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采购申请与审批流程标准化操作手册（便捷审批版）

一、适用范围与业务场景

本手册适用于公司各类采购活动的申请与审批管理，涵盖以下常见场景：

日常运营采购：办公文具、耗材、清洁用品等维持日常办公所需的物资采购；

项目专项采购：为特定项目实施采购的设备、材料、服务等（如研发项目所需实验器材、市场活动物料等）；

固定资产采购：单价超过2000元、使用期限超过1年的设备、办公家具等资产采购；

服务类采购：咨询、培训、维修、第三方服务等非物资类采购。

二、标准化操作流程详解

（一）采购申请发起

操作主体：需求部门申请人（如行政专员、项目负责人等）

操作步骤：

填写申请单：登录公司OA系统或使用标准化表单（见第三部分），完整填写《采购申请单》，包含以下核心信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式、紧急程度（普通/紧急）；

采购明细：物资/服务名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预估总价（需求数量×预估单价）；

申请事由：详细说明采购原因（如“季度办公文具补仓”“项目需采购测试设备”）、用途及预期效益；

供应商信息（如有）：优先选择公司合格供应商名录中的供应商，注明供应商名称、联系人及报价单（金额≥5000元需附至少2家供应商比价记录）。

附件：根据采购类型补充必要附件，如：

固定资产采购：资产配置说明、技术参数要求；

服务类采购：服务方案、需求说明书；

金额较大采购（≥10000元）：供应商报价单、比价记录表。

提交申请：确认信息无误后，通过OA系统提交至部门负责人审批，或线下提交纸质表单至部门负责人处。

（二）部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）

审核要点：

需求合理性：核对采购内容是否为部门工作必需，数量、规格是否符合实际需求，避免过度采购；

预算匹配性：确认采购总金额是否在部门年度预算范围内，超预算需说明理由并附预算调整申请；

完整性检查：检查申请单信息是否完整、附件是否齐全（如报价单、比价记录）。

操作结果：

审核通过：在OA系统中“同意”，流转至采购部；或纸质表单签字后转交采购部。

审核不通过：注明驳回理由（如“需求描述不清晰”“预算超支未说明”），退回申请人修改后重新提交。

（三）采购部初审

操作主体：采购部专员

审核要点：

采购合规性：确认采购是否属于公司集中采购范围，是否符合采购管理制度（如单一来源采购是否履行审批）；

预算与价格：核对申请总金额与财务部备案的部门预算是否一致，预估单价是否合理（参考历史采购价格、市场行情）；

供应商规范性：若申请人指定供应商，核查该供应商是否在合格名录内；未指定供应商的，采购部需提供2-3家候选供应商报价供参考。

操作结果：

初审通过：流转至财务部复核；

初审不通过：与申请人沟通补充材料（如提供合格供应商报价），或退回调整采购需求。

（四）财务部复核

操作主体：财务部专员

复核要点：

预算准确性：再次核对采购金额是否在部门可用预算内，跨部门采购需确认预算归属；

资金安排：确认公司当前资金状况是否支持该笔采购，大额采购（≥50000元）需提前与财务部沟通资金计划；

合规性：检查采购流程是否符合公司财务制度（如是否需签订合同、是否需要预付款审批）。

操作结果：

复核通过：根据采购金额分级流转至审批领导（分级标准见下表）；

复核不通过：注明原因（如“预算不足”“资金未落实”），退回采购部或需求部门。

采购金额（元）

审批层级

＜5000

部门负责人+采购部初审

5000-20000

部门负责人+采购部+财务部+分管副总

＞20000

部门负责人+采购部+财务部+分管副总+总经理

（五）分管领导/总经理审批

操作主体：分管副总/总经理（根据金额分级）

审批要点：

重点审批采购事项的战略匹配性（如是否符合公司年度工作计划）、大额支出的必要性及投入产出比。

操作结果：

审批通过：审批意见生效，流转至采购部执行；

审批不通过：注明驳回原因，退回至需求部门重新规划。

（六）采购执行与进度反馈

操作主体：采购部专员

操作步骤：

订单下达：根据审批通过的申请单，向选定供应商下达采购订单（需明确物资名称、规格、数量、交付时间、付款方式等条款，重大采购需签订正式合同）；

进度跟踪：实时跟踪订单执行情况，保证供应商按时交付；若遇延迟（如供应商生产问题、物流异常），及时与申请人沟通并协商解决方案；

进度反馈：通过OA系统或邮件向需求部门同步采购进度（如“已下单，预计X月X日交付”“物流已发出，单号X”）。

（七）货物/服务验收与入库

操作主体：需求部门指定验收人（如申请人、部门助理）+仓库管理员（如为物资类采购）

操作步骤：

实物验收：对照采购订单和申请单，核对到货物资的名称、规格、数量、质量是否一致（如设备需通电测试，耗材需检查包装完整性）；

服务验收：服务类采购需由需