会议记录与跟进事项模板.docVIP

会议记录与跟进事项模板工具指南

一、适用会议类型与场景

本工具适用于各类需要明确任务分工、跟踪执行结果的会议场景，包括但不限于：

团队例会：周/月度工作总结与计划同步，常规进度对齐；

项目推进会：关键节点复盘、问题解决、任务分配与风险预警；

跨部门协调会：多部门协作事项对接，资源调配与责任划分；

专项研讨会：新方案、新流程的讨论与决策，需落地执行的任务拆解；

客户/供应商沟通会：需求确认、问题反馈、后续行动约定。

二、从筹备到落地的完整操作流程

第一步：会前准备——明确目标与框架

确定会议核心目标：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目A延期风险”），避免议题发散。

梳理议题与议程：根据目标列出关键议题（建议不超过5个），并预估每个议题的讨论时长，提前1-2天发送议程给参会人员。

准备会议资料：收集与议题相关的背景数据、方案文档、进度报表等，提前同步给参会人，保证大家对讨论内容有基础认知。

确认参会人员：明确主持人（控场）、记录人（负责记录与整理）、核心决策人及执行层人员，避免无关人员参会导致效率低下。

第二步：会中记录——聚焦关键信息

记录会议基本信息：在模板表格中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

逐议题记录讨论要点：按议程顺序记录每个议题的讨论内容，重点记录不同观点的分歧点、共识结论，避免流水账，提炼核心信息（如“客户反馈界面操作复杂，需优化3个核心流程”）。

明确决议事项：对每个议题的最终决策进行清晰记录，包括决策内容、依据（如“基于用户调研数据，优先优化登录流程”）、决策时间。

拆分跟进任务：将决议事项拆解为具体可执行的任务，明确每个任务的负责人（避免用“相关人员”，需具体到、）、交付物（如“优化后的登录原型图”“用户反馈分析报告”）、计划完成时间（精确到日期，如“2023-10-20”）。

标记风险与待办：对讨论中未解决的问题、需外部支持的事项（如“需技术部提供接口文档支持”）进行标注，明确后续跟进人。

第三步：会后整理——形成标准化文档

24小时内完成初稿：根据会议记录整理会议纪要，保证信息准确、语言简洁，重点突出“决议事项”与“跟进任务”。

内部审核与确认：将初稿发送给主持人及核心参会人员核对，确认决议内容、任务分工及时间节点无误，避免歧义。

正式分发与存档：确认无误后，通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员及相关方，并同步存档至共享文件夹（如“会议记录-2023年10月”），方便后续查阅。

第四步：跟进执行——闭环管理任务

建立跟进机制：

每日/每周跟踪：对于紧急任务（如“3天内修复系统bug”），负责人需每日同步进度；长期任务（如“10月底前完成产品迭代”），每周五提交进度更新。

设置提醒节点：在任务截止日前2天、1天由记录人或项目负责人提醒负责人，避免遗漏。

更新任务状态：在跟进事项表中实时更新任务状态（未开始/进行中/已完成/延期），若延期，需注明原因及新完成时间（如“延期原因：设计部资源冲突，新时间：2023-10-25”）。

定期复盘：在下次会议中回顾上次会议跟进事项的完成情况，对未完成任务分析原因（如资源不足、需求变更），并调整后续计划。

三、会议记录与跟进事项模板表格

会议基本信息

会议名称

项目A进度推进会

日期

2023-10-10

时间

14:00-16:00

地点

3楼会议室A

主持人

王经理

记录人

赵助理

参会人员

王经理、李工、张设计师、陈主管

缺席人员

刘测试（请假：客户现场支持）

议题讨论与决议

议题编号

议题名称

讨论要点

决议事项

1

项目A当前进度问题

李工：开发进度滞后3天，因测试部反馈的2个bug未修复；陈主管：需求变更导致部分模块返工。

1.李工负责10月12日前修复所有bug，刘测试配合回归测试；2.需求变更需走书面流程，紧急需求需王经理审批。

2

下阶段资源调配

张设计师：当前UI设计任务饱和，无法支持下周新增的“用户个人中心”设计；陈主管：可协调市场部临时支持。

张设计师优先完成核心模块设计，市场部临时抽调小周协助“用户个人中心”原型设计，10月13日前完成初稿。

跟进事项清单

事项编号

任务描述

负责人

计划完成时间

实际完成时间

1

修复项目A测试反馈的bug

李工

2023-10-12

-

2

完成需求变更书面流程

陈主管

2023-10-11

-

3

“用户个人中心”原型设计

小周

2023-10-13

-

四、使用过程中的关键要点

记录客观性：避免添加主观评价（如“李工态度消极”），仅记录事实（如“李工表示修复bug需额外2天”）。

任务可量化：跟进事项需具体、可衡量（如“完成报告”改为“完成Q3用户增长分析报告，含数据图表”），避免模糊描述。

责任到人：每个任务必须