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劳动合同管理规范及续签流程指导

引言

劳动合同作为确立劳动关系、明确双方权利与义务的核心法律文件，其规范化管理是企业人力资源管理的基石，亦是维护企业与员工合法权益、防范劳动风险的关键环节。科学严谨的合同管理，不仅能够提升用工效率，更能增强员工归属感，为企业稳健发展提供坚实保障。本指导旨在梳理劳动合同管理的核心规范，并针对续签流程提供操作性强的指引，以期为企业HR从业者及相关管理人员提供有益参考。

一、劳动合同管理规范

（一）合同签订的基本原则

劳动合同的签订应严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规的规定，秉持合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。企业在招用劳动者时，应如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况；同时，有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

（二）合同的必备条款与约定条款

劳动合同应当具备以下必备条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

除必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。约定条款的内容不得违反法律法规的强制性规定，且应基于双方真实意愿。

（三）试用期的规范约定

试用期的约定应与劳动合同期限相匹配，且同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

（四）合同的履行、变更、解除与终止

劳动合同的履行应遵循全面履行原则。用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。

合同的解除与终止应严格依照法定条件和程序进行。无论是用人单位还是劳动者提出解除，均需确保符合《劳动合同法》等相关法律法规的规定，避免因程序不当或理由不充分引发劳动争议。合同终止后，用人单位应及时为劳动者办理离职手续，包括出具终止劳动合同证明、结清工资、转移社会保险关系和档案等。

（五）合同文本与档案管理

劳动合同文本应由用人单位与劳动者各执一份。企业应建立健全劳动合同档案管理制度，对劳动合同的签订、续订、变更、解除、终止等全过程材料进行妥善保管，包括但不限于劳动合同书、入职登记表、岗位调整通知、培训协议、保密协议、解除/终止劳动合同证明等。档案保管期限应符合国家相关规定。

二、劳动合同续签流程指导

劳动合同续签是劳动关系延续的重要环节，规范的续签流程有助于保障双方权益，稳定员工队伍。

（一）续签评估启动

用人单位应在劳动合同期满前的合理期限内（通常建议为合同到期前一个月至三个月，具体可根据企业实际情况及岗位特点设定）启动续签评估工作。由人力资源部门牵头，通知相关业务部门对员工的工作表现、能力素质、岗位匹配度以及企业未来发展对该岗位的需求进行综合评估。

（二）员工表现与岗位需求评估

业务部门负责人应根据员工在合同期内的绩效考核结果、日常工作表现、技能提升情况、团队协作能力等，对其是否符合岗位要求及续签条件进行客观评价，并就是否续签、续签的岗位、薪酬待遇等提出初步意见。同时，人力资源部门需结合企业整体战略规划、部门编制情况，审核该岗位的必要性及人员配置的合理性。

（三）沟通与意向确认

人力资源部门或业务部门负责人应与员工进行续签意向沟通。沟通内容包括：企业对员工过往工作的评价、续签的初步意向（包括岗位、期限、薪酬等）、员工对续签的想法及期望。通过坦诚沟通，了解员工的职业规划和诉求，同时向员工明确企业的立场和条件。

若双方均有续签意向，应初步确认续签的基本条款；若一方或双方无意续签，应明确告知，并就后续事宜（如工作交接、离职手续办理等）进行沟通。

（四）合同条款协商与拟定

对于确认续签的员工，人力资源部门应根据评估结果及沟通情况，与员工就续签合同的具体条款进行协商。续签合同的条款可以维持原合同约定，也可以根据实际情况（如岗位变动、薪酬调整等）进行相应变更。变更条款需双方协商一致，并在新合同中明确体现。

（五）签订新的劳动合同

协商一致后，人力资源部门应及时拟定新的劳动合同文本，交员工审阅。员工确认无误后，双方在合同文本上签字盖章。新劳动合同的起始日期应衔接原合同的终止日期。合同签订后，依旧执行双方各执一份的原则。

（六）合同备案与存档

续签的劳动合同签订完毕后，人力资源部门应及时将合同信息录入管理系统，并将新签订的劳动合同归入员工档案，妥善保