电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用.docxVIP

电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用

[摘要]随着信息技术的快速发展，电子档案已成为档案管理重要形式。电子档案具有存储密度高、查询速度快、易于保存和管理的优点，能够显著提高档案管理的效率和质量。所以，在社保档案管理中，电子档案逐渐成为一种趋势，如果依然采用传统的管理模式，不仅耗时，易出错，而且难以追踪档案变更历史和最新信息。电子档案及条形码技术的应用可以快速、准确地检索和更新档案信息，极大地提高工作效率。本研究以此为切入点，在对电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用优势进行分析的基础上，进一步明确了当前社保档案管理的现状，同时梳理了在社保档案管理中，电子档案及条形码技术的具体应用情况，进而从编码的统一、信息共享平台的构建、操作标准的明确、人才的培养四个层面提出了针对性的建议。

[关键词]电子档案；条形码技术；社保档案管理；应用策略

随着社保业务的迅速发展，业务档案呈现海量增长的趋势。传统的社保档案管理模式已经不能满足社保事业的需要。[1]建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、成本低的社保档案管理系统已成为迫切要求。电子档案和条形码技术的应用能够提供更加便捷、精准的查询服务，大幅度提升社保人员的工作效率，使社保档案管理工作实现高效有序开展，满足了群众“少跑路”“不跑路”的需求。基于此背景，本研究通过分析如何将电子档案及条形码技术灵活运用到社保档案管理各个环节，旨在为社保档案的高效管理提供切实可行的建议与方法。?

一、电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用优势

（一）有效提高了档案管理的标准化

近几年，社保档案数量及规模越来越大，无形之中加大了管理的难度，管理过程中不够规范与标准，进而造成档案管理出现一定的混乱。电子档案及条形码技术的应用在很大程度上改善了社保档案管理标准化程度低的问题。在档案管理中借助进制数据方式将多种类型档案进行整合，无论是文字档案，还是数据档案，均可以进行统一规制，形成以现代信息技术为依托的数字数据，进而储存至系统中。这一方面降低了纸质文档储存量；另一方面储存标准提升了，数据的输入标准也得到了进一步明确。

（二）解决了档案管理中的安全问题

收集和管理档案是社保档案工作的重点，主要是便于工作人员及群众查阅，其中涉及了很多个人隐私信息。所以，社保档案管理要将安全问题放于首位，特别是与企业、群众相关的机密性资料。社保档案管理环节可能存在诸多风险，信息泄漏的可能性较大，如果依赖于人工管理，那么这种风险会更大。将电子档案及条形码技术应用其中，信息的识别采用了条形码形式，为每份社保档案分配唯一的条形码，针对一些重要的信息可通过加密的方法，保证档案信息的使用更加安全。

（三）解决了档案资料笨重难以移动的问题

传统模式下的社保档案管理以纸质文件为主，也会涉及很多久远的资料，这些资料不能被随意移动，也会因为年代久远可能出现严重的破损，使得社保档案的储存与管理面临着较大的问题。[2]电子档案及条形码技术的应用则体现了管理的灵活性特点，针对纸质文件通过电子文本形式输入至计算机内，整合为数字信息，并通过条形码技术完成文件编码操作，文档可以转换成条形码，借助读取器便能够将条形码中的信息内容准确读出，这样一来可以有效解决纸质档案搬运难、保存难的问题。

（四）进一步规范了档案管理的岗位流程

电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用属于创新之举，是将技术应用到档案管理过程中，改变了社保工作模式。借助电子档案及条形码技术来完成档案的管理，可以记录档案的借阅、归还等利用情况，并进行统计分析。这有助于管理者了解档案的利用情况，优化管理策略。一方面，使档案收集、查询、保存等各个环节紧密相联；另一方面，工作效率更高，通过有效监控档案使用过程，确保每一步操作都有记录可查，使得档案管理岗位流程也更加规范。?

二、社保档案管理现状

（一）社保档案管理制度不够完善

社保档案管理中包含了诸多信息，例如个人基本信息、社保缴纳记录、参保单位信息、社保待遇享受情况、社保关系转移接续记录、社保政策宣传材料等，大量的信息需要有完善的制度给予支持。[3]但当前社保档案管理制度并不完善，具体体现在以下两点：一是档案管理标准不明确，虽然政府也针对社保档案管理出台了一系列标准，但由于涉及的主体不同，管理形式、归档、交接流转等也会存在较大的差异性，极易出现脱节现象。二是如何借阅、保存并未进行明确的规定，进而造成社保档案管理中无法做到及时归档，可能会由于各种原因产生未按时归还及信息丢失等问题。当问题发生以后，工作人员又很难在第一时间采用有效的措施进行补救，影响了社保档案信息的完整性。当档案管理制度不够完善时，极易导致管理中无依据，各项工作的开展较为混乱。

（二）纸质化情况依旧存在

社保档案中包含了企业人事情况，例如员工退休、养老保险等，如果这些档案的保存以纸