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档案管理实施方案

为全面提升档案管理规范化、科学化水平，保障档案资源完整、安全与有效利用，结合单位实际业务需求，制定本实施方案。本方案覆盖档案全生命周期管理，包含目标设定、组织架构、操作流程、保障措施等核心内容，确保档案管理与业务发展同频共振。

一、管理目标

以“完整保存、规范管理、高效利用、安全可控”为总原则，具体目标如下：

1.完整性目标：3年内实现各类档案归档率100%，重要业务档案（如合同、项目验收文件）漏档率低于0.5%；

2.规范性目标：统一档案分类、整理、著录标准，3年内档案整理合格率达98%以上，电子档案元数据完整率达100%；

3.利用效率目标：档案调阅响应时间压缩至半个工作日内（紧急档案30分钟内），线上查询成功率提升至95%；

4.安全目标：建立“物理+数字”双重防护体系，5年内不发生档案损毁、丢失或泄露事件，电子档案异质异地备份覆盖率100%。

二、组织架构与职责分工

建立“领导小组-管理部门-兼职档案员”三级管理体系，明确权责边界：

1.领导小组：由单位分管领导任组长，办公室、业务部门、信息中心负责人为成员，负责审定档案管理规划、重大事项决策（如档案鉴定销毁、信息化建设投入），每季度召开一次联席会议，审议档案管理工作报告。

2.档案管理部门：设立专职档案管理岗位（编制2-3人），负责统筹档案制度建设、业务指导、库房管理、信息化系统运维及对外协作。具体职责包括：制定年度归档计划，组织档案业务培训（每季度1次），监督各部门归档进度，审核档案整理质量，处理档案利用申请，定期检查库房安全（每月2次）。

3.兼职档案员：各业务部门指定1名员工兼任（优先选择熟悉业务流程的骨干），负责本部门文件材料的收集、预整理与移交。需参加年度档案业务培训（考核合格后方可上岗），每月向档案管理部门报送归档进度，确保文件材料在形成后15个工作日内完成预整理，次年3月底前完成上年度档案移交。

三、档案分类与编码规则

结合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）及单位业务特点，采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，具体规则如下：

1.分类体系：

-文书档案：按年度划分，下设“综合管理”“人事管理”“财务管理”“业务管理”4个二级类目，分别对应单位行政事务、人事劳资、财务收支、业务开展形成的文件；

-科技档案：按项目划分（如研发项目、工程建设项目），下设“立项论证”“设计开发”“实施调试”“验收结题”4个阶段类目；

-人事档案：按人员类别划分（在职、离职、退休），下设“履历材料”“考核材料”“职称材料”“培训材料”等类目；

-会计档案：按形式划分（凭证、账簿、报表、其他），按年度+月份细分；

-声像档案：按载体划分（照片、录音、录像），按主题+时间细分（如“重大活动”“项目现场”）。

2.编码规则：采用“全宗号-年度-分类号-保管期限-件号”16位编码结构（示例：A01-2024-WS01-P-0012），其中：

-全宗号（4位）：单位唯一标识（由上级档案管理部门核定）；

-年度（4位）：文件形成年份；

-分类号（4位）：一级类目代码（WS=文书，KJ=科技，RS=人事，KU=会计，SX=声像）+二级类目代码（01-99）；

-保管期限（1位）：P=永久，30=30年，10=10年；

-件号（4位）：同分类下文件的流水号（0001-9999）。

四、档案收集与整理流程

（一）收集范围与时限

1.文书档案：涵盖收文（上级来文、平行单位函件）、发文（本单位制发文件）、内部文件（会议记录、纪要、签报、简报），收集时限为文件办理完毕后15个工作日内；

2.科技档案：按项目周期收集，立项阶段（可行性研究报告、立项批复）、设计阶段（设计图纸、技术方案）、实施阶段（施工记录、测试数据）、验收阶段（验收报告、结题证书），分别在各阶段结束后30个工作日内收集；

3.人事档案：员工入职时收集履历表、身份证复印件、学历证明；在职期间收集考核表、奖惩材料、职称评审材料；离职时收集解除劳动合同证明，均需在材料形成后10个工作日内收集；

4.会计档案：记账凭证、总账、明细账、财务报表，在会计年度终了后由财务部门保管1年，期满后1个月内移交；

5.声像档案：重大活动（会议、调研、庆典）结束后5个工作日内收集原始素材（含拍摄时间、地点、事由、拍摄者信息），日常业务场景（如项目现场）声像材料按月收集。

（二）整理要求

1.文书档案：以“件”为整理单位，正本与定稿为1件，正文与附件为1件，转发文与被转发文为1件。去除金属装订物，采用左侧