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财务报销审批流程标准化操作指南

一、适用范围

本指南适用于公司内部所有员工因公产生的费用报销，包括但不限于日常办公费用（如文具、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务招待费用、培训费用等。特殊项目费用（如固定资产采购、大额工程支出）需参照专项审批流程执行，不在本指南范围内。

二、标准化操作流程

（一）费用发生与凭证准备

事前确认：员工因公产生费用前，需确认费用符合公司《费用管理制度》要求（如差旅住宿标准、招待费用限额等），必要时提前向部门负责人申请。

凭证获取：费用发生后，及时获取合规凭证（如消费明细单、行程单、服务收据等），凭证需注明消费日期、项目、金额、商家名称等信息，保证清晰可辨。

费用分类整理：按报销类型（如办公费、差旅费）对凭证分类，同一类型费用合并填写，避免零散提交。

（二）报销申请提交

填写申请表：登录公司财务系统，填写《财务报销申请表》，内容包括：

基本信息：申请人*、所属部门、申请日期、报销类型；

费用明细：分项填写报销项目、金额、备注（如差旅需注明出差地点、天数、事由）；

附件清单：列明所附凭证名称及数量（如“交通费发票3张，合计200元”）。

凭证：将整理好的凭证扫描或拍照，作为附件至系统（保证图片清晰、完整，关键信息无遮挡）。

提交申请：确认信息无误后，提交申请至部门负责人审批流程。

（三）部门负责人审核

审核内容：部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点核对：

费用与部门业务的相关性；

报销金额是否符合部门预算；

报销事由的真实性及合理性。

审核结果处理：

审核通过：“同意”，流转至财务部门；

审核不通过：填写驳回原因（如“事由不清晰”“超预算”），退回申请人修改后重新提交。

（四）财务部门复核

合规性检查：财务专员在3个工作日内完成复核，重点审核：

凭证合规性：票据是否为公司认可的有效凭证（如加盖商家公章、无涂改）；

金额准确性：报销金额与凭证金额是否一致，计算是否正确；

附件完整性：是否所有相关凭证，清单与实际附件是否匹配；

制度符合性：费用标准是否超标（如差旅住宿是否超限）。

复核结果处理：

复核通过：签字确认，流转至对应审批层级；

复核不通过：注明问题（如“发票日期与消费日期不符”“缺少明细单”），退回申请人补充材料后重新提交。

（五）分级审批

根据报销金额确定审批层级，保证审批权责匹配：

5000元（含）以下：由部门负责人审批（已完成部门审核环节，此环节为财务复核后确认）；

5000-20000元（含）：由部门负责人审批后，提交分管领导*审批；

20000元以上：需经分管领导审批后，提交总经理审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，逾期未视为同意。

（六）财务付款

审批通过后处理：财务部门确认所有审批流程完成后，于5个工作日内完成付款：

对公账户报销：通过银行转账至申请人指定账户，备注“报销款-申请人姓名-部门”；

现金报销：申请人需携带有效证件号码件至财务部领取，登记领取信息。

反馈结果：付款完成后，财务系统发送到账通知至申请人邮箱或系统消息。

三、报销申请表模板

财务报销申请表

基本信息

申请人*

所属部门

申请日期

年月日

报销类型□办公费□差旅费□招待费□培训费□其他（请注明）_________

费用明细

项目名称

金额（元）

备注（如出差天数、招待事由等）

附件名称及数量

1

2

3

合计金额

审批意见

部门负责人

签字：_________日期：_________

财务复核

签字：_________日期：_________

分管领导*（5000-20000元）

签字：_________日期：_________

总经理*（20000元以上）

签字：_________日期：_________

备注

（如无特殊情况可不填写）

四、关键操作要点

时限要求：

费用发生后需在10个工作日内提交报销申请，逾期未提交需向部门负责人说明原因，特殊情况需经总经理*批准；

各审批环节需在规定时限内完成，避免流程延误。

材料规范：

凭证需真实、有效，禁止伪造、变造凭证；

电子附件需清晰显示凭证关键信息（如金额、日期、商家），模糊或遮挡的凭证将被退回；

差旅报销需附出差审批单，招待费需附招待对象、事由说明。

金额控制：

严格按费用标准执行，超标准部分需提交书面说明，经总经理*审批后方可报销；

报销金额需与凭证一致，多报、虚报将按公司相关规定处理。

特殊情况处理：

紧急费用（如突发维修）无法提前获取凭证的，需在报销时提交情况说明，经部门负责人确认后可后补凭证；

跨月报销需在申请表中注明原因，财务部门将根据实际情况审核。

流程跟踪：

申请人可通过财务系统实时查看报销审批进度，对审批结果有疑问可联系财务部（联系人*，分机号）；

报销款项到账后，申请人需核对金额，如有误差需在3个工作日