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企业报销流程和报销制度

企业报销管理是规范资金使用、控制成本支出、保障财务数据真实性的重要环节，需通过明确的流程与制度确保每一笔费用支出符合公司经营目标与合规要求。本制度适用于公司全体在职员工（含全职、兼职及实习生），涵盖因公务产生的差旅、办公、招待、会议、培训等各类费用报销场景。以下从管理原则、操作流程、具体标准及违规处理等方面进行详细说明。

一、管理原则

（一）真实性原则。所有报销费用须基于真实发生的公务行为，报销人需对费用的真实性、合理性负直接责任，禁止虚构业务、伪造票据或拆分金额套取资金。

（二）合理性原则。费用支出需与业务需求匹配，符合公司经营规模及行业常规标准，超标准或非必要支出由报销人自行承担，特殊情况需提前履行审批程序。

（三）及时性原则。费用需在业务发生后及时报销，原则上不得跨自然年度；差旅费应于返程后5个工作日内提交，日常办公费、招待费等月度费用需于每月25日前完成报销，逾期未提交且无合理说明的，财务部门有权拒绝受理。

（四）预算控制原则。各部门需根据年度经营计划编制费用预算，报销金额不得超过预算额度；超预算或无预算支出需提前提交《超预算申请单》，经部门负责人、财务负责人及分管领导逐级审批后方可执行。

二、报销操作流程

（一）单据填写与整理

报销人需通过公司财务系统填写《费用报销单》，逐项录入费用类型、日期、金额、业务事由等信息，确保与原始票据完全一致。电子票据需通过系统“查重验真”功能校验，避免重复报销；纸质票据需按费用类别分类粘贴（如差旅费、招待费分开），粘贴单需标注票据张数及合计金额，保持平整无遮挡。

（二）部门审核

报销人提交系统申请后，需同步将纸质单据提交部门负责人审核。部门负责人需核查以下内容：业务是否真实发生且符合部门职责；费用是否在预算范围内；票据是否完整、合规（如发票抬头为公司全称、税号准确、加盖有效印章）；超标准或特殊费用是否已履行事前审批（如招待费超过人均200元需提前提交《业务招待审批表》）。审核通过后，部门负责人需在系统中签署意见并上传纸质单据扫描件。

（三）财务审核

财务部门收到申请后，重点核查以下内容：票据合法性（通过税务系统验证发票真伪）；费用标准符合性（如差旅费住宿是否超地区限额、交通是否符合等级要求）；审批流程完整性（是否按权限完成逐级审批）；金额计算准确性（大小写是否一致、附件金额与报销单是否匹配）。对不符合要求的，财务人员需在2个工作日内退回并注明原因，报销人需在3个工作日内补正。

（四）领导审批

财务审核通过后，系统自动推送至分管领导审批。分管领导需结合业务背景，对费用的必要性及整体支出合理性进行最终确认。单笔超过5万元的大额费用，需额外提交总经理审批。

（五）款项支付

审批完成后，财务部门于每周三、周五集中办理付款。报销金额直接转入报销人个人银行账户（与工资卡一致），原则上不支付现金；特殊情况需现金支付的，需提前向财务部门说明并提供书面申请。

三、具体费用报销标准及要求

（一）差旅费

差旅费包含交通费、住宿费、餐饮费及出差补贴，按以下标准执行：

1.交通费：员工出差优先选择公共交通工具，交通工具等级标准为：高管可乘坐飞机商务舱、高铁/动车一等座；部门负责人可乘坐飞机经济舱、高铁/动车一等座；其他员工乘坐飞机经济舱（需提前申请）、高铁/动车二等座、普通列车硬卧。因紧急情况需超标准乘坐交通工具的，需在《出差申请单》中注明原因并经分管领导审批，超支部分由公司承担；未经审批的超支部分由个人承担。

2.住宿费：按出差地区划分限额（以自然日计算）：一线城市（北京、上海、广州、深圳）每人每天不超过600元；二线城市（省会及计划单列市）每人每天不超过450元；三线及以下城市每人每天不超过300元。同性员工出差需合住的，按2人限额总和的80%计算（如一线城市2人合住限额为600×2×80%=960元）。住宿费用需提供酒店开具的增值税发票（含住宿水单），无住宿水单或发票备注栏未注明入住日期、房费单价的，需补充说明并经部门负责人签字确认。

3.餐饮费及补贴：出差期间餐饮费实行包干制，标准为一线城市150元/天、其他城市120元/天，无需提供餐饮发票。若因公务宴请客户产生招待费，需单独填写《业务招待费报销单》并扣除当日餐饮补贴。

4.其他费用：市内交通费（公交、地铁、出租车）按80元/天包干，需提供部分票据（如出租车票）作为佐证；因工作需要发生的机场/车站接送、行李托运费等，需在报销单中注明事由并附相关票据。

（二）办公费

办公费指日常办公所需的文具、打印耗材、软件订阅等费用，按以下规则报销：

1.日常耗材：单次采购金额500元以下的，由申请人填写《办公用品申购单》，经部门