用金管理，确保资金安全，提高使用效率，控制财务风险，依据国家相关财经法规及公司财务管理制度，特制定本办法。

第二条定义

本办法所称备用金，是指公司为满足部门或员工日常工作中发生的小额、零星支出需求，而预先拨付给指定人员的周转资金。备用金主要用于支付不便通过公司银行账户直接结算的小额费用。

第三条管理原则

备用金管理遵循“统一管理、按需申领、及时报销、控制额度、安全规范”的原则。

第四条适用范围

本办法适用于公司各部门及所有需要领用备用金的员工。

第二章备用金的申领与审批

第五条申领人资格

备用金申领人原则上应为公司正式员工，且需由所在部门指定，负责本部门备用金的申领、保管、使用及报销工作。

第六条申领程序

1.申领人根据实际工作需要，填写《备用金申领单》，详细注明申领部门、申领人、用途、预计金额、预计使用期限等信息。

2.《备用金申领单》需经部门负责人审核签字，确认其必要性与合理性。

第七条审批权限

1.部门负责人对本部门备用金的申领负有直接审核责任，确保申领用途与金额符合实际工作需求。

2.财务部门负责人对备用金申领的合规性、额度合理性进行复核。

3.总经理或其授权人对备用金申领进行最终审批。具体审批权限可根据公司实际情况另行规定。

第八条额度确定

1.备用金额度应根据部门或岗位的实际工作需要、业务发生频率及金额大小综合确定。

2.财务部门会根据历史支出数据、业务发展情况等因素，对各部门或个人的备用金额度进行评估和调整，原则上不允许超额申领。

3.一次性大额支出原则上不应通过备用金支付，而应采用其他更规范的支付方式。

第三章备用金的使用与保管

第九条使用范围

备用金应严格限定用于公司日常经营活动中的小额、零星支出，主要包括：

1.员工因公出差的差旅费预支及零星费用；

2.小额办公用品、低值易耗品采购支出；

3.市内交通费、快递费等零星费用；

4.其他经批准的小额、紧急支出。

严禁将备用金用于个人消费、对外投资、偿还债务等与公司经营无关的支出，或挪作他用。

第十条支付方式

备用金的支付应优先选择非现金方式，如公务卡结算。确需支付现金的，应符合现金管理规定。

第十一条保管责任

1.备用金申领人是备用金保管的第一责任人，对备用金的安全、完整负直接责任。

2.备用金应与个人资金严格区分，单独存放于安全地点（如保险柜），严禁随意存放或转借他人。

3.申领人应建立备用金台账，逐笔记录备用金的收支情况，确保账实相符，并妥善保管相关原始凭证。

4.如发生备用金遗失、被盗等情况，申领人应立即报告部门负责人及财务部门，并承担相应责任。

第十二条台账记录与核对

申领人应定期（如每周或每月）对备用金进行盘点核对，确保台账记录与实际库存金额一致，并将核对情况向财务部门备案。

第四章备用金的报销与核销

第十三条报销时限

1.备用金使用后，申领人应在业务完成后或规定期限内（通常为出差返回后X个工作日内或业务发生后X个工作日内，具体时限由公司根据实际情况确定）及时办理报销手续。

2.对于长期未报销的备用金，财务部门有权发出催报通知，申领人及所在部门应积极配合。

第十四条报销凭证

报销时应提供合法、合规、真实、完整的原始凭证，主要包括：

1.正规发票（需注明公司名称及税号）；

2.费用报销单（需详细填写事由、金额、附件张数等，并由经办人、证明人签字）；

3.相关的批准文件、合同协议、付款凭证等其他支持性材料。

原始凭证应内容清晰、要素齐全，严禁使用虚假发票或不合规凭证。

第十五条报销审批

报销单据需经部门负责人审核签字确认，财务部门对报销凭证的合规性、真实性、完整性及金额准确性进行审核，审核无误后按公司报销审批流程办理付款或冲销备用金手续。

第十六条多退少补

报销金额与备用金支出金额一致的，直接冲销原备用金；报销金额大于备用金支出金额的，差额部分由公司补足；报销金额小于备用金支出金额的，差额部分由申领人退回财务部门。

第十七条备用金核销

1.当备用金使用完毕或不再需要时，申领人应及时办理报销手续，结清备用金。

2.员工离职、调动或不再负责备用金相关工作时，必须将所经管的备用金及相关凭证、台账全部结清、移交，并由财务部门确认无误后方可办理后续手续。

第五章备用金的监督与检查

第十八条财务监督

财务部门是备用金管理的职能部门，负责对公司备用金的申领、使用、报销、保管等情况进行日常监督与管理，定期或不定期对各部门备用金的使用和保管情况进行检查。

第十九条检查内容

检查内容主要包括：备用金台账记录是否完整、准确；备用金使用是否符合规定范围；原始凭证是否合法合规；备用金