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2025年公司行政部管理规章制度(六篇)

2025年公司行政部管理规章制度（六篇）

第一篇办公环境与固定资产管理

第一章办公区域使用

1.1工位分配

（1）行政部依据“一人一工位”原则，在员工入职前48小时完成系统锁定；临时项目小组可申请“共享岛”，使用周期≤30天，到期自动释放。

（2）工位调整须通过OA提交《工位异动单》，经部门负责人、行政部、财务总监三级审批，系统于晚22:00统一刷新。

（3）任何个人不得私自加装插座、路由器、分线器；确需增加用电负荷，须由行政部委托持证电工现场评估，并出具《安全负荷证明》。

1.2环境卫生

（1）值日表按季度滚动，行政部每月5日公示评分，低于85分的区域，对应团队扣减当月团建经费5%。

（2）禁止在开放区食用味道浓烈的外卖；如需用餐，统一在茶水间微波加热后于12:30—13:00在指定餐桌就餐。

（3）绿植养护实行“领养制”，员工报名后行政部发放二维码标签，扫码即可查看浇水记录；连续两周失养，自动回收并取消领养资格一年。

1.3空调与照明

（1）夏季制冷温度设置26℃，冬季制热20℃；加班时段（20:00—24:00）统一调至节能模式。

（2）最后离开人员须执行“双签”制度：先刷门禁，再于保安台《节能确认表》签字；若监控发现未签，对当事人处以50元/次乐捐。

第二章固定资产全生命周期

2.1编码规则

资产大类代码+年份后两位+流水号，共10位；例：电脑PC2500001。行政部打印防拆RFID标签，撕毁即失效。

2.2采购流程

（1）需求部门在预算系统内提交《资产申购单》，单价≥2000元须附三家比价表；行政部在2个工作日内完成供应商合规审查，包括近一年行政处罚记录、环保认证、社保人数。

（2）到货后48小时内完成三方验收：使用人、行政专员、财务监盘；未一次验收合格，供应商须支付合同额2%的迟滞金。

2.3日常调拨

（1）同一楼层内调拨，通过企业微信“资产小助手”扫码即可完成；跨楼层须行政部物流组搬运，并在系统中更新位置码。

（2）员工离职时，资产须提前一天归还；若出现丢失，按净值×1.5赔偿；若损坏，按维修发票+折旧系数扣款。

2.4盘点与报废

（1）每季度末月25—30日进行动态盘点，扫描枪数据实时上传云端，差异率≤0.5%为合格。

（2）报废须满足“技术淘汰、维修费高于净值50%、环保强制”任一条件；行政部组织技术、财务、审计三方会审，现场录像存档≥3年。

第二篇行政采购与供应商管理

第一章采购权限

1.1金额分级

≤1万元：行政经理审批；1—5万元：行政总监+财务总监联签；＞5万元：总经理办公会决议。

1.2紧急采购

因抢险、公关、媒体危机等需2小时内到货的，可口头报备后先行采购，24小时内补录系统；若价格高于市场均价15%，须书面说明并由审计部备案。

第二章供应商准入

2.1资料库

行政部建立“云档案”，含营业执照、财务报表、社会责任报告、ESG评分；评分＜60分直接淘汰。

2.2现场考察

对连续两次中标或年采购额≥50万的供应商，行政部组织飞行检查，重点查看生产线环保设施、员工社保缴纳比例；若发现童工、重大环保处罚，立即列入黑名单并公告。

第三章合同与履约

3.1模板条款

所有合同须嵌入“廉洁条款”：若供应商行贿，按合同总额30%支付违约金，并取消投标资格三年。

3.2验收标准

行政部编制《采购物料速查表》，列明外观、数量、功能、环保四项指标；不合格批次≥2次，暂停供货资格六个月。

3.3付款账期

原则上货到验收合格30天付款；若供应商提供2%现金折扣，财务可优先安排7天内付款，但须总经理特批。

第四章采购审计

4.1每半年随机抽取10%合同，由审计部穿透检查：比价记录、物流轨迹、入库影像、付款凭证；若发现利益输送，移交纪检并追偿。

第三篇会议、公文与印章管理

第一章会议分级与审批

1.1分级

A级：董事会、战略会；B级：经营分析会、预算评审会；C级：部门例会；D级：小组头脑风暴。

1.2审批

A级提前15天、B级提前7天在OA提交《会议申请表》，附议程、预算、风险评估；行政部统一安排会议室、酒店、车辆。

1.3会议纪要

所有B级以上会议须现场速记+录音；纪要24小时内发布，72小时内完成责任人确认；逾期无反馈视为默认。

第二章公文处理

2.1字号规范

董事会文件用“董字”，行政部用“行字”，财务部用“财字”；字号+年份+流水号，例：行字〔2025〕07号。

2.2行文流