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企业公关活动费用管控制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司公关活动费用的管理，加强成本控制，提高资金使用效益，确保公关活动达到预期目标，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）组织或参与的各类公关活动，包括但不限于新闻发布会、媒体沟通会、产品推广会、客户答谢会、行业论坛、公益赞助、危机公关处理及其他旨在提升公司形象、促进业务发展的公关性质活动。

第三条基本原则

公关活动费用管理遵循以下原则：

1.目标导向原则：所有公关活动费用支出必须与明确的公关目标紧密关联，服务于公司整体战略和年度经营目标。

2.预算控制原则：公关活动费用实行全面预算管理，严格按照预算执行，未经批准不得超预算支出。

3.效益优先原则：在保证活动效果的前提下，力求以最合理的成本实现公关目标，注重投入产出比分析。

4.合规透明原则：费用支出必须符合国家财经法规及公司内部规章制度，流程规范，票据真实合法，信息公开透明。

5.责任到人原则：明确公关活动各环节的费用管理责任主体，确保责任落实到人。

第二章组织与职责

第四条组织架构

公司公关活动费用管理在公司统一领导下，实行“归口管理、分级负责”的管理体制。

1.公关活动发起部门/单位：负责提出公关活动需求，制定活动方案（含费用预算），组织活动实施，过程费用控制及事后报销。

2.财务管理部门：负责公关活动预算的审核、资金安排、费用核算与监督，以及报销凭证的合规性审核。

3.公司管理层：根据权限对公关活动方案及预算进行审批，对重大公关活动费用支出进行决策。

第五条职责分工

1.公关活动发起部门/单位：

*负责根据公司战略及业务需求，策划公关活动，明确活动目标、内容、规模及预期效果。

*负责编制详细的活动费用预算，列明各项支出明细、测算依据，并对预算的合理性负责。

*负责在预算范围内组织活动实施，严格控制各项费用支出，选择性价比优的供应商。

*负责活动相关合同的洽谈、签订与管理（如需）。

*负责收集、整理活动费用的原始凭证，按规定流程办理报销手续，并对报销凭证的真实性、完整性负责。

*负责活动结束后进行效果评估及费用总结分析。

2.财务管理部门：

*负责对公关活动预算的合规性、完整性及与公司财务制度的一致性进行审核。

*负责根据审批后的预算安排资金，监督预算执行情况。

*负责对公关活动费用报销凭证的合法性、合规性进行审核，办理付款手续。

*负责公关活动费用的会计核算，定期进行费用分析，向管理层提供相关财务信息。

3.审批人：

*根据审批权限，对公关活动方案及预算的必要性、合理性进行审批。

*对超出预算或预算外的费用支出进行审批或上报决策。

第三章预算管理

第六条预算编制

公关活动发起部门/单位应在活动实施前，根据活动方案详细编制《公关活动费用预算表》。预算编制应做到全面、细致、准确，主要包括但不限于以下内容：

1.场地费用：租赁费、布置费等。

2.物料制作与采购费：宣传品、礼品、现场物料等。

3.设备租赁与使用费：音响、灯光、投影等。

4.人员费用：讲师/嘉宾劳务费、主持人费、翻译费、临时人员服务费等（需符合相关规定）。

5.交通差旅费：相关人员的交通、住宿、餐饮等（如适用，参照公司差旅标准）。

6.宣传推广费：媒体发布费、广告投放费等。

7.宴请及招待费：如确需安排，应严格控制标准和人数，并遵循相关规定。

8.应急预备金：一般不超过预算总额的一定比例，用于应对活动过程中的突发支出。

9.其他相关费用。

第七条预算审批

1.《公关活动费用预算表》由公关活动发起部门/单位负责人审核后，按审批权限逐级上报审批。

2.审批权限根据活动性质、预算金额大小等因素设定，具体参照公司《资金审批权限管理办法》执行。

3.对于重大或非常规的公关活动，其预算方案可能需要提交公司更高层级会议审议决策。

4.预算一经批准，原则上不予调整。确因客观原因需要调整的，须按原审批流程报批。

第八条预算执行与控制

1.公关活动发起部门/单位是预算执行的直接责任主体，应严格按照批准的预算执行，不得擅自扩大开支范围或提高开支标准。

2.财务管理部门应加强对预算执行过程的监督，定期与公关活动发起部门/单位沟通预算执行情况，对可能出现的超支风险及时预警。

3.活动过程中，如遇特殊情况导致费用可能超出预算，公关活动发起部门/单位应立即分析原因，并按规定程序申请预算调整。未经批准，不得擅自超支。

第四章费用标准与报销

第九条费用标准

公司对公关活动中的部分常规性费用（如礼品、宴请