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档案借阅与归还流程管理办法

作为在档案管理岗位摸爬滚打了近十年的“老档案人”，我太清楚一份规范的借阅归还流程对档案管理有多重要了。记得刚入行那会儿，单位还在用手写登记本，常遇到“借了找不到人”“还回来缺页”的情况，有次财务科要查三年前的合同存档，结果找了半天才发现被技术部小王借走没登记——从那以后我就琢磨，得把流程捋顺了，既要让大家方便用档案，又得守好“档案安全”这条红线。结合这些年的经验，我整理出这套贴合实际的管理办法。

一、总则：为什么要定这套流程？

1.1制定目的

我们单位的档案库里存着近20年的合同、技术图纸、人事资料、项目总结这些“宝贝”，它们不只是一沓沓纸，是企业发展的“记忆”，也是解决纠纷、追溯责任、支持决策的重要依据。过去因为流程不规范，出现过档案污损、超期未还、关键资料临时找不到的情况。定这套流程，就是要在“方便借阅”和“安全管理”之间找平衡，让需要用档案的同事能快速拿到，也让每一份档案都能“完璧归库”。

1.2适用范围

本办法适用于单位内部所有纸质档案的借阅与归还（电子档案另有管理细则）。涉及国家秘密、商业秘密的档案，需额外遵守保密规定，不在此办法常规流程范围内，但会在“特殊情况处理”章节单独说明。

1.3责任分工

要把流程跑顺，得先明确“谁该做什么”：

借阅申请人：对申请内容的真实性、用途的合理性负责，按时归还并保证档案完好；

部门负责人：审核借阅需求是否必要、用途是否合规，把好“第一关”；

档案管理员（也就是我）：核查申请材料完整性，登记档案状态，监督归还，处理异常情况。

打个比方，就像接力赛——申请人是发令员，部门负责人是裁判，我是保管员，缺一不可。

二、借阅流程：从申请到拿到档案，分五步走

2.1第一步：填写《档案借阅申请表》（预准备）

想借档案，第一步不是直接跑来找我，得先填申请表。这表我改过三版，现在包含这些信息：

申请人姓名、部门、联系方式；

档案名称（要写全称，比如“201X年XX项目合同”，别写“去年那个合同”）、档号（我们给每份档案编的“身份证号”）；

借阅用途（具体到“用于XX项目审计”“核对XX条款”，不能只写“参考”）；

借阅期限（一般不超过7个工作日，特殊情况备注原因）；

承诺事项（比如“不转借、不涂改、不复制敏感内容”）。

记得去年有位新入职的小张，申请表上只写“借阅技术资料”，我让他回去补填具体项目名称和用途——不是刁难，是怕他自己也说不清要找什么，最后白跑一趟。

2.2第二步：部门负责人审批（关键环节）

填好表后，得找申请人的直接上级签字。我遇到过最离谱的情况：市场部小李拿着表来找我，说“领导出差了，先借了回头补签”——这可不行！部门负责人的审批是为了确认“这个借阅需求是否真的必要”。比如行政部要查十年前的办公楼租赁合同，负责人得确认是为了处理当前的物业纠纷，而不是私人用途。

审批时限我定了：普通档案当天办结，跨部门或涉及多份档案的，不超过2个工作日。有次技术部要借五份研发图纸，部门经理第二天一上班就把签好的表送过来了——效率高，同事用档案也能更及时。

2.3第三步：档案管理员核查（双重保险）

拿到审批后的申请表，我要做三件事：

第一，核对档案信息。对着系统查档号、名称、存放位置，确认档案在库（有时候可能被前一位同事借走还没还，这时候就得告诉申请人“预计XX时间可借”）；

第二，检查档案状态。如果是第一次借阅，要登记“首次借阅时间”；如果之前被借过，得翻一下上次归还记录，看看有没有污损备注（比如“第5页有折痕”），避免责任不清；

第三，签订《档案借阅责任书》。这不是走形式，我会当面和申请人说：“这份合同里有双方违约责任条款，您使用时别折角，更别在上面写字——要是弄脏了，可能影响以后的法律纠纷处理。”

上个月财务部老张来借201X年的审计报告，我查系统发现上一次归还时标注了“封面有咖啡渍”，就特意提醒他：“您注意看第二章节的数据分析，那页之前有点褶皱，别用力翻。”老张后来还回来直夸：“多亏你提醒，我翻的时候特别小心，没再弄破。”

2.4第四步：档案出库（交接要留痕）

确认没问题后，我会把档案从密集架里取出来，和申请人一起清点：“这份合同共12页，封面、骑缝章都完好，附件3张清单也在——您核对下？”双方确认无误，我在出库登记本上写：“XX年XX月XX日，借出人：XXX（我姓名），借用人：XXX，档案名称：XX合同，状态：完好”，申请人也要签字。

有次仓库管理员老陈来借仓库改造的图纸，我数了数是8张蓝图，结果他拿到手发现少了一张A3的节点图——幸亏交接时核对，才发现是前一天归档时放错了位置，当场就从另一个档案盒里找出来了。

2.5第五步：特殊情况处理（灵活但不越线）

不是所有借阅都能按“常规五步”走，常见的特殊情况有三种：

紧急借阅：比如晚上十点接到通知，第二天要