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专项监督检查整改专题组织谈话记录内容

时间：202X年X月X日14:30-17:00

地点：XX单位305会议室

谈话人：王XX（监督检查组组长，单位纪委副书记）

被谈话人：李XX（被检查部门负责人，综合管理部主任）

列席人员：张XX（综合管理部副主任）、陈XX（财务科科长）、监督检查组组员赵XX（记录人）

王XX：李主任，今天我们根据前期专项监督检查的反馈意见，针对综合管理部在财务报销、采购管理、合同执行等方面存在的问题，进行专题整改谈话。首先，检查组梳理了3大类8项具体问题，需要逐项核实整改思路，明确责任人和完成时限。先请你结合检查报告，谈谈对问题的认识和整改初步方案。

李XX：好的，王书记。我们收到检查反馈后，第一时间召开了部务会，逐条对照问题清单分析原因，目前已形成《综合管理部专项监督检查整改工作方案（初稿）》，刚才也和张主任、陈科长碰了情况。先汇报几个主要问题的认识和整改思路。

王XX：先从财务报销问题开始。检查发现202X年1-6月有5笔差旅费报销存在审批流程不完整、附件缺失的情况，其中3笔未附出差审批单，2笔餐费报销无具体人员名单。具体是哪些环节出了问题？

李XX：这5笔费用主要集中在3月份和5月份，涉及市场调研、客户接待等临时任务。经核实，问题主要有两点：一是部分员工对新修订的《差旅费管理办法》学习不到位，尤其是临时出差时，认为“事后补签”不影响报销，导致审批单滞后；二是财务科在初审时，对非固定模板的报销单审核不够严格，比如餐费清单，过去习惯由报销人自行备注“XX等X人”，但新制度要求列明具体姓名和事由，财务科未及时纠正。

陈XX（补充）：确实存在审核标准执行不严的问题。比如5月12日的餐费报销，报销人写的是“客户接待3人”，但按制度应注明客户单位和姓名。当时考虑到业务部门常说“客户不愿留名”，就放宽了要求，这是我们的责任。

王XX：制度执行不能搞“特殊化”，必须一视同仁。整改措施是什么？

李XX：我们计划分三步整改：第一，本周内组织全体员工（包括借调人员）集中学习《差旅费管理办法》，重点讲解审批流程和附件要求，由财务科制作“报销材料清单模板”，随通知下发；第二，财务科从下周一起实行“双审核”制度，即初审会计核对附件完整性，科长复核审批流程合规性，不合规的直接退回并登记台账；第三，对涉及的5笔费用，已联系相关人员补全审批单和餐费清单，今天下班前可完成补正，后续每月公示报销问题案例，强化警示。

王XX：时间节点明确，责任到人了吗？

李XX：学习培训由张主任牵头，本周五前完成；财务审核制度调整由陈科长负责，已修订《财务审核操作细则》，今天会签后执行；补正材料由综合管理部办公室具体落实，责任人是办公室主任刘XX，我们已和他确认过进度。

王XX：接下来是采购管理问题。检查发现202X年共有7笔小额采购（单笔5000元以下）未按《零星采购管理规定》执行比价程序，其中4笔直接指定供应商，3笔未留存比价记录。这类问题反复出现的根源是什么？

李XX：小额采购问题确实是我们的管理短板。过去认为金额小、时间紧，为了不影响业务进度，就简化了流程。但现在看，这是制度意识淡薄的表现。具体原因：一是对“小额”的界定存在误区，虽然制度规定5000元以下可简化流程，但“简化”不等于“省略”，比价记录是必要留痕；二是业务部门和采购岗沟通不畅，比如3月份的办公文具采购，业务部门急着要货，直接联系了长期合作的供应商，采购岗未及时介入审核；三是采购台账管理松散，过去只登记采购结果，未记录过程，导致检查时无法提供比价依据。

张XX（补充）：我分管采购工作，这部分责任在我。比如4月的电脑配件采购，当时技术部说“原供应商价格最优惠”，我就签字了，但没要求提供至少两家供应商的报价单。现在已意识到，无论金额大小，流程合规都是底线。

王XX：整改不能停留在认识层面，要拿出可操作的措施。

李XX：我们制定了四项整改措施：第一，修订《零星采购管理规定》，明确“5000元以下采购需至少提供2家供应商报价（或市场询价记录）”，并在OA系统设置采购申请模块，必须上传比价材料才能提交；第二，设立采购协调岗，由办公室副主任专责对接业务部门，提前3个工作日介入需求沟通，避免“先斩后奏”；第三，建立采购全流程台账，记录需求提出、比价过程、审批结果、合同（或订单）、验收情况，每月由张主任抽查20%的台账；第四，对7笔问题采购，已联系业务部门补充比价记录（其中3笔找到了供应商的历史报价截图，4笔通过市场调研补了询价单），本周三前可完成台账完善。

王XX：需要注意，补记录不是目的，关键是杜绝新问题。比如OA系统模块什么时候上线？

张XX：技术部门已在开发，预计X月X日完成测试，X月X日正式启用。上线前，我