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企业文件管理标准流程手册

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业内部文件全生命周期管理，保证文件内容的准确性、完整性、保密性及可追溯性，提高工作效率，降低管理风险，依据《企业内部控制基本规范》及公司管理要求，制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于公司各部门、各子公司及全体员工在文件管理过程中的各类活动，包括但不限于制度文件、流程文件、业务合同、技术文档、会议纪要、外来文件等的创建、审核、审批、分发、存储、归档、修订及销毁等环节。

二、文件分类与编码规则

（一）文件分类维度

按性质分类：制度类（如管理办法、规定）、流程类（如操作指引、流程图）、业务类（如合同、订单、报告）、技术类（如图纸、说明书、手册）、行政类（如通知、会议纪要、人事文件）、外来类（如客户提供的资料、文件）。

按密级分类：公开级（可内部全员查阅）、内部级（限相关部门查阅）、秘密级（需严格控制范围，仅限授权人员查阅）。

按载体分类：纸质文件、电子文件（含文档、表格、图片、音视频等）。

（二）文件编码规则

文件编码由“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”组成，示例：

行政部发布的2024年内部级制度文件第3份：XZ-ZD-2024-003

技术部发布的2024年秘密级技术图纸第15份：JS-JT-2024-015

说明：部门代码、文件类别代码需由行政部门统一编制并维护（如行政部-XZ、技术部-JS；制度-ZD、流程-LC、业务-YW、技术-JT）。

三、文件全生命周期管理流程详解

（一）文件创建与编制

需求明确：文件发起部门需明确文件目的、适用范围、核心内容及责任主体，必要时组织相关部门召开需求研讨会。

模板选用：根据文件类别选择对应模板（见第四章“常用文件管理表单模板”），模板需包含文件名称、编号、版本号、编制部门、编制人、日期等基础信息。

内容编制：编制人需保证内容符合国家法律法规、公司制度及业务实际，数据准确、逻辑清晰、语言规范。涉及跨部门协作的文件，需提前征求相关部门意见。

自检完善：编制完成后，需对文件的完整性、格式规范性（字体、字号、页边距等）、无错别字等进行自查，确认无误后提交审核。

责任主体：文件编制部门/编制人；输出成果：文件初稿（纸质版需签字确认，电子版需标注“初稿”）。

（二）文件审核与校对

审核人确定：根据文件性质确定审核人，一般包括：

内容审核：部门负责人（对文件内容的准确性、合规性负责）；

流程审核：相关业务部门负责人（对文件涉及的业务流程合理性负责）；

格式审核：行政部门/档案管理员（对文件格式、编码、模板符合性负责）。

审核要点：

内容是否符合公司战略及管理要求；

流程是否清晰、职责是否明确；

数据、术语、引用标准是否准确；

格式是否符合模板规范，编号是否唯一。

反馈与修改：审核人需在2个工作日内完成审核，提出修改意见并反馈给编制人；编制人根据意见修改后，再次提交审核，直至通过。

责任主体：审核人、编制人；输出成果：审核通过的文件稿（标注“审核通过”及审核人签字）。

（三）文件审批与签发

审批权限确定：根据文件密级及重要性明确审批权限，示例：

公开级、内部级文件：部门负责人审批；

秘密级文件：分管副总/总经理审批；

涉及公司重大决策的文件：总经理办公会集体审批。

审批流程：审批人需在1个工作日内完成审批，重点审批文件的合规性、必要性及风险控制；审批通过后，由行政部门/档案管理员统一编号、登记，并制作正式版本。

签发生效：正式文件需由审批人签字（纸质版）或电子签章（电子版）后生效，标注生效日期及版本号（如V1.0）。

责任主体：审批人、行政部门/档案管理员；输出成果：正式文件（纸质版+电子版，标注“正式版本”）。

（四）文件分发与传递

分发范围确定：文件编制部门根据文件内容及审批意见明确分发范围（部门、人员），保证“需知人员全覆盖，非需人员不接触”。

分发方式：

纸质文件：由编制部门填写《文件分发记录表》（见第四章），加盖公章后送达接收部门，接收人签字确认；

电子文件：通过公司内部办公系统/加密邮箱发送，接收人需签收确认，禁止通过个人邮箱、社交软件传递涉密文件。

分发记录：所有分发需在《文件分发记录表》中详细记录文件名称、编号、版本、分发部门/人员、分发日期、接收人签字等信息，纸质版由编制部门存档，电子版由行政部门备份。

责任主体：文件编制部门、接收部门；输出成果：《文件分发记录表》、分发完成的文件。

（五）文件存储与保管

存储介质要求：

纸质文件：存放在专用文件柜中，秘密级文件需带锁铁皮柜，防火、防潮、防虫蛀；

电子文件：存储在公司指定服务器/云盘中，设置访问权限，定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份介质需单独存放。

存储规范：

纸质文件：按“部门-文件类别-编号”顺序分类存放，张贴标签便于查找；

电子文件：按“部门-文