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采购控制管理程序文件

1.目的

为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，提高采购效率，防范采购风险，特制定本程序。本程序旨在为公司各项采购活动提供标准化的操作指引和控制依据，确保公司资源得到最优配置，支持公司整体经营目标的实现。

2.适用范围

本程序适用于公司所有与生产经营相关的物资采购、服务采购及工程项目采购活动。凡涉及公司资金支出的采购行为，均应遵循本程序的规定。特定类型或金额的采购，若有更详细的专项管理办法，应在遵循本程序基本原则的前提下，优先执行专项管理办法。

3.术语与定义

3.1采购需求：指公司各部门为满足生产、经营、管理等活动需要，向采购部门提出的获取物资、服务或工程项目的正式请求。

3.2供应商：指能向采购方提供物资、服务或工程项目的法人、其他经济组织或自然人。

3.3合格供应商名录：指经过公司评审，符合公司采购要求，准予进行合作的供应商名单及其基本信息。

3.4询比价：指采购部门向多家潜在供应商发出询价，获取报价并进行比较分析，以选择最优供应商的过程。

3.5招标采购：指针对金额较大或特殊要求的采购项目，通过公开或邀请方式吸引供应商投标，按照预设的评标标准择优选定中标供应商的采购方式。（具体执行需参照公司招标管理相关规定）

3.6采购合同：指公司与供应商之间为明确采购物资/服务的品名、规格、数量、价格、交付、质量标准、付款方式、违约责任等权利义务关系而签订的书面协议。

4.职责

4.1采购部门：作为采购控制管理的归口管理部门，负责本程序的制定、修订、解释与监督执行；负责采购需求的汇总与审核；负责供应商的寻源、评估、开发与管理；负责采购方式的选择与执行（如询比价、招标组织等）；负责采购合同的洽谈、拟定与管理；负责采购订单的下达与执行跟踪；负责采购物资/服务的接收协调与异常处理；负责采购付款申请的提报。

4.2需求部门：负责根据实际业务需要，准确、及时地提报采购需求，并对需求的真实性、必要性负责；参与相关采购项目的技术交流、供应商考察及样品确认；负责采购物资/服务的技术参数确认、到货验收（或协助验收）及使用过程中的反馈。

4.3财务部门：负责采购预算的审核与控制；负责采购合同的财务条款审核；负责采购付款的审核与支付；负责采购相关的会计核算与成本控制。

4.4仓储部门（如适用）：负责采购物资的入库接收、数量清点、妥善保管，并配合进行质量检验。

4.5质量管理部门（如适用）：负责对采购物资的质量进行检验或验证，并出具检验报告；参与供应商的质量体系审核与评估。

4.6法务部门（如适用）：负责对重要采购合同的法律条款进行审核，提供法律意见，防范法律风险。

4.7公司管理层：负责对超出采购部门审批权限的采购需求、采购方案、大额采购合同及付款申请等进行审批。

5.采购控制管理流程

5.1采购需求提出与审批

5.1.1需求部门根据实际业务发展或生产计划，填写《采购申请表》，详细注明所需物资/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、预计总金额、需求日期、用途说明等信息，并由部门负责人审核签字。

5.1.2对于技术复杂或有特殊要求的采购项目，需求部门应同时提供详细的技术规格书或需求说明书作为《采购申请表》的附件。

5.1.3《采购申请表》及附件按公司规定的审批权限逐级报批。审批通过后，提交至采购部门作为采购工作的依据。

5.2供应商选择与管理

5.2.1采购部门应建立并维护合格供应商名录。供应商的选择应以资质合法、信誉良好、产品/服务质量可靠、价格合理、供货及时、服务优良为基本原则。

5.2.2新供应商的开发需由采购部门组织相关部门（如需求部门、质量部门）对其进行实地考察或资料评审，内容包括但不限于营业执照、生产能力、质量体系、财务状况、供货历史、社会责任等。考察或评审合格后方可纳入合格供应商名录。

5.2.3采购部门应定期（如每年）对合格供应商的表现进行评估，评估指标可包括质量、价格、交期、服务、合作配合度等。评估结果作为后续合作及调整供应商名录的重要依据。对于表现不佳的供应商，应要求其限期整改，整改不力的应暂停合作或从名录中删除。

5.2.4鼓励采用多家供应商竞争的模式，对于关键物资或服务，应确保有一定数量的备选供应商，以降低供应风险。

5.3采购方式确定与执行

5.3.1采购部门根据采购物品的特性、金额大小、市场供应情况及公司相关规定，选择适宜的采购方式。常见采购方式包括：

a)询比价采购：适用于常规、金额适中的采购项目。采购部门应向至少三家及以上合格供应商发出询价，获取书面报价单，并进行综合比较（价格、质量、交期、服务等），形成《询比价记录表》。

b)招标采购：适用于金额较大、影响重大或公司规