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公司各类印章管理制度

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公司各类印章管理制度

印章，作为公司对外行使权利、对内规范管理的重要凭证，其重要性不言而喻。一枚小小的印章，背后承载的可能是巨大的商业利益与法律责任。因此，建立一套科学、严谨、规范的印章管理制度，是保障公司稳健运营、防范潜在风险的基石。本制度旨在明确公司各类印章的管理职责、刻制、保管、使用及销毁等流程，确保印章使用的安全与合规。

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司印章的刻制、保管、使用和销毁等行为，加强印章管理，维护公司合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司各类印章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用、销毁等均须遵守本制度规定。

1.3基本原则

印章管理遵循“统一管理、分级负责、规范使用、安全保密”的原则。坚持“专人保管、审批用印、用印登记、严格监督”的管理要求。

二、印章的种类与定义

公司印章主要包括以下几类：

2.1公司公章：指以公司法定名称刻制的印章，是公司对外发生法律效力的主要凭证，用于以公司名义发出的公文、函件、合同、协议、证明等具有法律约束力的文件。

2.2法定代表人印章：指以公司法定代表人姓名刻制的个人名章，用于公司对外签订合同、出具财务报表、办理银行结算等需法定代表人签章的业务。

2.3财务专用章：指用于公司财务收支、银行结算、税务申报、开具票据等财务活动的专用印章。

2.4合同专用章：指用于公司对外签订各类经济合同、协议时使用的专用印章。

2.5发票专用章：指公司在开具发票时加盖的，印有公司名称、纳税人识别号的专用印章。

2.6部门印章：指公司各职能部门为履行内部管理职责，在限定范围内使用的印章，通常仅用于公司内部工作联系、业务通知等，不得用于对外承诺、签订合同或出具具有法律效力的文件。

2.7其他专用印章：根据公司业务需要，经批准刻制的用于特定用途的印章，如项目章、检验章等，其使用范围和权限须有明确限定。

三、印章的管理部门与职责

3.1行政管理部门（或指定的综合管理部门，下同）是公司印章的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查以及公司公章、法定代表人印章及其他重要印章的统一管理。其主要职责包括：

*审核印章的刻制、启用、变更、停用和销毁申请；

*办理印章刻制、登记备案手续；

*监督印章保管人履行保管职责；

*组织对违规用印行为的调查与处理。

3.2财务部门负责公司财务专用章、发票专用章等财务类印章的具体保管与使用管理，并制定相应的财务用印细则，报行政管理部门备案。

3.3各业务部门负责本部门专用印章（如部门章）的保管与按规定使用，并指定专人负责。

3.4印章保管人是印章管理的直接责任人，须严格遵守本制度规定，确保印章安全，规范用印。

四、印章的刻制、启用与保管

4.1印章刻制：

*公司各类印章的刻制均须由需求部门提出申请，经行政管理部门审核，按审批权限报公司领导批准后，由行政管理部门统一到公安机关指定的刻制单位办理。

*严禁任何部门或个人未经批准私自刻制公司印章或冠以公司名称的其他印章。

4.2印章启用：

*新印章刻制完成后，由行政管理部门会同相关部门办理启用手续，登记备案，填写《印章启用登记表》，明确保管部门、保管人及使用范围。

*启用前应留存印模，重要印章的印模应报送公司档案室存档。

*必要时，可发布印章启用通知。

4.3印章保管：

*印章应指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，工作调动时须办理印章交接手续，并由部门负责人监交，填写《印章交接登记表》。

*各类印章应存放在保险柜或坚固的加锁抽屉内，做到人离章锁，严禁随意放置或委托他人代管。

*公章、法定代表人印章原则上应分开保管，不得由同一人兼任。

*保管人出差或休假时，须将印章交由部门负责人指定的临时保管人，并办理交接手续。

*严禁携带印章外出使用，确因特殊情况需外出用印的，须经公司分管领导批准，并由两人以上共同携带、监印。

五、印章的使用管理

5.1用印原则：

*“先审批、后用印”原则：所有用印均须履行审批手续，未经批准，严禁用印。

*“谁审批、谁负责”原则：审批人对用印内容的真实性、合法性、合规性负责。

*“与业务相符”原则：用印文件内容须与申请事由、审批范围相符。

5.2用印申请与审批：

*用印申请人应填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、申请部门、申请人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。

*《用印申请单》须按审批权限逐级报批。常规业务用印可按既定审批流程办理；重要合同、协议、对外担