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商场库存管理系统操作规程

一、总则

1.1目的

为规范商场库存管理系统（以下简称“系统”）的操作流程，确保库存数据的准确性、及时性与完整性，提高库存周转效率，保障商场经营活动的有序进行，特制定本规程。

1.2适用范围

本规程适用于商场内所有涉及库存管理系统操作的部门及人员，包括但不限于采购部、营运部、仓库、财务部及各销售专柜。

1.3基本原则

操作应遵循准确性、及时性、安全性、保密性原则。所有操作人员须经培训合格后方可上岗，严格按照本规程及相关管理制度执行操作。

二、职责分工

2.1系统管理员

负责系统的日常维护、用户权限分配与管理、数据备份与恢复、系统故障排查与协调处理，确保系统稳定运行。

2.2采购部门

负责商品采购订单的录入、审核，跟进供应商送货，配合仓库进行入库验收，并对采购相关数据的准确性负责。

2.3仓库部门

负责商品的实物收发、存储管理，执行系统内的入库、出库、调拨、盘点等操作，确保账实相符，及时反馈库存异常情况。

2.4销售部门（含各专柜）

负责销售数据的准确录入，根据实际销售情况发起出库请求，参与库存盘点，并配合处理临期、破损商品。

2.5财务部门

负责对库存相关的账务进行监督与核对，定期与仓库进行账账核对，参与库存盘点结果的确认与差异处理。

三、系统操作流程

3.1商品信息管理

3.1.1商品信息建档

新品引进时，由采购部门根据供应商提供的资料及商场商品编码规则，在系统内录入商品基本信息，包括商品名称、规格型号、计量单位、品牌、类别、采购价、售价、供应商信息等。信息录入完毕后，提交至相关负责人审核，审核通过后方可启用。

3.1.2商品信息维护

当商品信息发生变更（如价格调整、规格变动、供应商信息更新等）时，由原建档部门或相关责任部门在系统内提交变更申请，经审核确认后进行修改。商品信息的变更应留下操作痕迹，以便追溯。

3.1.3商品信息查询

各授权用户可根据工作需要，通过系统提供的多种查询条件（如商品编码、名称、类别等）查询商品信息，但不得擅自泄露敏感商业数据。

3.2入库管理

3.2.1采购入库

供应商送货至商场后，仓库人员会同采购人员（或专柜人员）共同对商品的数量、规格、外观、保质期等进行核对验收。验收合格后，仓库人员根据实际验收情况，在系统内参照采购订单生成入库单，准确录入入库数量、批次等信息，并关联实物存放货位。入库单经双方确认无误后提交系统，完成入库操作，系统自动更新库存数量。

3.2.2退货入库

因质量问题、滞销等原因需从专柜或顾客处退回的商品，由相关部门提出退货申请，经审批后，仓库人员根据审批意见及实物情况办理退货入库手续，在系统内选择相应退货类型（如供应商退货、顾客退货、专柜退货）生成入库单，并注明退货原因，经确认后完成入库。

3.2.3其他入库

对于赠品、样品、调拨入库等特殊情况的入库，需由相关部门提供有效凭证，经审批后，仓库人员在系统内选择对应入库类型进行操作，确保入库依据充分，数据准确。

3.3库存调拨

3.3.1调拨申请与审批

当商品需要在商场内部不同仓库或不同专柜之间进行转移时，由需求部门在系统内发起调拨申请，注明调拨商品、数量、调出与调入部门/仓位。调拨申请需经调出方与调入方负责人审核同意。

3.3.2调拨执行

调拨申请审批通过后，调出部门根据调拨单备货，调入部门在收到商品并核对无误后，双方在系统内完成调拨确认，系统自动调整相应仓库/专柜的库存数量。

3.4出库管理

3.4.1销售出库

销售发生时，销售部门（或专柜）人员在系统内录入销售信息，生成销售单，系统自动扣减对应商品库存。对于需要送货上门的订单，应在系统内注明配送信息，仓库根据销售单拣货、打包，并在系统内标记发货状态。

3.4.2报损出库

对于破损、过期、变质等无法正常销售的商品，由仓库或相关部门提出报损申请，列明商品名称、数量、原因，并附实物照片或相关证明。报损申请经指定负责人审批后，仓库人员在系统内执行报损出库操作，注明报损原因，系统自动减少库存。报损商品需集中管理，按规定程序处理。

3.4.3其他出库

包括赠品出库、样品出库、内部领用等，均需由相关部门提出申请，经适当审批后，在系统内选择对应出库类型，准确录入信息并完成出库操作，确保每一笔出库都有迹可循。

3.5库存查询与分析

3.5.1实时库存查询

各授权人员可随时通过系统查询当前商品的实时库存数量、存放位置、批次信息等，以便及时掌握库存动态，为采购、销售决策提供依据。

3.5.2库存报表

系统应能定期生成各类库存报表，如库存汇总表、库存明细表、滞销商品报表、临期商品报表等。相关部门应定期分析这些报表，关注库存结构、周转率、异常库存等情况，并及时采取应对措施。

3.6库存盘点

3.6.1盘点计划

商场应根据经营需