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行政办公用品申请及审批全流程表单工具

一、适用情境与需求背景

在企事业单位日常运营中，行政办公用品的规范化管理是保障工作效率、控制成本的基础。本表单适用于以下场景：

新员工入职：需配置基础办公文具（如签字笔、笔记本、文件夹）及办公设备（如鼠标、键盘、计算器）；

日常消耗补充：打印纸、墨盒、订书钉等易耗品用尽后的申领；

临时活动需求：部门会议、培训、客户接待等所需的一次性物资（如会议牌、饮用水、宣传册）；

设备故障更换：办公设备（如台灯、办公椅、打印机）因损坏无法使用时的更换申请。

通过标准化表单，可明确申请、审核、审批、采购、领用全流程责任，避免物资浪费、重复申领或管理混乱。

二、全流程操作指引

（一）第一步：申请人填写表单

登录系统/获取表单：通过企业OA系统、行政部邮箱或线下领取纸质《行政办公用品申请及审批表》；

填写基础信息：准确填写申请人姓名（*）、所属部门、工号（或员工编号）、申请日期、联系方式（内部短号）；

填写物品清单：逐项列明所需物品，包括物品名称（需具体，如“A4打印纸”而非“纸”）、规格型号（如“80g白色”）、单位（如“包”“个”“台”）、申请数量（需根据实际需求填写，避免过量）、预估单价（参考行政部发布的《办公用品价格表》，若未知可填写“待询”）、用途说明（如“市场部日常培训资料打印”“新员工张*入职配置”）；

确认信息无误：检查是否有漏填、错填项，保证物品名称、数量与实际需求一致。

（二）第二步：部门负责人审核

提交审核：申请人将填写完整的表单提交至直接部门负责人（如部门经理、主管）审核，OA系统提交则需选择“部门负责人”审批节点；

审核重点：部门负责人需核对物品用途是否与部门工作相关、申请数量是否合理（如日常消耗品是否符合月度定额标准）、设备更换是否确属必要（需确认是否可维修）；

审核结果：

符合要求的，在“部门审核意见”栏签字（或电子签章）、填写日期，并转交行政部；

不符合要求的，注明原因（如“数量过多，建议按月度标准申领”“设备可维修，无需更换”）并退回申请人修改。

（三）第三步：行政部门审批

接收申请：行政部（或行政专员*）在收到表单后1个工作日内完成初审；

审批重点：

核对申请物品是否符合公司《办公用品管理规范》（如单次申领金额上限、禁止申领的物品类型，如奢侈品、非工作用途电子产品）；

检查库存情况（通过行政部库存管理系统或实地盘点），确认是否有现库存可优先调配，避免重复采购；

大额或特殊物品（如办公设备、批量定制物资）需报行政部门负责人（如行政经理*）二次审批。

审批结果：

审核通过，在“行政审批意见”栏签字、填写日期，并启动采购流程；

需调整的，注明调整建议（如“现有库存A4纸剩余50包，建议先申领30包”“预算不足，建议分批采购”）并反馈至申请人。

（四）第四步：采购执行与入库登记

采购实施：行政部根据审批通过的表单，通过以下方式采购：

常规消耗品：从协议供应商处统一采购，保证价格、质量符合标准；

设备或特殊物品：需比选至少2家供应商，填写《采购审批单》报行政部门负责人审批后采购；

入库登记：物品到货后，行政部与申请人共同核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后填写《办公用品入库登记表》，更新库存信息，并在原申请表“采购执行情况”栏登记采购人、采购日期、实际数量。

（五）第五步：物品领用与签字确认

领用通知：行政部通知申请人到指定地点（如行政部仓库、前台）领用物品；

领用核对：申请人需携带工牌或部门证明，与行政专员共同核对物品信息，保证与申请内容一致；

签字确认：申请人在“领用签字”栏签字（或电子签章），注明领用日期，完成全流程闭环。

三、表单模板及填写说明

行政办公用品申请及审批表

申请编号

（由行政部按“年份-部门-序号”规则填写，如2024-行政-001）

申请日期

年月日

申请人信息

姓名：*部门：工号：

联系方式（内部短号）：

物品清单

序号物品名称规格型号单位

申请数量

预估单价（元）

1A4打印纸80g白色包

5

25.00

2无线鼠标罗技M171个

1

89.00

………

…

…

部门审核意见

□同意申领，数量合理，用途符合部门工作需求。□建议调整：如“建议申领数量调整为3包”签字：*日期：年月日

行政审批意见

□审核通过，同意采购。□需补充说明：如“请确认该鼠标是否在设备保修期内，优先维修”□审核不通过，原因：如“该物品未列入采购目录”签字：*日期：年月日

采购执行情况

采购人：*采购日期：年月日实际采购数量：包，个；实际金额：元供应商名称：（如“办公超市”）

领用确认

领用签字：*领用日期：年月日行政部经手人：*

备注

如：申请设备类物品需附《设备故障说明》（由申请人部门填写并签字）