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采购档案归档管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范公司采购档案的归档管理工作，确保采购档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，明确采购档案归档的责任主体、流程标准及管理要求，为公司经营决策、审计监督、纠纷处理等提供有效依据，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司档案管理相关规定，结合公司采购工作实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司各部门（含下属分公司、子公司，以下统称“各部门”）所有采购活动形成的档案资料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及电子档案管理等相关工作。

本办法所称采购档案，是指公司在各类采购活动中（包括货物采购、工程采购、服务采购等）形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括纸质文件、电子文件、音像资料、实物等。

第三条管理原则

1.真实准确原则：采购档案必须真实反映采购活动的全过程，内容准确无误，签字盖章等手续完备，不得伪造、篡改或损毁。

2.完整系统原则：采购档案应全面收集采购活动各环节形成的资料，确保档案资料的完整性和系统性，清晰展现采购项目从立项到验收结算的全流程。

3.安全保密原则：建立健全采购档案安全保密制度，落实安全防护措施，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。

4.规范高效原则：按照统一的标准和流程开展采购档案归档管理工作，实现档案管理的规范化、标准化，提高档案利用效率。

5.全程管控原则：采购档案管理贯穿采购活动全过程，从采购项目立项开始，各环节负责人需同步做好资料的收集、整理工作，确保档案资料及时归档。

第四条管理职责

1.档案管理部门：作为公司采购档案管理的归口部门，履行以下职责：

（1）制定和修订采购档案归档管理相关制度、标准及操作流程；

（2）指导、监督各部门采购档案的收集、整理、预归档等工作；

（3）负责采购档案的最终接收、审核、归档、保管、利用、鉴定及销毁等工作；

（4）组织采购档案管理相关培训，提升各部门档案管理意识和操作能力；

（5）负责采购电子档案的归档、备份、安全管理及长期保存工作。

2.采购部门：作为采购档案形成的主要责任部门，履行以下职责：

（1）负责采购活动各环节资料（包括立项、招标、投标、评标、成交、合同、验收、结算等）的收集、整理、审核及预归档工作；

（2）指定专人作为采购档案管理员，负责本部门采购档案的日常收集、整理及与档案管理部门的对接工作；

（3）配合档案管理部门开展采购档案的审核、归档、利用及鉴定等工作；

（4）确保本部门形成的采购档案真实、完整、规范，按时移交至档案管理部门。

3.需求部门：履行以下职责：

（1）负责提供采购项目立项依据、需求规格书、技术参数要求等相关资料；

（2）参与采购项目验收等环节，并提供验收意见、相关证明材料等；

（3）配合采购部门及档案管理部门做好采购档案资料的收集、补充工作。

4.财务部门：履行以下职责：

（1）提供采购项目的资金审批文件、付款凭证、发票、结算报告等财务资料；

（2）配合采购部门及档案管理部门做好财务类采购档案资料的收集、核对工作。

5.法务部门：履行以下职责：

（1）提供采购合同的法务审核意见、法律风险评估报告等资料；

（2）对涉及法律纠纷的采购档案利用提供专业指导；

（3）配合采购档案的鉴定工作，对涉及法律责任的档案提出处理意见。

6.其他相关部门：根据采购项目实际需求，提供本部门参与采购活动形成的相关资料，并配合做好档案收集、利用等工作。

第二章采购档案的归档范围

第五条立项阶段资料

1.采购项目立项申请报告，需明确项目名称、采购需求、预算金额、资金来源、采购方式、实施时间等内容；

2.采购项目可行性研究报告、论证报告（如需）；

3.采购预算审批文件，包括预算申报单、各级审批意见及相关批复文件；

4.采购需求说明书，需明确采购货物、工程或服务的技术参数、质量标准、数量、交付时间、服务要求等内容；

5.需求部门提供的其他相关资料，如上级部门下达的采购任务书、项目批复文件等。

第六条采购实施阶段资料

（一）招标采购方式资料

1.招标方案审批文件，包括招标方式选择依据、招标范围、招标组织形式等；

2.招标文件（含正本、副本、补充文件、澄清文件等），以及招标文件编制、审核、审批记录；

3.招标公告发布记录，包括发布渠道、发布时间、公告内容等；

4.投标人资格预审文件、资格预审结果公示、资格审查报告及相关证明材料；

5.投标文件（含正本、副本、投标保证金缴纳凭证、投标函、技术方案、报价单等），需按投标人分别整理；

6.开标记录，包括开标时间、地点、参与人员、投标