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印章保管与交接流程规范

作为在行政岗位摸爬滚打了七年的“老印章管家”，我太明白一枚公章对公司意味着什么——它不只是块红漆木头，更是企业信用的“身份证”、业务往来的“通行证”。这些年见过太多因保管不严导致的麻烦：有财务章被挪用盖了虚假收据的，有离职员工没交接清楚印章下落不明的，还有因交接记录不全说不清责任的……所以今天我要把这套我们部门磨合了三年、用无数教训换来的《印章保管与交接流程规范》掰开了揉碎了讲，既是给新手的“避坑指南”，也是给自己的“警钟长鸣”。

一、先讲清楚：为什么必须守规矩？

记得刚入职那会儿，公司印章就锁在行政主管的抽屉里，谁要用跟她说一声，她不在就找其他同事代盖。直到那年冬天，销售部小李拿了份假合同来找我盖章，说是客户急要，我没多想就盖了。后来才知道，那合同里的付款条款被篡改了，公司差点损失二十万。从那以后我才明白：印章管理不是“方便就行”，而是“风险防控”。

这套规范的核心目的就三个：

防丢失：确保每枚印章有迹可循，丢不了、偷不走；

防滥用：谁用、用在哪、什么时间，全流程留痕；

明责任：无论保管还是交接，每个环节都有人签字兜底。

适用范围也得说清楚：公司所有正式印章（公章、财务专用章、合同专用章、法人名章等），包括电子印章的物理载体（比如U盾），都按这套流程管。

二、保管：从“锁进抽屉”到“立体防护”

我常跟新人说：“管印章就像管自家钥匙——钥匙丢了能换锁，印章丢了可能要了公司半条命。”所以保管环节必须做到“三个硬标准”。

2.1存放环境：不是随便找个地方锁就行

我们部门有间专门的“印章保管室”，墙上装了摄像头，24小时无死角监控；窗户加了防盗网，保险柜嵌在墙里，钥匙和密码分开管——我管钥匙，部门主管管密码。刚接手时我觉得麻烦，后来才知道：去年某同行公司就是因为保险柜随便放在办公室，夜里被撬了，公章和财务章全丢，光登报挂失加补办就折腾了半个月，还赔了客户违约金。

具体要求是：

实体印章必须存放在防火、防潮、防盗的专用保险柜内，禁止与私人物品混放；

电子印章载体（如U盾）单独存放，禁止与电脑、手机等易丢设备放一起；

保管室每天下班前必须检查门窗锁闭情况，监控录像保存至少3个月。

2.2日常检查：别等出了事才想起“看看还在不在”

我桌上有本《印章日常检查表》，每天早上到岗第一件事就是开箱检查：先看封条有没有被拆（我们给保险柜加了一次性防伪封条），再核对印章数量和位置（公章在左上层，财务章在右上层，合同章在中层……），最后在表上签字。有次发现财务章的位置稍微偏了点，虽然封条没破，但我还是调了监控——原来是前一天出纳大姐急着用章，没放好就合上了。这事之后我们加了条规矩：用印后必须原样归位，否则保管人有权拒绝下次使用。

日常检查的具体步骤：

核对《印章登记台账》（台账要记清印章名称、编号、启用时间、保管人）；

检查印章外观有无磨损、污渍（比如财务章沾了油渍，可能影响盖章清晰度）；

确认存放环境是否达标（温湿度计显示25℃以下、湿度40%-60%最合适）；

登记检查结果，异常情况立即上报主管。

2.3禁止行为：这些“方便”绝对不能图

新手最容易犯的错就是“心软”——同事说“急着寄合同，你把钥匙借我用下”，或者“我就盖一张，不用登记了吧”。我刚当保管人时也犯过这错：有次销售部老张说客户在楼下等，让我把公章给他自己盖，结果他多盖了两份空白合同，后来被客户钻了空子。从那以后我立了死规矩：

禁止将印章交给非保管人单独使用；

禁止在空白纸张、空白合同上盖章；

禁止将印章带出公司（特殊情况必须走审批，后面会讲）；

禁止用印后不登记《用印审批表》（表上要写清用印人、时间、文件名称、份数）。

三、交接：换人不换“责任链”

干行政的都知道，最头疼的就是“换人”——前保管人急着离职，新接手的一头雾水，往往这时候最容易出乱子。我们部门总结出“交接四步走”，关键就一个字：细。

3.1交接前：列清单、清历史

去年年底，老周调去分公司当行政主管，交接前半个月他就开始整理：把所有印章找出来擦干净，对着《印章登记台账》一项项核对，连2018年启用的那枚“技术专用章”（平时很少用）都翻出来了。他说：“我刚来的时候，前任就留了句‘章都在保险柜里’，结果我找了三天才找全，不能让你重蹈覆辙。”

具体要做的：

整理《印章明细清单》（含印章名称、编号、外观描述、存放位置）；

核对《用印审批表》《日常检查表》等历史记录，确保无缺失；

清理保险柜内无关物品（老周交接时，我从保险柜里翻出半盒过期印泥、三张停车票，全扔了）；

提前三天通知相关部门（财务、法务、销售），暂停非紧急用印。

3.2交接时：现场核对、三方签字

交接当天，我、老周、部门主管三个人围在保险柜前。老周先输入密码，我用钥匙打开，然后一件一件拿出来：“公章，编号GD-001，2020年启用，边框有