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会议计划与执行标准模板

一、适用范围与场景

二、会议全流程操作指南

（一）会前筹备阶段

明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议需解决的问题或达成的成果（如“确定项目A的实施方案”“明确Q3季度KPI分解”），避免召开无明确目标的“务虚会”。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），例如“2小时内完成3个备选方案的评估并确定最终方向”。

确定参会人员与分工

根据会议目标筛选参会人：决策类会议需邀请相关负责人（如部门经理、项目负责人）；执行类会议需邀请具体经办人；信息同步类会议可精简人员。

明确会议角色：主持人（负责控场、推进议程）、记录人（负责整理纪要、跟踪决议）、材料准备人（提前分发会议资料）。

提前3天向参会人发送《会议通知》，内容包括：会议名称、时间、地点（或线上会议）、会议目标、议程概要、需提前准备的资料（如“请各部门提交Q2工作总结PPT”）。

制定详细会议议程

议程需按优先级排序，明确每个议题的负责人、预计时长，避免超时。

示例议程结构：

09:00-09:10开场与会议目标说明（主持人）

09:10-09:40议题1：项目A进度汇报（负责人：*工）

09:40-10:10议题2：跨部门资源协调讨论（负责人：*经理）

10:10-10:30议题3：Q3目标分解与确认（全体）

10:30-10:40总结与下一步行动（主持人）

准备会议材料与场地

材料准备：提前1天将会议资料（如PPT、数据报表、方案草案）发送至参会人，保证其熟悉内容，提高讨论效率。

场地与设备：

线下会议：提前预定会议室，确认场地容量、投影设备、麦克风、白板、网络等是否正常，准备会议签到表、纸笔、饮用水等。

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），保证共享屏幕、录制、实时字幕等功能正常，提前发送会议和参会指南。

（二）会中执行阶段

开场与签到（会议开始前5-10分钟）

记录人组织参会人员签到，确认实到人数与请假人员（需提前1天向主持人报备请假原因）。

主持人开场：重申会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如“手机静音、避免无关讨论”）。

按议程推进会议

主持人严格把控每个议题的时间，若讨论偏离主题，需及时引导回归；若某议题无法达成共识，可记录争议点并约定后续专项讨论时间，避免拖延整体进度。

发言规则：鼓励参会人围绕议题发表意见，避免长时间发言或打断他人；关键结论需经参会人确认（如“以上结论是否一致？如有异议请提出”）。

记录人实时记录：重点记录讨论要点、关键数据、决议事项、行动项（明确“谁做什么、何时完成”），避免流水账式记录。

会议总结与收尾

主持人总结：简要回顾各议题结论，明确决议事项和行动项（如“项目A需在本周五前提交最终方案，负责人为*工”）。

确认下一步：明确会议纪要的完成时间（如“24小时内分发”）及下次会议时间（如需）。

结束前预留5分钟，询问参会人是否有补充意见，保证信息无遗漏。

（三）会后跟进阶段

整理与分发会议纪要

记录人需在会议结束后24小时内完成《会议纪要》，内容需包含：

会议基本信息（名称、时间、地点/、参会人、缺席人及原因）

会议议程及讨论要点（按议题记录关键结论）

决议事项与行动项（明确任务内容、负责人、完成时间、优先级）

附件清单（如会议资料、签到表等）

纪要需经主持人审核无误后，在1个工作日内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送至参会人及相关人员，并抄送存档。

跟踪决议执行情况

任务负责人需按纪要要求的时间节点推进工作，若遇延期或需调整，需提前向主持人说明原因。

主持人或指定人员每周通过周报或专项会议跟踪行动项进展，保证决议落地（如“项目A方案进度：已完成80%，预计周五提交”）。

会议资料归档

所有会议资料（通知、签到表、纪要、演示文稿等）需按“会议名称-日期”分类归档至企业共享文件夹或文档管理系统，保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、核心模板工具包

模板1：会议计划表

会议名称

会议编号

时间（年/月/日时分）

地点/线上

主持人

记录人

参会人员（部门/姓名）

会议主题

会议目标

序号

议题内容

负责人

——

——————

————–

1

2

3

材料清单

材料名称

提供人

———-

——————

————–

模板2：会议签到表

序号

部门

姓名

职务

联系方式

签到时间

备注（请假/迟到）

1

2

3

模板3：会议纪要模板

会议基本信息

会议名称：

时间：年月日时分至时分

地点/线上：

主持人：

记录人：

参会人：

缺席人及原因：

会议议程及讨论要点

序号

议题

讨论内容

关键结论/决议

1

2

行动项跟踪表

序号

行动项内容

负责人

完成时间

优先级（高/中/低）

当前状态（未开始/进行中/已完成）

备注

1

2

附件清单

附件