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办公用品领用制度和管理制度

为规范公司办公用品管理，合理控制办公成本，保障日常办公需求，结合公司实际运营情况，制定本制度。本制度适用于公司总部及各分支机构全体在职员工，涵盖消耗类、低值耐用类、高值设备类办公用品的采购、领用、使用、保管及报废全流程管理。

一、管理职责划分

（一）行政部为办公用品统筹管理部门，负责以下工作：

1.制定年度办公用品预算方案，结合各部门需求编制月度采购计划；

2.选定合格供应商，执行采购流程（含比价、合同签订、验收等）；

3.建立库存台账，定期盘点（每月25日为固定盘点日），确保账物一致；

4.设立专用仓库（或办公区域物资柜），按类别存放办公用品，落实防潮、防火、防盗措施；

5.审核各部门领用申请，完成物资发放及系统登记；

6.监督各部门办公用品使用情况，定期通报异常数据。

（二）财务部负责以下工作：

1.审核年度办公用品预算，监督预算执行情况；

2.对采购费用进行合规性审核，确保支出符合财务制度；

3.参与高值设备类办公用品（单价≥2000元）的固定资产登记及报废核销。

（三）各使用部门负责以下工作：

1.每月15日前提交下月《办公用品需求计划表》（需部门负责人签字确认），注明物资名称、规格、数量及用途；

2.指定1名物资管理员（可由行政助理或部门秘书兼任），负责本部门办公用品的二次分发、保管及使用监督；

3.建立部门内物资领用台账（与公司系统数据同步），定期核对个人领用记录；

4.配合行政部完成盘点及异常情况核查。

二、办公用品分类及管理标准

（一）消耗类办公用品（单价＜50元，使用周期≤3个月）

包括但不限于：中性笔（芯）、铅笔、橡皮、回形针、大头针、胶水、固体胶、便签纸、A4/A3打印纸、墨盒、硒鼓、电池（5号/7号）、文件夹内页、档案袋等。

管理要求：

1.实行定额领用制，具体标准如下（以单人月度为单位）：

-书写工具：中性笔1支、笔芯2支、铅笔1支（技术/设计岗位可增加1支）；

-纸张类：A4打印纸2包（200张/包），便签纸1本（100页/本）；

-辅助类：回形针1盒（100枚/盒）、大头针1盒（50枚/盒）、固体胶1支；

-特殊岗位（如前台、客服）可额外申请便签纸1本、档案袋5个，需在需求表中注明原因。

2.新入职员工可在入职3个工作日内申请“入职基础包”（含中性笔1支、便签纸1本、回形针1盒、A4纸1包），不计入月度定额；

3.因工作需要超定额领用的，需提交《超量领用申请单》，注明超领原因（如项目集中打印、临时会议筹备等），经部门负责人签字、行政部审核后发放；

4.禁止拆分领用（如单领笔芯不领笔杆），禁止代领非本部门人员物资。

（二）低值耐用类办公用品（单价50元≤X＜2000元，使用周期＞3个月）

包括但不限于：计算器、文件篮、多联文件夹（≥50页）、打孔机、裁纸刀、U盘（≤64G）、鼠标、键盘（非电脑配套）、小型碎纸机（≤20张/次）等。

管理要求：

1.实行“以旧换新”制，领用新物资时需交回同类型旧物资（无使用价值的需经行政部确认）；

2.首次领用需填写《低值耐用品领用登记表》，注明领用人、部门、物资名称、规格、领用日期；

3.领用人为第一保管责任人，需妥善使用，因保管不当导致丢失或人为损坏的，按原值50%-100%赔偿（具体比例由行政部根据损坏程度认定）；

4.部门公共使用的低值耐用品（如部门共用计算器）由部门物资管理员统一保管，借用需登记《物资借用记录表》（记录借用人、借用时间、归还时间），超过3个工作日未归还的，管理员需跟进提醒。

（三）高值设备类办公用品（单价≥2000元，使用周期≥1年）

包括但不限于：打印机、扫描仪、多功能一体机、投影仪、碎纸机（＞20张/次）、移动硬盘（≥128G）、专业绘图仪等。

管理要求：

1.纳入公司固定资产管理，由行政部登记《固定资产台账》（含设备编号、品牌、型号、购买日期、使用部门、责任人等信息）；

2.采购需经分管领导审批（单次采购金额≥1万元需总经理审批），优先通过公开招标选定供应商；

3.设备安装后由行政部、使用部门、供应商三方验收，留存验收报告；

4.使用部门指定专人负责操作及日常维护（如打印机需定期清理硒鼓、更换墨粉），禁止非授权人员操作；

5.因故障需维修的，由使用部门提交《设备维修申请单》，行政部联系供应商或专业维修方处理，单次维修费用≥500元需经分管领导审批；

6.报废需由行政部组织技术鉴定（确认无维修价值或维修成本超过重置成本），填写《固定资产报废申请表》，经财务部