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档案盒侧面标签模板

三、标签设计与填写规范

1.尺寸规格：标签的长和宽应与档案盒侧面的尺寸相匹配，不宜过大或过小，确保能完整容纳所有必要信息且美观。通常高度略小于档案盒侧面高度，宽度根据信息多少调整。

2.材质选择：宜选用质地坚韧、不易褪色、具有一定耐久性的材料，如厚实的纸张、牛皮纸或塑料标签。手写标签建议使用专用档案标签纸。

3.字体字号：应选择清晰易读的字体，如宋体、楷体。字号大小应根据标签尺寸和信息量合理确定，确保从一定距离外（如档案架前）能清晰辨识。全宗名称、案卷题名等核心信息可适当加大字号或加粗。

4.填写要求：

*字迹工整：无论是手写还是打印，均要求字迹清晰、工整、规范，不得潦草。手写推荐使用黑色或蓝黑墨水，避免使用易褪色的圆珠笔或铅笔。

*内容准确：严格按照档案整理的实际情况填写，确保信息的真实性和准确性，避免错填、漏填。

*要素齐全：根据选定的模板，确保所有预设要素均填写完整。

*标准化用语：涉及年度、保管期限、机构名称等，应使用规范的标准化用语。

5.颜色管理（可选）：为便于快速识别不同保管期限或不同类别的档案，可采用不同颜色的标签纸或用不同颜色字体标注关键信息（如永久保管用红色，长期用蓝色）。

6.粘贴位置：标签应粘贴在档案盒侧面的指定位置，通常为居中偏上或根据档案管理部门的统一规定，确保在档案架上排列时标签信息一目了然。

四、标签应用与管理建议

1.统一规范：在一个单位或系统内，档案盒标签的样式、尺寸、填写要求等应保持统一，便于集中管理和检索利用。

2.批量制作：对于大量档案，建议采用打印方式制作标签，以保证一致性和效率。可利用办公软件（如Word、Excel）设计标签模板进行批量打印。

3.动态更新：若档案信息发生变动（如保管期限调整），应及时更换标签，确保标签信息与档案实际情况始终一致。

4.保护措施：为防止标签磨损或污损，可在手写或打印好的标签表面覆盖一层透明胶带，或使用塑封标签。

档案盒侧面标签虽小，却是档案管理体系中不可或缺的一环。科学设计、规范填写的标签，能够有效提升档案管理的规范化水平，为档案的安全保管、快速检索和有效利用奠定坚实基础。各单位应结合自身档案管理的特点和需求，制定并严格执行符合本单位实际的档案盒标签管理制度。