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货款回收处理办法

为规范公司货款回收管理流程，防范应收账款风险，保障资金安全与运营效率，结合公司实际业务特点，制定本处理办法。本办法适用于公司与所有客户签订的销售合同项下应收账款（含赊销、分期付款、票据结算等形式）的回收管理，具体内容如下：

一、职责分工与协作机制

（一）销售部门：作为货款回收第一责任部门，负责客户信用前期调查、合同条款谈判、回款进度跟踪及日常催收。需指定专人（客户经理）对接每个客户，建立客户档案（含营业执照、法定代表人信息、历史交易记录、联系方式等），定期更新客户经营动态。合同签订前，需联合财务部门审核客户信用额度，确保赊销额度不超过其风险承受能力；合同履行中，及时反馈货物交付、验收情况，配合财务部门完成对账；逾期后，主导与客户沟通协商，制定个性化回款方案。

（二）财务部门：负责应收账款台账管理、账龄分析、风险预警及数据支持。需建立电子台账，字段涵盖合同编号、客户名称、销售金额、约定账期、已收金额、逾期天数、发票开具状态等，每日更新数据。每月5日前生成《应收账款明细表》《账龄分析表》，按逾期0-30天（黄色预警）、31-60天（橙色预警）、61天以上（红色预警）划分等级，同步至销售、法务部门。对超信用额度或连续3次逾期客户，有权暂停新订单审批，直至风险解除。

（三）法务部门：负责逾期账款法律手段介入，包括发送律师函、提起诉讼或申请仲裁。需提前审核销售合同中的违约条款（如逾期利息、违约金计算标准、争议解决方式），确保条款合法可执行。对红色预警客户（逾期61天以上且无合理说明），销售部门提交《法律介入申请》后3个工作日内启动法律程序，收集证据材料（合同、送货单、对账单、沟通记录等），评估诉讼可行性及执行风险。

（四）客户服务部门：协助维护客户关系，在催收过程中避免矛盾激化。需定期回访客户，了解其对产品或服务的满意度，若因质量问题、交货延迟等争议导致逾期，及时协调相关部门解决争议，推动回款。

（五）跨部门协作：建立月度回款联席会议制度，由财务部门牵头，销售、法务、客服部门负责人参加，通报逾期账款情况，分析重点客户风险，制定联合攻坚方案。对单笔金额超过50万元或累计逾期超过100万元的客户，成立专项小组（销售总监+财务经理+法务专员），集中资源处理。

二、货款回收全流程管理

（一）合同签订与履约阶段

1.合同审核：销售部门需在合同中明确付款条款（包括支付方式、时间节点、逾期责任），原则上现款现货客户占比不低于30%；赊销客户账期不超过60天（特殊行业经总经理审批可延长至90天），需提供担保（如不动产抵押、第三方保证）或开具银行承兑汇票。财务部门需对付款条款的合规性、客户信用额度匹配性进行审核，未通过审核的合同不得盖章生效。

2.交货与验收：物流部门需在货物发出后24小时内将物流单号同步至销售、财务部门；客户签收后，销售部门需在3个工作日内取得《验收确认单》（需客户盖章或授权代表签字），并提交财务部门作为对账依据。若客户拒绝验收或提出质量异议，销售部门需在2个工作日内协调质检部门现场核查，7个工作日内出具《质量问题处理报告》，明确责任归属及解决方案（如退换货、折扣补偿），避免因争议拖延回款。

3.对账与开票：财务部门需在每月10日前与客户核对上月交易明细，通过邮件、纸质函件或系统对账（如使用ERP协同模块）发送《对账单》，客户需在5个工作日内确认。对账单需包含订单号、货物名称、数量、单价、金额、已付金额、未付金额等信息，双方确认后作为债权凭证。对账完成后，财务部门需在3个工作日内开具合规发票（根据客户类型选择增值税专用发票或普通发票），并通过专人送达或邮寄（留存签收记录），避免因发票问题影响回款。

（二）日常跟踪与预警管理

1.账期前提醒：对即将到期的账款（到期日前10天），客户经理需通过电话或短信提醒客户，确认付款安排；到期日前3天，发送《付款提醒函》（加盖公司公章），注明合同编号、应付金额、付款账户信息，同步抄送至客户财务负责人。

2.黄色预警（逾期0-30天）：逾期当日，客户经理需与客户财务负责人直接沟通，了解逾期原因（如资金周转、流程延误、争议未决），形成《逾期情况记录表》，并在3个工作日内提交《回款计划承诺书》（需客户盖章），明确还款时间（最长不超过原账期+30天）及分期金额。财务部门需将此类客户标记为“关注类”，暂停新增赊销额度。

3.橙色预警（逾期31-60天）：逾期满31天，销售部门负责人需牵头与客户高层（如总经理、采购总监）面谈，分析客户经营状况（如查看近期财务报表、银行流水），评估其还款能力。若客户确因临时困难（如季节性资金紧张），可协商签订《补充协议》，约定担保措施（如增加抵押物、第三方担保）或缩短新订单账期；若客户恶意拖延，