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医药公司采购合同管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购行为，加强采购合同管理，确保采购物资与服务的质量、及时性和经济性，降低采购风险，保障公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国药品管理法》等相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）在生产经营活动中，因采购原材料、药品、医疗器械、包装材料、科研用品、办公用品、设备以及接受服务等与外部供应商签订的各类采购合同的管理。凡涉及上述采购行为，均须遵守本制度规定。

第三条基本原则

采购合同管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业监管要求。

（二）审慎性原则：合同签订前须进行充分的市场调研、供应商评估和风险分析，确保合同条款严谨、可行。

（三）效益性原则：在保证质量和合规的前提下，追求采购成本最优化，提升公司整体经济效益。

（四）权责明确原则：明确各部门在采购合同管理中的职责与权限，确保管理流程顺畅、责任到人。

（五）质量优先原则：对于药品、医疗器械等直接关系产品质量和患者安全的采购项目，必须将质量置于首位。

第二章组织与职责

第四条管理部门及职责

公司采购合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

（一）采购部门：作为采购合同的归口管理部门，负责供应商的寻源、评估、谈判、合同的发起、履行跟踪、付款申请等工作；牵头组织合同的起草、评审，并对合同的合规性、完整性负责。

（二）法务部门/合规部门：负责对采购合同的法律条款进行审核，提供法律意见，确保合同内容符合法律法规要求，防范法律风险；参与重大合同的谈判与评审。

（三）质量管理部门：对于涉及药品、医疗器械等物料的采购合同，负责审核质量标准、质量保证条款、验收标准等内容，确保符合药品质量管理规范等相关要求。

（四）财务部门：负责对采购合同中的付款方式、价格、税务条款等进行审核，评估财务风险，安排资金预算，并根据合同约定办理付款事宜。

（五）需求部门：负责提出明确的采购需求，参与供应商的技术评估和选型，确认采购物资或服务的技术参数、规格型号、数量、交付时间等核心要素，并参与合同履行过程中的验收工作。

（六）仓储物流部门：负责审核采购合同中涉及仓储、运输（特别是冷链运输）的条款，确保符合物料存储和运输要求，并负责到货接收、入库等环节。

第五条跨部门协作机制

对于重大或复杂的采购合同，应建立跨部门协作评审机制。由采购部门牵头，组织法务、质量、财务、需求等相关部门进行联合评审，必要时可邀请外部专家参与，确保合同条款的全面性和可行性。

第三章合同管理流程

第六条合同订立前准备

（一）供应商评估与选择：采购部门应建立健全供应商准入、评估和动态管理制度。选择供应商时，应综合考虑其资质、生产能力、质量体系、商业信誉、供货能力、价格竞争力及售后服务等因素，并按规定进行审核备案。对于药品、医疗器械供应商，必须索取并审核其营业执照、生产/经营许可证、产品注册证等法定资质文件。

（二）采购需求确认：需求部门应提出书面采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交付时间、技术参数等详细信息，并经部门负责人审批。

（三）询价与比价：采购部门根据采购需求，向符合条件的供应商进行询价，获取报价单。对于达到一定金额标准的采购项目，应进行比价或招标，确保采购价格的合理性。具体金额标准由公司另行制定。

第七条合同起草与审核

（一）合同文本：公司应根据采购类别和特点，制定标准的采购合同范本。有标准范本的，应优先使用标准范本；无标准范本的，由采购部门牵头起草。合同内容应至少包括：当事人基本信息、标的（品名、规格、型号等）、数量、质量标准、价格、交付方式、交付时间与地点、验收标准与方法、付款方式与期限、违约责任、不可抗力、争议解决方式、合同生效条件及有效期等核心条款。

（二）合同评审：合同起草完成后，采购部门应填写《合同评审表》，连同合同草案、供应商资质文件、报价单、需求部门确认文件等相关资料，按审批权限依次提交法务、质量、财务及其他相关部门进行审核。各审核部门应在规定时限内完成审核，并签署明确的审核意见。对审核中提出的修改意见，采购部门应与相关方沟通协调，进行修改完善。

第八条合同谈判与签署

（一）谈判：对于重大、复杂或非标准合同，采购部门应组织相关部门与供应商进行商务和技术谈判，明确双方权利义务，争取有利条款。谈判过程应有记录。

（二）审批：合同经各相关部门审核通过后，按公司规定的审批权限逐级上报审批。审批人应对合同的整体风险和可行性进行评估。

（三）签署：合同经最终审批通过后，由公司法定代表人或其授权委托人签署，并加盖公司合同专用章。严禁在空白合同或主要条款未确定的合同上签字